一個沒有TCO觀點的決策-ERP決策模式

Mar. 24, 2019

最近聽到好多有關於ERP的案例,其中一句話最讓人心驚膽跳的,有位學員在談到該公司的ERP系統時,說了這句話:”我們家的ERP還需要有人幫忙餵數據呢!”哇!這是號稱競爭力第一的台灣的經營現象嗎?

很多企業雖然都號稱有ERP系統,非正式的調查統計,發覺到80%~90%的企業,所謂的ERP,根本稱不上資源整合系統,甚至連早期MIS所謂的進銷存或是MRP(Manufacture Resources Plan)系統都不如。為何會如此?ERP是啥?這個問題要弄清楚前,不免要請教各位一個問題:”貴公司的數位化程度如何呢?””數位化產品的採購決策模式又是什麼呢?”

很多企業看到這裡可能會反彈,這是一竿子打翻一條船,很傷人,可確是實情!如果各位有興趣,不仿先回去看看,貴公司的ERP,到底是在執行產銷協調、資源整合?還是每天只見出貨協調、催交期與無法做到即時化成本管理?導入ERP後,還是需要借重Excel來做分析與報表的整理?公司導入ERP後,人員是減少呢?還是服務系統的人員越來越多了(特別是生管人員),而且都被綁在電腦前面,忙得不可開交?

這種現象不只要怪系統廠商,不管是鼎X公司、或是哪家品牌的ERP系統,幾乎都無法避免這些現象的出現,又為何?歸根究底,台灣企業對於數位化的了解不夠與草率的IT採購決策模式所致。

TCO(Total Cost Ownership)是採購決策最重要的戰略模式,只要接觸過CPP課程的採購專業,基本上都知道TCO的採購決策才是正確的做法。然,台灣整體環境,採購在企業內的位階,以及內部的採購管理辦法並沒有這樣的DNA,光是了解TCO的知識含義是不夠的。讓TCO的採購模式落實到企業的日常經營,協助企業賺取合理的利潤,是採購專業經理人的首要任務。

可是現況卻不是這麼一回事,知道與做到的距離,就在一念之間,是少了全員共同學習、成長的結果。只有採購人員的能力提升,企業內部還是停留在舊思維,充其量TCO只是一套知易行難的知識罷了!

要把TCO的精神落實到企業內部,沒有那麼容易,牽涉到的絕非習慣於詢、比、議的採購層次可以理解的。企業內部的成本管理模式、高層的決策模式、以及內部對成本的認知…等等,都是關鍵。然而這卻是一般企業治理專業領域中最弱的一環。

話說回來,CPP學員學了一些專業回去,難道改變不了這種情況嗎?個人的見解是--改變不是那麼容易的一件事!採購本身是否想突破,可能是一個根本問題;經營體系的DNA與對成本的認知正確與否,才是手法是否得以被落實的關鍵。建立TCO管理的企業文化,可能會是台灣企業獲利提升上的一個關鍵議題。一句話-成本管理思想變革與數位化融合的時代,你準備好了嗎?

大部分的中小企業在導入ERP系統時,為了省錢,除了系統的品質與內容被忽略外,系統建置過程最重要的一個工作被忽略了,那就是流程分析(Business Analysis)與流程變革(BPR)。

任何系統建置成功的三要素,分別為技術文化流程,只要三者沒有取得平衡之前提下,建置出來的系統,最後一定失敗(對不起,用了很重的話!)疊床架屋,流程過度將就系統,或是系統遷就使用習慣,或是導了系統,還是以原來千瘡百孔的流程來執行,如何能夠做出有效率與堪用的系統!

坊間很多的ERP,號稱ERP,其實只是一套報表系統。以過去的MIS為基礎,套上一些新鮮玩意兒,如Work flow等,結果業務流程的速度不止沒有更快,反而創造出更多的問題。這種現象就是因為沒有進行流程解析(BA:Business Analysis)下的系統分析(SA:System Analysis),是軟體開發的自戀設計,如何協助沉痾已深的流程,做出改變?結果自然是疊床架屋,見招拆招的修改。在違章建築上的任何修改,再怎麼樣都無法做出合乎目標的系統,結果一套四不像的系統就出現了。就是現在企業出現的怪現象,ERP只是一個殘缺不全的報表系統(辦公室自動化系統)與殘缺的資料庫而已。

轉檔、匯入匯出、人工作業、資訊紊亂…等等,大概是最常見的問題。ERP系統吃掉的是公司寶貴的人力生產力與機會成本,省下的只是微薄的系統費用,結果就是微利經營的宿命,就是少了正確的TCO採購決策。

數位化時代,企業借重數位化的目的是為了追求更快、更有效率、節省成本以滿足環境的高、多、快的變化需求。成本的錯誤觀點,讓企業整體陷入更貴、更慢、更無效率的經營環境,回到原點,思考合理、正確的成本管理,賺取管理財,是台灣企業刻不容緩的首要任務。從哪裡切入?CPP的任務是將正確成本管理與決策模式帶入企業的首要關口,你準備好了嗎?