Mar. 20, 2020

採購的績效來源-供應商

2012/9/3 Version:1.0 Anthony Liaw

採購的一天是怎麼過的？這樣的問題，用在任何領域都適用，可是對從事採購的專業人士而言，是有一份的特別感受。能夠冷靜地捫心自問，採購的一天是怎麼過的？都做了哪些事？產生價值的工時有多少？…..可以讓自己看到工作的效率與意義。

有些人做事很有效率，有些人每天忙得跟無頭蒼蠅似的，時間同樣都是24小時，(這點應該是上帝唯一公平的決策，給每個人都是同樣的時間，不管貧富與地位。)同樣的時間，會出現各種不同的現象與結果，差異就出在過程，策略、方法還是能力…..等造成的結果。能夠靜下心來好好的省思，才能看到問題點，也才有改善的空間，本期就不妨來談談採購的一天是如何渡過。

大部分的工作，都會借重工具來提升效率，採購也不例外。在台灣，採購人員用的最親密的工具是甚麼？花多少時間在供應商關係維護上？採購與供應商是處於甚麼樣的關係？…..等等幾個問題，是身為採購人員效率的根源，不可迴避的問題。

ERP、SCM、PDM等等系統工具的出現，是21世紀追求經營效率所採取的管理工具。幾乎無所不在的運用這些工具，以追求效率的提升。然在台灣，採購人員用的最親密的工具不是電腦，而是電話。採購每天花了多少時間講電話，各行業或有不同，但平均60%~70%的時間大概少不了，特別是電子產業。

採購花這麼多的時間以電話處理日常業務，是必要？還是無奈？答案決定了採購效率的根源。如果是必要，那採購的電話溝通技巧，相對是個重要的專業技能；如果是無奈，根本原因在哪？為何有那麼多的事情需要立即處理？用電話處理業務，意味著用在非電話的業務時間就相形的不多，在時間不夠充分之前提下，採購的業務品質是否能夠滿足任務所需，就是一個採購最現實的課題。

先來談談採購利用電話都在處理甚麼樣的業務，為何需要及時的處理，再從中來分析問題所在。個人長年觀察與非正式的調查，發覺到這個問題並不複雜，只是見怪不怪。其實採購的電話業務不外乎就是品質問題、交期問題、成本問題與業務聯絡，其中又以品質問題與交期管理佔最大比重。採購使用電話處理的業務範圍大致如下：

品質問題：品質不良退貨處理、特採的程序、送錯料、不良品全面篩選與問題及後續的處理；

交期問題：生產線斷料、缺料、供應商交貨延遲及生產單位要求緊急訂單的處理等等；

成本問題：公司要求降價、供應商要求漲價、品質不良要求折讓或是賠償，還有公司內部要求降低成本等。

業務聯絡：訂單變更、設計變更、新案件估價、審查與稽核等等。

對採購而言，在台灣，幾乎沒有看到採購人員有工時管理的習慣，公司也不在乎採購工時的品質，工時管理可以看出工作品質與業務流程的問題點，是持續改善重要的手段。有加不完的班的採購，老闆是高興還是難過，恐怕在國內有好大的檢討空間。

採購是一個涉外的工作，對於外部資源(行情、供應商、市場供需情報等等)的掌握，是採購績效呈現的關鍵成功因素。怎麼樣的比率最恰當，企業規模與產業型態都不見得一樣，但花在市場情報的掌握，是採購業務的主要工作的觀點應該是一致的。

採購花多少時間於供應商的關係管理，花多少時間進行行情資料庫的維護，決定採購的績效與價值。前面提到的電話聯繫業務，大都屬於輔助型的業務範圍，甚至大部分是由於業務品質不良所引起的額外工時。

賣如果這些問題占用採購那麼多的時間，是否意味著採購的異常工時太高了？採購的效率還很低，或許該說採購的改善空間還很大。 

採購與供應商關係要如何看待，可以以右圖的模式來自我評估與供應商之間的關係。縱軸與橫軸分別以採購滿意度與供應商滿意度來表示，評估指標落在哪個象限，以此判斷互相關係的變化。如果兩方面都不滿意(紅色警戒)，這樣的採購絕對是度日如年；如果落在粉紅的兩塊，就是典型採購觀念的買方市場與賣方市場的概念，相對地屬於不穩定狀態。一般都希望能落到藍色方塊，雙方都滿意，那就是強調的Win Win的關係，重點是不容易啊！

