Feb. 24, 2020

專案規劃-IV

今天在外面上課,剛巧碰到學員問到有關專案管理的一些狀況,更巧的這位學員碰到的問題就是WBS的一些困擾,了解了一下現況,發覺到並沒有甚麼新鮮事,是一般專案管裡常見的問題。我們就接著來談談WBS的重要性與如何應用。

 

        WBS是一個工具,是為了能夠讓任務分派與工時評估科學化的一個步驟。很多人都會說,以往從來沒有聽過與用過WBS之類的工具,公司不還是這樣走過來了。經驗是很可貴的資源,但如何讓經驗不會成為陷阱,及更有效的發揮其價值,是管理的重點目標。如何以更有效的方法,做更多的事,是突破競爭的必要思考。

 

        那WBS究竟有何用途,接下來就來談談。WBS主要是把任務分解,一個專案或是一個任務,題目都很大,大到有時很難掌握到管理的節點。譬如:機構設計,是一個任務,但卻無從管理起,因為機構設計包含了很多的工作在裡面。如果沒有再細分化的化,就看不到進度管理的影子。如果把機構設計再往下分解,可以分解出規格確認、資料蒐集、構思、成本評估、技術評估、實驗與測試、草案、參數確認、制圖、審圖、出圖等等的細部作業項目。

 

        當把機構設計分解成上述的幾個步驟後,以這幾個步驟來評估工時,是不是比直接評估機構設計的工時來得精準與容易?也就是說,工作項目展的越細,工時評估就越容易與精確,在評估資源的投入與任務分派的過程,也越形明確。因為以機構設計這樣一個大任務來分配工作,勢必很難科學的將工作量與每個人的負荷連結,那就容易出現多人喝水沒水喝的現象。另外,如果WBS展開的作業細項,越接近日常的工作項目,就越容易與日常管理結合,也就越能夠掌握到進度的進行軌跡。

 

        另外WBS還有一個一般常被忽略的好處,一堆不同領域的人在一起,要處理一件並不熟悉任務,很多成員甚至不知道別人在做甚麼、他領域的工作流程與內容。經過WBS分解的過程,就是一個最好的互相學習機會。這點也就是專案管理被認為是學習型組織的原因之一。

 

        如果一個專案裡面有很多的新人,對專案任務的業務並不熟悉,透過WBS的展開,其實也就是一個最好的OJT(On Job Training)。再說,由於以團隊的腦力激盪,展開WBS工作分解,也是建立共識的重要手法。

 

        當然WBS除了上述的任務外,最重要的是要建構一個專案的業務網路。如果沒有細部化的業務分解,所有的專案時程就只會看到里程碑而已,而無法看到互相業務的聯結,自然運作起來,就很容易出現兄弟登山,各自努力的山頭主義,看不到團隊合作的運作模式,專案的價值就難以顯現。

 

        那WBS應該包含哪些部分才算完成?大致上WBS應該含蓋以下的幾個項目:(此部分建議把它化成一個表格的話,可以做為公司內部專案管理的一個標準化表格)

 

        1. 任務描述

 

        2. 投入資源

 

        3. 業務產出

 

        4. 業務規格

 

        5. 需要工時

 

        6. 預估成本

 

        7. 上游業務

 

        8. 下游業務

 

        明天我們就來談談工時評估,待續!(個人有建立一套專案管理的表格,如果有需要的話,麻煩來信(email)索取。