PMP沒有教的專案管理

Jul. 23, 2018

專案管理與孫子兵法-8 專案規劃

談完了專案的立案程序,接下去就是專案正式起跑(Kick off),進入到專案管理的程序。專案管理的第一個步驟→專案規劃,今天就來談談規劃的重點。

專案規劃有幾個主要的步驟,分別是目標訂定、業務分析(WBS)、工時評估、任務分派、時程規劃、預算規劃及風險評估。就各項活動細述如下:

目標訂定:專案規劃的首要工作為目標確定。目標決定活動的方向、作為資源與損益評估的依據。在設定目標活動中,專案經理必須明確專案的範疇、制訂專案的規格、評估專案的可能變數、思考完成專案的最佳策略、並製作事業計劃書等等。目標訂定必須涵蓋三個部分,亦即所謂的IPO(Input Process Output),簡述如下:

Input :專案需求、環境因素、技術能力、可用資源及限制條

Process專案規劃、沙盤演練、效益評估

Output  專案目標、明確的方案、專案管理模式、組織運作架構、細部規劃方案

專案目標的設定,最常見的就是SMART原則,這應該是一個最好的指導原則,簡述如下:

Specific:具體的,專案目標要很具體,忌諱模糊不清,因為不夠具體的專案,無從準確的評估資源需求、及事業效益,而且很容易變動,造成計劃不如變化,變化不如電話,電話不如老闆一句話的怪現象出現

Measurable:可衡量的,目標的評估,以量化指標為佳,因為可以客觀與科學的評估績效

Action:行動派,專案是一種起而行,而非坐而言的管理系統,所以好的目標會看到一股往前衝的力量,朝目標邁進

Realistic:現實的,專案也要考慮現實條件,而非只是天馬行空的想法。常有人以願景當口號,把願景當成神主牌。其實這些都是以偏概全,擴大解釋了願景的無限性。願景有其基本要件,企劃有其侷限性,企圖心雖重要,現實的條件卻不可忽視

Time:明確的,明確的期限,可以讓專案的進程得以有效監測,也可以在限制條件下進行策略活動,以利完成一份不易完成的任務。

目標,是經營的方向,是一切管理活動的交通指示,必須謹慎。於孫子兵法上始計篇有談到:「廟算:較之以計,而索其情」,套句現代的管理術語就是:「規劃 = 量化 + 評估」,就是規劃的精髓所在。作戰前,重要人物,集合到廟堂,算計算計,充分掌握到各種情境後,以此作為策略規劃依據的重要素材。要量化就必須收集足夠的數據與資料,評估也必須有明確的指標,這些都有賴於一個明確的專案目標。範疇,決定專案的規模與必須採取的有效策略,KPI(Key Performance Indicators)讓專案變得有生命與價值,也更能夠客觀的作為績效評估的依據。

待續!