Mar. 12, 2020

有效的管理-Reporting system

        了解完了專案經理人的一些能力需求與特質後，接下就要進入專案的控管程序了。

        專案的控管牽涉到的範圍很廣，計畫只是一個規劃案，紙上談兵的策劃工作，要讓專案順利完成，還是需要有足夠的「執行力」才能成事，如何完成專案的任務，是專案主管的主要工作。

        專案控管的重點是甚麼？相信是讓很多專案經理人困惑的部分。如：新產品開發專案，該把重心放在技術？成本？還是....？等。在日常的管理上，要很巨細靡遺的盯著每個成員的進度，還是透過授權，只要把握重點即可？這些都是專案主管必須面對的問題。如何控管？

        首先，一個專案主管控管的重點有以下幾個方面，分別為時程、成本、品質、組織管理、風險管理、決策管理、資訊管理及創新管理。簡述如下：

        時程控管：

        時程是專案管理的首要，時程一旦出了問題，所有的問題將會接踵而來。相對的，時程也受到所有問題的干擾，而產生一些變化。專案的特質就是在限定的時間內，以有限的資源，完成特定的任務。因此專案的時間是不該順延的，要想有效控制時程的管理，就必須從基本功談起。

        時程控管必須先從專案規劃的品質談起。在資源分配時，如果沒有充分的掌握成員的專業技巧能力與手頭上可用的工時，以一個蘿蔔一個坑的方式來分派任務的話，專案進行中資源衝突現象自是難免，骨牌效應常會扳倒所有的專案。

做好每個成員的工時管理，是時程控管的第一步。每天花多少時間執行業務？各種業務的時間分布與有效工時與無效工時的分析等。有一個精確的工時管理，才可能隨時檢視計劃的精度與工時的品質，提供持續改善的素材。可惜中國人的社會裡，對工時管理有著潛意識的抗拒心理，特別是工程師。也因此在專案管理的範疇裡，對工時的模糊概念，讓專案的時程管理只能靠運氣。順利完成是運氣，專案推遲才是正常的怪現象。

        專案時程控管的首要在於Reporting System。專案的節點多，如果沒有一個有效的Reporting System，單靠定期或非定期的專案會議，是無法有效的管控到專案的細節。Reporting System是專案溝通的基礎平台，能夠讓專案的管理節點透明化，才可能讓專案管理與日常管理結合。

舉個例子來說明，成員A有個業務(Task)，在星期一必須提出圖面，以供採購詢價與評選供應商。由於上個禮拜的忙碌，這個工作在多日加班後，總算於星期四趕了出來。星期五例行的專案會議時，這個業務看起來是結案了，如果專案主管不夠老練的話(其實除非成員自行申告，否則無從得知)，就在行事曆上註記結案。

        在當週這件事情是結案了，但問題並沒有被提出來討論，其實在行事曆中是推遲三天的，這部分要等到下游單位碰到問題時才會被提出來檢討，但造成的推遲已無法挽回，專案就是這樣的反覆著。

        那如果在當週的專案會議中有被提出來討論的話，是否就沒有問題了？問題並沒有解決，還是有三天的推遲。這種問題如果只靠專案會議的檢討方式，是無法產生效果的。要有效解決此類問題，只有Reporting System的建立。才可能發揮管控的效果。

        也就是在A君發覺到星期一無法完成任務時，就必須主動提出報告給PM。報告整個狀況與可能推遲的時間，並將報告Copy給相關人員。PM依據此份報告做一適當的判斷，以判斷對專案的影響，必要時召開分科會，討論進度確保的方案。這種讓成員自主管理的做法，才是專案成功的關鍵手段。在Reporting System裡，成員撰寫Status report的習慣，與自動申告的機制，缺一不可，如此PM才可能隨時掌握專案的進度。

        下期將介紹專案的品質管理。