Mar. 22, 2020

風險的最大剋星-透明化

採購管理寫於 2011/1

有效的供應風險管理，採購必須建構一個供應商管理資訊系統(SMIS：Supplier Management Information System)，一個即時化、透明化的管理資訊網路。除了這些資訊外，有效的決策支援系統(DSS：Decision Support System)也是運用IT力量最好的手段。讓資訊成為供應智商(SIQ：Supply intelligence quotient)，正確、有效的被應用，重點是資訊系統的內容必須包含哪些資訊，才足以達到整個供應體系風險最小化，雙方互利的供應管理，是首要課題。

SMIS除了一般供應商的基本資料外，應延伸包括有關於供應商績效的資訊，例如：達交表現、快速響應、工廠審計、產品品質、計畫能力、環保與企業社會責任等等。採購管理資訊系統應該可以從幾個方向來評估，一般常用的指標有：

內部資訊系統：內部資訊系統是提供給採購最直接、一手的結果資訊，透過這些數據的解讀，掌握當下的問題，做即時的處理是管理的重點。遺憾的是，大部分的管理把這些資訊當報告來用，是一種結果管理的模式，等到問題發生時，這些資訊的價值只剩下：『原來數據都已在了，只是沒有注意到.....』一個即時化的管理資訊，是動態管理，防範未然。

•準交率/訂單執行進度(APS)

•客戶抱怨資訊(客服中心) 

•收料的品質狀況

•生產線上品質數據

•採購費用的明細

•合約細節

來自利益關係人的資訊：此部分大概是一般比較容易忽略的部分，一來資訊的取得需要有雙方很誠摯的合作意願，否則取得不易，二來資訊的格式與內涵在不同的需求下，有其不同的用處，沒有一套經過設計的流程或是格式，既使得到的，也只是一堆的垃圾資訊，沒有用處。但此類資訊對風險管理的用處最直接與好用，因為那也是協助供應商避免風險的採購的另一種價值呈現。

•供應商反應

•服務品質

•與供應商交易難易度

來自於供應商：供應商的資訊是其內部管理的東西，卻可以直接反應供應商管理上的盲點。這類資訊有效運用，可以避免後續因為問題發生的種種爭吵，問題是資訊的取得與其正確性的確保

•庫存周轉率

•作業流程

•經營活動的資訊(如QA、最近流行的碳權問題等等)

透過網站的瀏覽：網站瀏覽的資訊是一種輔助資訊，參考與佐證用，比較不是用來直接的分析與判斷。畢竟能公開到網站上的資訊，基本上都帶有多少策略性的考量，經過加工過的，屬於次級資訊，但還是有參考上的價值。

•業務流程與活動

•經營績效資訊

第三方配合者(3rd party)：強調標準化的21世紀，第三方認證機構或是配合廠商，都會看到另一種面向的資訊，這方面的資訊可以作為系統穩健度判斷的參考。

•財務資訊

•外部認證資訊(如：ISO、CSR等等)

問題不在於有沒有資訊而已，如何讓這些資訊活起來，成為一套有頭腦的系統(AI)，才是管理的核心所在。要讓資訊活起來，達到風險控管的目的，建構的系統，有幾個必要條件要注意，簡述如下：

•透明度：建構一套單一系統，結合標準資訊與透明的流程來監測與供應商的關係。即時化管理的系統，首重透明化。如果所有的資訊不公開、或是需要經過重重關卡、或是只有少數人才看得到的系統，基本上無法達到即時化的功能，那就無法做到即時監控的能力。

•系統彈性：讓系統與經營方針結合，也能維持必要的彈性以滿足事業發展需求。系統的發展，會隨著企業的成長而調整，系統開發沒有充分考慮到未來的發展彈性(軟體術語為擴張性)，系統在經過一段時間的運作後，就無法跟得上組織的發展步調，屆時又是一套花瓶系統，重看不重用。

•資料源：系統要做到單一輸入源，以降低重複的資料輸入與資料錯誤的發生。任何系統出問題最多的，大概就是資訊源不正確，而資訊源不正確的最大元凶當推多重輸入。『資訊源只有一處』是資訊系統管理的唯一條件，但很多的系統卻設計成為各管各的調，一堆的資訊源，亂源就此產生。好系統的基本概念是資訊產生源頭單純，使用者只有使用資料做必要的分析、統計、決策參考等。相反的，資訊源一堆，卻沒有好的運用的系統，那只是垃圾一堆，無濟於事。此部分是關鍵的要件。  

•整合性：一個整合的系統避免資料重複輸入與不一致的現象發生。資訊系統的可貴在於及時的處理，快速的處理，沒有時間與空間的限制，前提是正確的數據。數據的整合是系統的價值呈現的過程，沒有好的整合，只是一堆的數據，無助於決策的正確性的提升。如何將數據(Data)整合成為情報(Information)，再經過判讀成為知識(Knowledge)，做為決策的有效依據，而成為決策智慧(Decision making Intelligence)，是有效達到預防的必要。如何讓系統整合，看似簡單，其實不易，牽涉到的是跨系統、跨組織、及不同格式(Format)的系統整合，如果沒有正確的理念結合，加上流程與戰略來支撐，那只是空談。有效的系統整合，還必須仰賴決策支援系統(DSS：Decision Support System)的運作，才可能達到事先的徵兆的掌握與決策的即時性。讓系統來幫助提醒，而不是讓系統做主；讓系統來提供建議，而不是越俎代庖的直接下達命令，否則電影情節將會出現在現實社會。