變革時代的採購

Feb. 7, 2019

你,準備好迎接變革時代了嗎?

世界上唯一不變的真理,就是「變」,唯一確定的,就是「不確定」,未來的世界將更會是一個「變」與「不確定」的年代。個體、企業、甚至國家、世界,都將面臨不確定變局的衝擊,該如何面對?是個大哉問!

「變」的本質是因為「不確定」,而「不確定」也是因為「變」的過程帶來的可能,互為因果。這些年來,從IS恐怖攻擊開始、義大利經濟危機、英國脫歐公投、台灣政治版圖翻轉、到最近的美國總統大選,以及最近的武漢肺炎…..等等,都不再只是國際事務的範疇了,影響到的是每個人的生活與工作,無可迴避的議題。

範圍很廣要談論的東西很多,可能需要長篇大論來整理。身為採購的一份子,就先從採購的變局談起,談談值此多變的時代,採購的「變」與「不變」。

面對21世紀這樣一個爆炸的時代,專家學者無不絞盡腦汁,想為未來的企業或個體,尋找一個利基點。樂觀者稱之為「機會」,悲觀者視之為「威脅」,如何看待,端看思維的改變。

1990年代的3C(Customer 、Competition、Change、)變革,用「突飛猛進」不足以形容這十年的改變,「一日千里」倒更貼切的反應「摩爾定律」帶來的激烈變化。到底是客戶改變,帶來了競爭的變革?還是競爭讓客戶多了選擇,衍伸的改變?是變革難以停歇的主因。

2000年代,互聯網+的蓬勃發展,EC(Electronics Commercial電子商務)變革,顛覆了傳統商業模式。「共享經濟」與「平台發展」……等等」新的商業模式正雨後春筍般的冒出頭來,e-時代已完全改變你我的生活,個人及企業都必須面對e-時代的洗禮。

2010年代的改變,AI、雲端計算、大數據、物聯網(IoT)等技術,鋪天蓋地蜂擁而至,大環境的改變,政治、經濟不再是一門學院派爭吵的學科,是「商業模式」的競爭。分享經濟的極致發展,平台成王道、連政治的遊戲規則都因此改變,世界真的變了!

2020到來,本來大家期待一個金鼠年的時代,希望擺脫過去跌跌撞撞的亂象,沒想到,從武漢發展出來的新型冠狀病毒,衝擊到全世界。到今天,連號稱最先進的美國,也不得不以封城的方法來控制病毒的擴散,就可知問題的嚴重性。

變革時代,各個領域都避免不了受其影響,工業4.0生產模型的崛起,可能會是近十年製造業的另一波革命。變革不再只是流程改變而已,是旱地拔蔥、根本上的顛覆。身處企業價值鏈關鍵機能的採購,自無法倖免於外。不例外的,採購也必須跟得上時代,甚至可以說,變革對採購的衝擊,可能大於傳統的生產現場也不為過,最代表性的議題,就是經濟規模與客製化採購帶來的任務矛盾。

就以這次的冠狀病毒的衝擊來說,供應鏈的斷鏈,可能影響到的不止是企業的獲利,而是企業的存活關鍵。中國製造的停工三個月,對世界供應鏈的衝擊,很難評估。採購的任務,單就買口罩就是一個風險管理的試煉。

然,所謂的變革,很容易被一竿子打翻一條船,認為就是要「變」,要做到面目全非,與傳統完全的不一樣才夠徹底。這是一個知其然、不知其所以然,似是而非的觀點。不管身處甚麼環境,變革過程均有「變」與「不變」的兩面,不得不注意。

舉個例子來說,譬如行銷領域的「變」與「不變」:

需要「變」的是:手法、知識與工具,如郵購、電子郵件行銷.....等等;

「不變」的是:開發暢銷的商品與商品理念的實踐,滿足市場需求的商品開發。

採購亦是如此:

21世紀的採購,需要改變的是:觀念的改變,運用科技的力量,透過新的手法、工具與採購技能的運作,將採購機能發揮最大化的效率,也就是如何透過創新,發展出更有效的工具、手法;

不變的是:採購的任務價值,為供應鏈創造最佳化,構築最大效益的採購環境,說穿了不變的就是採購的任務與專業價值。

一個專業的存在,是因為有其任務價值,對組織或是他人的貢獻。「有你真好」這句話,最傳神!

