Mar. 13, 2020

Review & Preview

        昨天談到透過專案會議追蹤進度的部分，除了Review外，還必須做好Preview，才有可能正確掌握整體進度。但要特別提醒PM，專案會議是用來Double check，而非確認當期進度。也就是如果沒有充分的做好日常管理的話，單靠專案會議來跟催，絕對無法做好時程控管。因為一來不可能每天開會，那會累死人；二來等到專案會議召開時，很多的問題已經都成過去了，每次的開會都只有在處理過去的事情，那專案如何順利進行？

        至於Preview的功能，可以讓每個次期的進度，都攤在一個細部計畫下來管理。有人會問，是否有了Preview後，專案就可以順利了？其實不然。因為Preview的方法與成員的其他專案的干擾，如果沒有多專案管理的概念的話，也是以管窺天，難成其事。但最起碼可以讓成員的自主管理能力提升，絕對錯不了。

        那Preview有哪些重點？首先，讓每個成員針對次期的工作，作一細部的展開，主要是看計劃的邏輯與資源(時間)的配置。其次，如果成員的計畫看來不是很讓人放心，那就請教一下是否有哪些可能預期發生的問題，與準備如何對應？

        這樣全部Preview一遍後，PM可以心裡有個譜，那些工作可以放心，哪些需要多加注意，甚或需要請求功能部門的協助。等到下一次專案會議的時候，這時Review的不再只是當期進度而已，同時也在Review成員的自主管理能力。

        譬如說，上次專案會議時，某A成員認為自己的工作沒有問題，結果還是出了狀況。這時PM就該特別指點這位成員，是計畫不夠周延、還是突發事件引起、還是....？總之，如果這個因素沒有弄清楚，就貿然的接受沒有做好的事實，列入Action plan跟催，那Preview的意義也就蕩然無存了。這個部份才是Preview與Review的重點，也是提升成員自主管理的價值所在。

        專案會議是一個PM的舞台，管控進度的平台。如果PM沒有善用或是不會運用這個溝通平台，要做好專案主管的工作，恐怕是不夠的。最重要的，專案會議是讓PM隨著進度的進行，與實際的狀況，衡量資源的狀況，做最好的決策。換句話說，PM的任務達成上，專案會議是一個重要的舞台，但是也要有一些管理的訣竅(Know How)，才得以奏效。

        如何運用Preview與Review的手法，配合甘特圖的特性，將會是一個透明化的專案管理，那對專案主管而言，無疑的不只是完成任務而已，幫助成員提升管理能力，也是PM的另一種價值的呈現。

        待續！