PMP沒有教的專案管理

Jul. 31, 2018

專案管理與孫子兵法-8 專案規劃-II

一旦專案目標確定後,接下來就是規劃的步驟了。目標訂定,對專案的成敗,有舉足輕重的地位,還是要提醒諸位,多花點心思在目標的確定。很多大型專案,雖然不值得推崇,如911事件、詐騙集團等等,成功機率那麼高的理由之一就是目標明確。有明確的目標,讓所有的資源效益能夠焦點化,共識高的團隊,成功是可以期待的。

而接下去的規劃作業,主要目的是讓資源的效益做最大的發揮。孫子兵法始計篇中提到,先求勝再求戰者,恆贏;先求戰再求勝者,恆輸,道盡了規劃的重點。做好規劃可以避免很多的冤枉路,相對的不夠充分的規劃,要想成功,事倍功半。規劃<P>可以充分說明規劃的價值。( Proper Planning Prevents Poor Performance)

執行策略:當目標確定後,應當先思考一下完成專案目標的最佳策略。譬如自己的技術能力不足的時候,卻又不得不做這個專案,這是借用外部資源的策略是必要手段。又如一個必須在短時間內完成的專案,專案本身又跨了很多的領域,這時如果不採取同步工程的做法,基本上成功的可能性可能不存在。一個好的策略能夠讓專案進行得更有效率,也更能看到計劃價值。

緊接著目標訂定後的規劃活動是業務分析,是7W3H中的第一個HHow much。此部分有幾個主要的規劃項目,分別是:專案損益、產品價格、產品成本、產品銷售數量、投入資源預算、投資效益與附加效益等。簡述如下

價格(產品或服務):以新產品開發的專案來說,產品戰略的4P原則(ProductPricePlacePromotion),在互聯網+的時代,很多人以不屑這樣的論點,在個人經驗中,不管甚麼設計思維、服務設計思維,還是沒有跳脫4P原則,只是元素被美化、包裝,多了一個化妝師罷了!把4P弄懂,對商品企劃而言,是基礎功,也是任督二脈,不得小覷。產品訂價原則,在市場的地位,與競爭者間的競爭關係,要把價位訂在哪個區隔等等,是事業性評估的重要指標。

成本(產品單價):新產品的成本設定有幾種做法,一為售價導向、一為成本導向、及利潤導向三種。售價導向是以市場售價為基礎,設定目標成本,以確保利潤。而成本導向則是以預估成本,加上管理費用與利潤,訂定售價。此種方式已不太適合電子產業,但在傳統產業領域,還是有些產業是這樣的成本設定。最後的利潤導向成本設定是以利潤為目標,售價由市場競爭決定,隨時在變動,以傳統的目標成本來設計產品,根本無法滿足變動式售價的競爭需要,也因此往往只能犧牲利潤。以利潤導向的做法是,決定企業的獲利目標,用減法法則推算出成本目標,專案進行過程,要不斷的監測市場售價的變動趨勢,調整成本的設計。此部分的作法最難,但價值最高,是一種以計劃來確保利潤的成本設計法。成本設計法的做法包含成本方針、成本計劃、成本設計、成本製造、成本差異分析、降低成本等管理手法。此部分如果貴官有興趣,等專案管理談完後,可以再開闢一個成本相關的主題(價值工程)

成本(投資預算):專案的預算評估,主要包括人事費用、材料費用、設備費用(含模、治具)、技術費用、差旅費、廣報費、顧問費、測試費、預備金等等。預算編列必須有編列工作表(內含單價及數量,最好以月度別用試算表為之),彙總表、動支計劃表(月度別或階段別)

銷售數量:從專案的戰略角度來評估產品的目標銷售數量,以決定投資的規模。此部分的目標設定,必須充分表現專案的企圖心與產品的組合地位(Positioning)

投資效益(事業性評估):一個好的專案規劃,應該是以事業性最大化為前提。太將就現況市場態勢的規劃案,會處處受到市場競爭的制肘。以企業利益最大化為目標,該如何達到,反倒是後面的戰術問題。事業性評估的模式不太難,可以簡化之。其公式為:投資效益 = (售價 - 成本) X 預估銷售數量 - 投入預算。

附加效益:很多的專案表面上看起來就只是以上的那些項目,但其實可以擴及到一些無形或有形的效益上。以現在坊間流行的商業模式來說明,因該更清楚。看似不賺錢的事業,結果反倒賺了大把鈔票,其中隱含的商業模式就是附加效益的存在。如果只看專案本身,或許投資效益不明顯,很可能會被放棄,但如果能夠衍伸一些附加效益的話,說不定會成為一個很好的專案。例如高鐵在招標的時候,兩家公司的標額差價1,000億元。單就1,000億元的差額,就占掉整個高鐵投資的20%,如果沒有其他收入,投資者會撒錢嗎?畢竟1,000億元不是小數目,如何回收,微妙就在此,附加效益。因為新市鎮的開發的土地增值效益,與車站周邊的未來商業利益,才是高鐵決標的關鍵。如何找到附加效益,規劃的功力可以在此顯現。

How much讓專案規劃的投資價值數值化,有助於資金的準備與決策的參考,是一個財務評估的重要步驟。當然還有些細節,如何進行財務評估,用哪些手法(如感度分析、財務評估、損益平衡點評估、等等)礙於篇幅,暫且打住。明天我們就來談談How many的部分。工作量、工時、負荷等評估。