仔細分析這些問題的根源，除了內部流程的問題外，供應商遴選的適當與否，是關鍵因素。選擇一家好的供應商是資產，選錯供應商是負債，是身為採購人員必須嚴謹面對。

供應商關係管理，是採購入門的第一堂課。供應商關係管理，可以分為採購前、採購中及採購後三階段來談。簡述如下：

採購前：採購前的業務，包括供應商的情報收集，供應商調查，供應商評選及合格供應商名錄的建立。對採購來說，此部分應該是採購進入專業採購的第一關。很多採購人員都是在需求出現的時候，才開始尋找供應商，這種作法在品質保證的觀點上是有問題的。評估供應商需要時間，如果沒有充分地掌握供應商的條件，貿然進入詢價作業，可能會碰到價格合宜，品質不妥的現象，結果就很難收場。陪標的廠商會看不起採購，認為不知道行情；標到的廠商也可能品質問題帶給採購後續莫大的困擾。這個階段的主要工作有：廠商及市場供應資料庫的建立，廠商調查與評估，建立合格供應商名錄。供應商評選的重點大致上有以下幾個重點：

l   經營理念：企業是否有好的經營理念，而不只是賺錢與否的考量，是長期配合上首要議題。

l   經營願景與目標：一個好的供應商，應該會看到明確的經營目標與戰略，這些東西有助於判斷與本身中長期戰略的契合度。

l   交易意願與態度：廠商的配合意願往往取決於其經營理念，也會反映於態度上，如果意願不夠的供應商，寧願不要，避免後顧之憂。

l   產能與生產能力：產能是否能滿足本身的訂單，及製造能力是否有足夠的貢獻價值。

l   品質保證能力：此部分最重要，稱之為SQA(Supply Quality Assurance)，是指企業整體的品質保證能力，涵蓋系統、技術與文化。

l   技術能力：一個有技術的供應商，才可能成為採購的資產，否則只是技術移轉的對象。

l   成本管理能力：成本能力不只看是否有優勢，還必須看優勢來自於甚麼元素，更重要的是附加價值的呈現。(會賺錢的供應商才是好夥伴)

l   交期管理能力：日常業務的重心在交期管理，如果沒有好的交期管理能力，對採購的影響不只是生產不順的問題，庫存的增加，一籮筐的問題將會後患無窮。

l   新供應商評選如下圖-新廠商開發部分：

採購中：需求出現，從合格供應商名錄中尋找合適的對象(上圖的日常管理循環)，傳統的採購會經過詢、比、議程序(除非公司採取單一供應商策略，直接以議價處理)。依據各方面條件決定供應商後，從合約簽訂，樣品試作、評估，訂單管理，交期管理，品質管理等等，是採購的主要業務。這個階段首重品質保證能力，如何確保供應商的品質保證，達到五R(Right timing、Place、Quality、Q’ty、Price)的目標，是日常管理工作的重點。當然，如果要再細分，新產品開發的採購，日常訂單的採購與特殊訂單的採購，是管理上的分類。此階段的關係業務在於：

l   品質管理：品質管理方法、系統、精度，品質保證能力及持續品質改善的能力。

l   交期管理：交期管理的系統、流程，特別在系統連結上的可視性，供應鏈的POP管理。

l   成本管理：採購能力、製造能力、成本管控能力與獲利力來源。

l   訂單管理：對客戶訂單的管理理念、方法與系統。

採購後：採購的後續工作，大部分是維護性業務，品質問題的處理，支付款項的處理，及品質改善的輔導等等。持續性訂單與一次性訂單在此部分有很大的差別，維持合格供應商名錄的可用性，定期、不定期的供應商稽核是必要的程序。採購與供應商的互動中，還有一塊重要的領域，就是供應商輔導。透過供應商輔導，提升供應商名錄上的品質保證能力，是採購的另一種價值呈現。

當然採購與供應商關係也可以從採購策略來定義，或是從材料的供應關係來定義。單一供應商Single sourcing或是Multi sourcing；策略物資供應商、槓桿物資供應商、瓶頸物資供應商、一般物資供應商。這些關係的建構，前者來自於企業的採購策略，後者則來自於市場行情與商品設計的材料選用，採購無法自己做決定，卻必須遵循。