採購的價值是甚麼?是採購存在的基石。一個少了存在價值的個體或是企業,可能在時空背景下,有個短暫的立足點,當基石不見時,早晚都要被淘汰。

可惜的是,國內企業對於採購的認知,大多停留於營運流程下的一個附屬性業務。依據權責分工,購進營運需要的資材就是了。在缺乏任務價值的指引之下,為了滿足現實的產業競爭,殺價成了唯一,催貨成了採購業務的主要機能…..。

沒有供應關係的目標管理,看到的只是帳上面的材料成本,根本不知道總持有成本(TCO:Total Cost Ownership)的真諦。與供應商之間的關係,更只是殺價的對象,談不上雙贏的合作關係,結果就是陀螺般的忙個不停。一個沒有使命價值的採購,買辦成了工作的重心,少了理念與創新思維,專業似乎不是那麼重要,職能上只要「伶牙俐嘴、心狠手辣」即可完成組織賦于的任務(殺價),人才被當作奴才用,演變成殺價成風的採購環境,微利又如何能避免?(這是IT慘業的困境之源)

然而,採購的基石是甚麼?採購該如何面對嚴苛的產業競爭環境?是身為採購專業經理人必須修煉的基本功。採購的不易被定位的主要原因是源自於這個業務的特殊性,內隱性價值。

採購是一個必須養活兩個老闆的工作,「讓供應商有合理的利潤是採購的天職;讓供應商有超額的利潤是採購的失職」,這是很多專業採購都沒有弄清楚的現實問題,又何況組織內部的非專業機能。

要達到採購雙贏的目標,採購必須讓本身的價值呈現,方有立場讓內、外組織接受這樣的定位。以採購的任務盤點來討論,基本機能、輔助機能與無效機能存在不同的採購組織當中,如何定義與賦于價值使命,就看組織發展的系統性是否完整。

任務機能沒有透過有系統的分析,日常性忙碌的工作,會自然形成一股喧賓奪主的態勢,成了採購的主要機能,如:殺價、催貨等等,皆因沒有做好AVL:Available Vendor List的評選與管理,衍伸出來的無效業務。諸多的無效機能,奪走採購寶貴的時間資源,結果就是忙不完的工作與無價值的電話催貨與文件工作。

傳統的採購,規模經濟是左右採購成本管理的主要手段,工業4.0卻要打破傳統的思維,以滿足時代趨勢的客製化需求為基礎,運用雲端計算、大數據與物聯網(IoT)、互聯網+等技術,建構智能化經營體系。目標是一個(數量)都能接單,卻不會影響成本的最佳供應鏈思維變革。沒有APS(Advanced Production System)的供應鏈支持,幾乎是不可能的任務。

可惜的是台灣人的膚淺文化,把工業4.0解釋為智能生產的產業變革,機器人成了關鍵,卻忽略了這個變革過程供應鏈管理的關鍵影響力,說沒有好的供應鏈管理,就不可能做到工業4.0的境界也不為過,那,採購該如何變,才能跟得上時代的腳步?

e-時代很多思維模式的改變,已不是只要改變就得以奏功。徹底與快速的改變,才是未來存活之道。綜觀e-時代與傳統的差異,下列的幾點,可能是變與不變的兩面性,採購將無可避免:

 

範疇

任務

不變

呈現方式

使命

價值展現

價格導向→價值導向

採購價值

附加價值

使命

成本管理

殺價降低→TCO管理

協同創新

TCO管理

使命

品質保證

有限保證→輔導共創

無限保證

EPI/ESI

使命

採購定位

聽命行事→主動積極

組織貢獻

採購績效

職能

職能定義

技術掛帥→目標導向

知識經濟

協同作業

職能

業務範圍

業務流程→跨界管理

供應本質

流程改善

職能

管理重心

物料成本→事業損益

成本管理

TCO管理

職能

業務關係

有形關係→跨機能管理

隱性關係

3Q作戰

能力

採購思維

交易關係→戰略夥伴

供應夥伴

供應關係

能力

工具運用

固定工具→無紙化管理

任務導向

業務改善

能力

績效展現

時間投入→績效產出

創新思維

P = Out/In

能力

工作態度

努力工作→當責任務

持續改善

Accountability

能力

能力養成

應付學習→終身學習

有效學習

學習移轉

3Q:Quickly Response、Quickly Action、Quickly Follow up

P = Out/In (Performance = Output / Input)

