專案起手式-立案

May. 7, 2018

價值工程系列-5(實務-計劃與啟動)2010/07/13

不管是哪方面的價值工程,提案的付諸實踐,基本上都會牽涉到相關職能的協力,如果沒有一個跨機能小組的架構,通常會半途而廢,甚或根本動不了。就連最根本的成本數據的提供與評估,都不是單一部門得以做到的,所以專案方式來執行價值工程,是必要且重要的原則。

既然有專案,那就該有個啟動的程序,才可能有好的成果期待。很多企業對於專案的啟動,存在著漠視的態度,應該說是對專案啟動的意義不瞭解比較恰當。

在一個強調協作的團隊,讓專案成員感受到層峰對專案的重視,塑造一個共識的環境,做好該有的承諾與投入,是專案成功的首要。反觀大部份的企業,專案的啟動,往往只是象徵性的,由主管做個簡單的佈達,連目標與使命都無法談清楚,如何讓成員有價值感受,又如何挑起挑戰目標的激情。

價值工程既然是跨機能的小組活動,自然會牽涉到各種不同的領域,那專案小組必須涵蓋哪些領域?這個問題取決於專案的主題與規模大小,不能一概而論。如果主題是以製程改善為目標,那就是製造技術、製造現場、採購、品質保證、生管等單位參與就夠了。但如果是新產品開發的專案,商品企劃、行銷、研發、採購、品質保證、製造技術、生管、業務及售後服務都該涵蓋進來。

如果以流程改善為目標,那流程相關單位的機能,都該納入到小組來,否則容易出現本位主義,讓專案進退不得。今天就以新產品的價值工程專案來談談,以下的組成應該是必要的組合。

1.     設計部門擔當人員

2.     生產技術部門擔當人員

3.     製造部門擔當人員(必要時可以把作業員也帶進來)

4.     採購部門擔當人員

5.     品質保證或是管理部門擔當人員

6.     商品企劃部門或是業務部門擔當人員

價值工程的專案計劃要比一般產品開發專案的計劃更仔細一些,主要原因在於要在短時間內完成一個不是全職的專案,小組成員壓力大,加上改善效益也會因時間拖延而減少,如何在短時間內完成專案運作,是關鍵成功因素。一般價值工程專案,都建議在三個月之內完成,也就因此,計劃的細緻程度要高一些。

下面幾點是價值工程推動上,計劃的幾個重點注意事項,提供給諸位參考。

1.     盡可能於短時間內完成,

2.     於計劃的同時決定會議次數,

3.     所有的會議均應事先決定時間與議題,

4.     準備好會議場所(隨時可用的範圍)

5.     計劃書一旦做好,先配佈給小組成員的主管與相關主管,以便取得事先的理解與支持,

6.     決定會議規則,明確不得已缺席或是變更會議時的處置方式。

短時間的專案,運作上就必須談技巧。大部分的專案花太多時間在會議上,這是本末倒置的現象,專案的核心價值不在會議,是在於每個領域專業的任務達成。如何善用會議的時間,是專案成功的首要。專案會議的重點在於計劃、進度的確認、問題掌握、腦力激盪與決策。大部分的專案會議會拖延的原因,都是因為利用會議來解決問題。處理問題的時間難以估算,加上問題的處理也必須進行一些專業的確認,會議場合是無法達成這樣的要求的。會議時間只是用來確認與做決策,至於專業領域的活動,還是要回歸到本身的職務場所,所以讓會議都能夠依計劃開始、依計劃結束,是專案管理的起步。

把計劃做好,向經營層進行專案的啟動提案,是一個容易被忽略的程序。啟動這個步驟在專案管理上是一個程序,卻老是被跳過去,經營階層的人總以忙碌、或認為不重要而忽略,其實這是一個對專案成員最好的激勵場合。

還有很多人總以為只有金錢的激勵才叫激勵,其時激勵的方法很多,在專案啟動的時候,透過共識營的活動,讓成員感覺受到重視,並向公司內部宣告有個專案啟動,形成一種積極表現的文化,是事半功倍的做法,為何不做?

啟動英文字叫做Kick off,公司主管集合在一起,接受專案的報告與提案,針對提案內容進行必要的審視與給於必要的建議,最後做正式起跑的決策,讓專案的活動都是在一種目標明確,高層重視的氣氛下運作,對共識的建立與承諾的展現,是管理上最好的方法。