不管從何角度來看採購與供應商關係，採購必須花很大部分的時間來維繫與供應商之間的關係，才有可能做好採購業務，創造採購價值。問題是採購花了那麼多的時間打電話，處理異常業務，連去供應商拜訪的時間都不夠，如何維繫供應商關係。做好供應品質管理，是採購讓專業價值呈現的不二法門。

台灣很多中小企業，對於採購的錯誤觀念仍然存在，最誇張的問題是不讓採購拜訪供應商。這些老闆對採購的無知也無可厚非，畢竟土法煉鋼的經營，也有其成功的機會。只是要談永續，就必須有足夠的利潤空間來支撐，如果沒有專業的採購管理，如何達到遠景與目標。

從下圖採購的貢獻機能與價值來看，降低異常，提升績效是重點目標。重點是會產生問題與提升績效的機能，都不是靠採購本身得以解決，而是要靠外部資源—供應商的配合，才可能達成。換句話說，採購與供應商關係管理決定採購的績效。如何維繫供應商良好的關係，是採購提升績效的當務之急。

企業經營者對採購的了解不夠，採購人員不能夠不專業。忙不完的工作，加不完的班，意味著採購的無效率，更代表著採購的不專業。要提升採購的績效，從供應商關係管理做起，是關鍵成功因素。以本身的採購專業，在組織內部進行供應關係管理的教育，從價值鏈觀點，呈現採購的附加價值，改變傳統對採購的不重視的文化是首部曲。

提高供應商關係，是採購績效提升與讓自己有個自我(活得有尊嚴與有品質的生活)是二部曲。讓供應商能夠為採購的專業而努力，貢獻其專業價值，發揮其專業引導，協助採購創造績效是三步曲。

專業不是靠嘴巴，必須以實際行動來呈現，個人對於提升供應商關係的作法，提出以下幾點建議，希望能給有心於採購領域的同好參考。

l   改變觀念：Give and Take是21世紀成功的關鍵語(Key Word)。對自己投資，對供應商投資，對組織投資，自然會有所回報，特別是供應商的部分。如果能夠把供應商的品管人員教到與自己內部水準齊一，是否意味著品管部門可以裁撤。

l   走動管理：打電話學不會採購，遙控無法掌握供應商，走動式的管理，是建立供應商關係的唯一之途，別無他法。定期到供應商拜訪，是建構良好關係與了解市場的最佳途徑。

l   專業養成：與供應商互為師友，從供應商身上學到專業管理，把本身的跨機能與跨領域的眼界，帶給供應商，協助其打開視野，是一舉數得的人脈建立法。多學學採購的專業技巧，打開跨機能管理的視野，累積多元的Sourcing能力。

l   工時管理：工時的品質決定生活與績效的品質，對於工時的可控性，是管理工時的第一步。要知道業務的盲點，不妨從工時管理做起，紀錄工時，了解業務盲點，再尋求解決之道。

l   可視化：溝通、管理的最有效手段為面對面，打破電話吵架的壞毛病，看不到現場就看不到問題，讓問題可視化，沒有解決不了的問題，只有看不到的問題。

l   可控化：讓供應商的資源成為延伸資源的一部分，而不只是一份的交易，如此才有可能做到共榮共存的境界。要可控化，對於供應商的經營狀況必須有足夠的掌握度，Reporting system的建立，或是透過系統連結，可視化來掌控資源的有效性。

l   品質保證：與供應商關係的建立應該建立於品質保證之上，而不是一筆訂單。SQA的意義是告訴採購，與供應商交往是買到供應商的品質保證能力，而不是價格而已。一個有品保能力的供應商，隨時都接受品質保證系統的管控，而不是靠每批的檢驗來確保品質，才有可能維繫一個安定的生產條件。

l   共榮共存：雖然對台灣的採購而言，有點奢侈的想法，但還是建議能夠以此觀念來耕耘供應商關係，那是採購的Portable skill，可以放諸四海皆準的價值。

隨文附了幾張以前個人採購生涯使用過的工具，如果諸位有興趣的話，請便！