        除了上述的變與不變外,採購也必須正面對待以下的一些變局:

l   人際關係 VS. 人機介面 VS. 人機關係

l   掛帥經驗 VS. e-世代新人類

l   強調苦勞 VS. 只講功勞

l   應酬文化 VS. 電子商務

l   學習適應 VS. 創新調適

l   努力工作VS. 創新思維

l   組織負債 VS. 人力資產

l   有形業務 VS. 無形價值

l   習慣領域 VS. 零基管理

快速的變革時代,採購專業的改變,更是前所未有的劇烈。從BBP(Build by Plan計劃生產)的轉手採購到BTO(Build To Order接單生產)的機動採購;到CTO(Complete To Order又稱VMI:Vendor Managing Inventory)、DTO(Delivery To Order又稱TDS:Taiwan Direct Shipping)的供應鏈管理,虛擬採購的出現,改變了傳統採購的價值。

PLM:Product Lifecycle Management的出現,更顛覆了傳統採購的思維。Lead time在O2O的世界,根本不存在。e-時代採購所擁有的外部資源(Suppliers)將是無限的寬廣;但另一方面內部的資源(時間與條件)卻是極端的受到壓擠。工業4.0的客製化生產,Lead time成了一個虛擬工具,Lean生產與JIT是必然且絕對。採購如何於e-時代闖出一片天,思維模式的改變及心理準備,已到了刻不容緩的地步。

相信很多採購人員面對未來的不確定,都有心想要突破,但卻苦無良方,而惶恐不安。其實改變就從身邊開始,從思維模式開始,捨近求遠,往往事倍功半。個人就多年的工作生涯所累積的經驗,及最近接觸的事務領域裡,體會出一些有關採購管理的心得與方向,謹提供給各位先進參考,才疏學淺,不適之處,尚請先進不吝指教。

個人從採購的英文拼音「PROCUREMENT」為出發點,來看待採購管理的發展方向:

Paperless thinking

e-世代思維:未來的採購,第一要務即是:改變傳統有形的紙張作業模式,習慣於e-時代的虛擬管理,如此方能將你的資源「無限化」。畢竟e-世紀的變化瞬息萬變,單靠傳統的紙張與流程的處理速度,無法滿足競爭所需,有效、快速的資訊工具,將是踏進未來之入門檻。

Reliable performance

有效的成果:採購再也不是一個只會做執行層面工作的角色,採購必須走進「管理」與「策略」的領域,才能把有限的內部資源,有效的整合與發揮。因此採購必須放棄「沒有功勞,也有苦勞」的心態。須知,21世紀的職場寫照為:「沒有功勞就沒有苦勞,不要拖著一身疲勞回家」。採購必須要能展現績效,而且是可信賴的績效。

Open-minded

虛心坦懷:學習與改變,將是未來採購最重要的課題。掏空既有的經驗與思考模式,留點空間裝填未來,隨時以「零基」的角度出發,才有辦法應付瞬息萬變的未來所需。終身學習將帶給採購人員無限的發展空間。

Changing management

「變」的管理:e-時代採購的管理要務為「變」的管理。「天下間唯一不變的真理是『變』」,21世紀更會加速此一定理。採購工作本來就不該是靜態性的業務,採購是一種充滿互動性的工作。設計變更(ECN:Engineering Change Notice)、訂單條件、廠商管理、產品開發及市場環境…..無一不是高度動態性的業務。採購必須學會如何處理「變局」,掌握「變」的管理。

