專案規劃-時程規劃的籌碼

Mar. 1, 2020

        專案時程規畫中,兩個最重要的工具(PERT & CPM)我們談了一點,如果能夠以繪圖的方式來說明,相信效果會好得多,但如何在Blog上繪圖,正在學習中,請各位見諒。時程規劃中,還有一個常被運用的甘特圖,有待我們慢慢來說明。但不管您採用哪個工具,相信有個問題,一定困擾著很多的專案經理人,那就是工時評估中,到底要不要給Buffer(俗稱的籌碼、寬裕工時)。

        這是時程計畫中最基本的問題,也是眾說紛紜的一個問題。有人認為需要,因為世事難料,突發事件在所難免。也有人主張不該給,因為給了籌碼,那計畫就失去意義了,因為會扭曲工時與資源的關係。問題的重點不在此,當計畫中加了籌碼後,是不是有發揮籌碼的功能?如果給了有效,那為何不給?如果給了仍然無效,那又是為何?

        其實這個問題會衍生很多的管理性問題,值得好好的談談。

        首先在專案中,所謂的籌碼指的是甚麼,這點必須先定義清楚。很多人誤解籌碼就是在評估出來的工時外,加上一些寬裕的時間,以避免因為某些突發事件,排擠後續工程而設的。這種觀念似是而非,相當不恰當。

        先來談談一般專案的運作模式,請教諸君,您日常的工作習慣是依據計畫,一步一步的往後推動,還是從後面的期限日往前推算?理論上應該是依據計畫進行才對,但大部分的人的工作習慣卻是由後往前推算的。譬如說,每年的暑假作業有幾個人從7月1號開始,就照著計畫每天寫的。是不是大多數的人都會拖到8月底才一口氣趕完,這就是典型的「暑假作業徵候群」。如果有這樣的工作習慣,那所加上的籌碼,不只沒有發揮應有的功能,反而讓你產生「還有籌碼的假象」,殊不知這些籌碼在不知不覺中已都被消耗掉了還不自知。更可怕的是,如果專案推遲,下一次的專案在評估工時時,這些籌碼還是不斷的被加碼上去,那問題可就嚴重了。

        現在以一個簡單的計畫來說明,假設有個專案,其中有三個小任務,分別稱之為A、B、C。每個任務需要時間為5天,本來是15天要完成的專案,現在每個任務上都被加了兩天的籌碼,每個任務工時成了7天,總工時21天。這大概不是甚麼問題,但實際執行上會出現怎樣的現象,容我來為各位說清楚、講明白。除了上面所談的暑假作業徵候群的問題外,如果A負責的成員完全照規矩來,五天內完成任務,請教各位,A君是否會主動提出申報,任務完成?這是第一個問題。即使A君提出申報,工作完成,請問B君會不會提前進行B項任務?如果這兩者的答案都是否定的話,那籌碼不是失去了該有的意義了嗎?您說籌碼需要嗎?

        籌碼在專案中是一個很重要的安全閥功能,如何編列與如何運用卻是一個不易處理的問題。上述所言的現象,普遍存在國內的專案裡,大家也都心知肚明,卻有又能怎樣的無奈感。這些問題都是對籌碼的了解不夠,或者誤解所致。加上每個單位有其企業文化,如果沒有弄清楚的話,籌碼反成了專案主管的痛,疏忽不得。 

        籌碼指的並不是在工時外加上額外的時間的這種邏輯概念,籌碼有幾種定義,簡述如下: 

        1. 前幾次提到的ES、EF、LS、LF的時間,ES與LS間的空擋就是一種籌碼的觀念。

        2. 每個工時評估的過程都帶有某種程度的不確定性,但因為有些考慮到樂觀工時,有些考慮到悲觀工時的情形,所以實際執行上會有一些變化,如果有超出預期的好的部分,那多餘出來的零碎時間,就是另外的一種籌碼。 

        3. 一般新產品的開發專案,工程師在評估工時的時候,是不該把加班工時算進去的,加班其實就是工程師的另類籌碼。遺憾的是,如果加班成了常態,那籌碼的意義都消失殆盡了。

        4. 既使在專案中要給籌碼,籌碼不是給每個成員的,而是給專案主管統籌運用的,所以籌碼是放在最後面,而非每個步驟加籌碼。

        5. 專案的定義中,開宗明義的就談到,在「有限的時間內完成非常態性的特定任務」,所以不確定性高。因之,時間只會遞減,不會增加,所以要如何在每個任務上擠出零碎的工時,把這些零碎的工時集中管理,做為未來的籌碼,才是正確的籌碼概念。所以專案主管對籌碼的觀念與運用手法,都必須很清楚的掌握其訣竅。

        待續!