Mar. 13, 2020

專案變更管理的意義

        今天我們來談談一個最令專案經理人頭大的問題，專案的變更管理(Changing Management)。

        據統計，專案失敗的首要原因是需求變更。在專案管理領域裡，流傳的一句話：『計畫沒有變化快，變化沒有電話快，電話比不上領導的一句話。』相信這是兩岸專案經理的共同困惑的問題。一個專案從立案開始，一直到專案結束，其中都沒有變化，幾乎是不可能的事情。也因此積非成是的，造成沒有推遲不算專案的錯誤印象。

        專案要不推遲，有其一定的難度，但專案是可以不推遲的，只是要有很多必要條件的配合。但在專案進行過程中，變化似乎是無可避免的宿命，既然是宿命，那就不該怨天尤人，有效的做好變更管理，才是根本之道。

        首先先來談談專案會有哪些變化。專案的變更因素很多，舉凡規格與需求變更、人員異動、專案的範疇變更、預算的優先順序變更、目標變更等等，不一而足。而這些變更所造成的影響，也無法一概而論，就以專案的變更管理程序與重點談起。

       專案的啟動，有其一定的程序，Kick off或是提案，就是立案的基本程序。立案，等於告訴公司內部，專案已經起跑了，各部門應通力合作，完成任務。同時也開始籌備好資源，正式展開活動。這個程序很多人都以為只是企業內部的一個經營管理活動而已，其實這是品質保證的一環，為企業永續發展上不可忽略的程序。

        立案程序如此嚴謹，是因為動用到額外的資源，很可能左右到企業經營的穩健度。但在專案進行過程中，變更是司空見慣的事情，觀察大部分國內企業在執行專案，發生變更的時候，並沒有一個很嚴謹的程序來處理，逆來順受，凡事專案主管只有接受，結果造成專案的推遲，才來怪變更太多，這個邏輯實在無法讓人接受。

        專案變更在所難免，但變更的合理性、必要性與嚴重性多高，對專案的影響有多大，是否真得有必要變更，如果沒有一個嚴謹的程序為之，將會帶來專案管理上的夢饜。在新產品開發的時候，業務員為了討好顧客，幾乎顧客要求照單全收的做法，只有累壞專案人員，但問題還是沒有解決，反而會養成顧客在規格訂定時的草率態度。一般的專案，也由於只要變更出現，專案都必須接受，所以在計畫階段就容易漫不經心，反正必要時再提出變更即可，如此的組織運作，如何進步？組織永續的條件之一就是持續改善，不怕有問題，只怕無法發現問題，如果沒有一個有效的變更管理程序，組織將很快的老化、衰退。

        那變更管理該如何做？明日待續。