Usefulness

有效性管理:管理貴在有效,如何改變作業模式,藉由流程再造,提昇採購的效率與效果,進而創造出效能,才是採購的重點任務。

Response quickly

快速反應的能力:面對捉摸不定的變局,及市場快速轉變的要求,採購第一個必須卸下的尚方寶劍為「Lead Time」。未來採購的Lead Time的單位,將會從傳統以「月」為單位,縮短到以「週」為單位的管理;將來更要做到以「日」或以「時」單位的時代,也不足為奇。由於採購的快速回應能力,企業的競爭更形有力。

e-Tool

善用e-Tool:三頭六臂的採購尚且難以應付未來所需,何況平常人的你。因此採購必須學會運用e-工具。實踐「機械可以做的事,交給機器做;人做機器做不來的工作」的法則,才不至於有朝一日被電腦俘虜。切記不要與電腦搶工作,那絕對沒有勝算。將電腦納為你的助手,雖非三頭六臂,萬事可以成也。

Money making machine

創造利潤:傳統的採購被冠上「只會花錢的部門」的封號,未來的採購卻是企業「會賺錢的金母雞」的部門。花錢賺錢,以成本優勢創造企業的競爭力,為採購最重要使命。走出降低成本(Cost Down)的魔咒,改變以成本管理為核心的採購,創造資源利益。

Endless resources

資源無限化:有效運用採購力量,結合外部資源,將是企業可大可長的最佳策略運用。在一個沒有疆界的時代,垂直整合已不足以應付多變的環境,加上水平分工的佈局,中小型企業也得以業務大型化。反之只一昧強調資源內部化,容易陷入資源負債化的危機。

Network building

建立人脈網路:採購必須體認無疆界時代的意義,要達成以上所談之境界,最重要的工作即是建立網路。採購的績效源頭不在企業內部,而是外部資源,因此寬廣的人脈將是採購發揮資源調度的首要。當然,除了人脈網路外,資訊網路(Information Network)、資源網路(Supply Chain)也都是採購必須快速建立的個人資源。

Threat avoidance

排除威脅:e-時代充滿機會,也處處荊棘。供應鏈已不足以滿足企業與外部資源的雙贏與共榮共存要求,取而代之的將是價值網路(Value Net)的建構。水能載舟,也能覆舟,對於變化多端的競爭環境,外部資源是企業攻城掠地的最佳利器,但也隨時可能成為企業的潛在威脅。以高感度的管理天線,即時掌握市場脈絡,運用採購策略與管理能力,做到外部資源的風險管理,發揮採購的最高價值。

除了上述「採購心法」外,e-時代的採購也必須具備「ABC」管理思維,方能事半功倍。

Advanced

前瞻的行動:前瞻、大膽為e-時代的存活之道。21世紀強調的不是你曾經擁有過多少,而是你是否擁有未來的能力。「傳統」之所以會變成傳統,在於太珍惜過去所擁有一切,而忽略了取捨的重要。前瞻與大膽的行動,讓你勇於擺脫過去已沒有實質價值的部分,追求及創造未來的機會。

Beauty

擁抱美感:工作本身就是一種美學。壓抑、一成不變的辛苦工作,再成功也不過只是一種青春的轉換價值。如此得來的人生,只會埋怨與鬱悶,不可能會產生前瞻與大膽的活動力,如此將逐漸步入「資深未必優良」的陷阱而不自知。讓工作成為一種美學,擁抱工作,創造美感,將工作與生活的美結合,隨時準備改變與調整,成功自然在望。

 Creative

創意:直覺的創意,為應付變局的最有效方法。不讓自己陷入機器化(Working machine)的困境,勤動腦筋,改變思考模式,隨時追求更佳的採購績效。以創意引導廠商及工作,以創意整合資源,創造績效,採購先天的直覺加上資源的網路訊息,將是最佳拍檔。

你是否準備好迎接21世紀的來臨?成功的採購專業經理人絕不墨守成規,不怨天尤人。祝所有採購同好成功邁進e-時代,成為成功的e-採購。最後願以一句話與諸位共勉:

我們講究,絕不將就;

我們傳統,卻不守舊。

廖國明

2017/2/1 2nd Edition/2020/3/8 3rd Ed.