專案管理

Apr. 13, 2018

昨天談到東西方文化的差異,這些差異帶來了很多觀念上與習慣上的不同,相對的,工作態度與方法自然有所不一樣。但要把專案管理推動不順,全部怪罪文化差異,也不全然正確。專案管理不順,除了文化面因素以外,還是有很多的問題。今天我們就來談談,專案為何老是不順?

專案推動不順的另一個主因是系統面的建構不足。先進國家的企業,大型企業居多,而國內企業卻都是以中小型企業為主。大型企業在系統建置上,會投入必要的資源,建構完整的系統,讓成員有規範可循(標準化作業流程)。但國內企業卻很少投入資源在系統建置上,抄襲與複製是一般常見的模式。不管別人的系統是否適用,反正別人運用得宜,應該都是好的,這種觀念影響台灣企業在國際化與可持續經營上,形成一個嚴重的障礙。

很多人會為國內企業辯護,中小企業資源有限,其實這個論點是講不通的。台灣企業到今天還認為自己是中小企業,那將永遠是中小企業了。君不見國內企業,動不動就是幾萬個人的企業,這還算小嗎?都已進入百億俱樂部了,還認為自己是中小企業,經營思維有問題。

再說,沒有一個企業從一開始就是大企業的,這個過程是無可避免的。台灣企業在永續路上最大的障礙是不重視計劃功能。中國人喜歡努力,卻不重效率,對於計劃人才的培育,幾乎是空白一片,所以在系統建置上,只能夠以速食做法,急就章的東施效顰,成效自然可議。

沒有有效的系統支撐,企業的成敗靠的是經驗與領導特質,這樣的經營要談永續,可能性太低了。系統的意義與重要性,我們可以找個時間,闢個專題來討論,今天暫且打住,但系統對專案管理的成敗確是舉足輕重,不得不重視。

系統建置不足對專案又有哪些的影響?首先,所有的專案都沒有照程序來,採取的方式是土法煉鋼,Try and error,走到最後碰來碰去都是問題,不得不還是走回傳統管理的老路,經驗法則。這樣的專案自然無法期待有很大的突破,更不用談專案管理的彈性與效率。

專案管理推動不順,經多年經驗整理下來的要素,大致離不開以下原因:

1. 欠缺一個有效的系統:

1) 沒有基礎的管理流程,或是有流程,但因為是抄襲或是複製來的,根本不適合企業的內部運作,系統只是聊備一格。

2) 沒有專業人才的培育體系,以為只要外部採用,甚麼樣的人都找得到,所以疏於培育人才庫存。但可怕的是買來的人才往往不易融入原有的企業文化。

3) 東施效顰,複製系統,容易囫圇吞棗,自然會窒礙難行。

4) 沒有系統設計與維護能力,既使複製了系統,也都是瞎子摸象,只看到專業,看不到流程的影子。

5) 組織定義與權責不明。國內企業大都存在一種有趣的現象,規模已經是大企業了,但管理卻還停留在小企業的架構,組織、權責不清。

6) 因為對系統與計劃的陌生,無法設計出因時、因地、因人制宜的系統。

2. 不理會客觀環境因素:普遍認為,反正只要努力,承諾,其他的都不重要,但客觀因素常是專案管理的限制條件,如果不去重視,那自然就會忽略風險管理,專案的成功,不確定性就反客為主,成為主角了。

1) 不面對現實,只談勇氣與努力,典型的賭徒--賭性堅強。

2) 總是以一句「我們以前不是這樣的走過來的嗎?」的說詞,來強調經驗的可貴。

3) 人員能力不足,卻還是硬著頭皮上戰場,失敗自是難免。

4) 總以經營者的成功經驗來要求成員,對時空因素的差異,完全不重視。

5) 專案從不談策略與方法。

3. 對資源的模糊觀念:資源的可貴與現實,常被經營者漠視。一個蘿蔔一個坑的怪現象,讓專案變成人才培育機制。

1) 資源管理無效率(人海戰術)

2) 資源評估能力不足(談人力不談能力)

3) 普遍不重視規劃機制。

4) 人力等於能力的錯誤觀念。

5) 以為資源是無限的,沒有工時管理的概念。

因為有以上的原因,專案推動不順反成了常態。原因與藉口看似成理,卻是企業經營的品質成本。如何突破?且聽下回分解。