專案規劃-時程規劃

Mar. 8, 2020

        相信大部分接觸過專案管理的人,對甘特圖都不會陌生才對。但甘特圖帶給專案經理人的印象是正面多於負面的呢?還是負面多於正面的?在專案管理領域,這幾種規劃的手法,各有其優缺點,無法簡單評估其好壞。但如果從管理的方便性來看,無疑的,甘特圖是一個簡單又方便的時程管理工具。

        甘特圖(Gantt Chart)是甘特(Henry L. Gantt)於1917年所發展出來的工具,經過幾十年來的推廣,已經被廣泛的運用在規畫、控管及評估專案的各項進度。甘特圖其實就是一個矩陣,縱軸為專案的各個任務項目,橫軸為時間軸,把時間展開成為一條直線行徑。相對應的項目時間以棒形狀或是線型來連結,線(或是棒)的長短代表所需要時間的長短,如此構成一個時程表。

        橫軸的時間單位,可以依專案的大小來劃分。以天、週、月、季、年等為單位。中間的棒形圖或是線型,可以依自己的喜好而作適當的表示。譬如:用線型表示的時候,常以虛線表示計畫線,而實際進行的部分以實線為之,如此就可以一目了然的看到整個專案的進度變化。如果用棒形圖表示的時候,常以空白為計畫線,中間塗上顏色及代表完成的進度,也可以很清楚的看到整體的進行狀況。當然還有在線的兩端以三角形或是圓形符號表示,實際進行過程再把前後端的符號塗滿來表示進度,也同樣可以得到控管的目的。總之,甘特圖的運用彈性很高,端看自己的習慣。管理的目的只在追求更有效的方法,所有的工具充其量只是手段,沒有必要被工具綁住而模糊了焦點。

        甘特圖雖然簡單,但要完全發揮其特色,也非易事。甘特圖雖然簡單明瞭,但也有一些先天上的限制,就針對此一部分來談談。

        首先先來談談甘特圖的優點,其優點有:

        1. 容易上手,不需要特別的訓練與專業知識。

        2. 專案的進度能夠依據計畫與實績的對照,一目了然。

        3. 可以明確的看到進度的超前或是落後。(前提是真正有把甘特圖的管理融入到日常管理上)

        4. 可以很容易的電腦化。

        5. 作為報告的素材,是其他工具無法望其項背的。

        優點很多,但相對的缺點也是有的。主要缺點有:

        1. 甘特圖的最大問題是無法顯示各個項目間的互相關係,及邏輯順序。(碰到推遲出現時,往往只是不斷的往右推延,看不到如何止住的困境。這不是甘特圖的問題,是使用甘特圖卻沒弄清楚甘特圖的手法,只以進度的結果來管理專案的錯誤認知)

        2. 沒辦法以一個個別項目的落後來評估整體的進度影響程度。

        3. 對於長期間或是大型專案,製作起來相對複雜度高,比較不容易,適用於中小型專案。

        4. 甘特圖無法顯示關鍵要徑。

        5. 在面臨策略考量,必須要調整專案時程時,不容易上手。

        6. 必須同時考慮專案工作與排定的工作進度。

        雖然各有優缺點,但依個人的經驗,在專案規劃時,可以用網路規畫工具(PERT & CPM)來進行策略規劃,而日常管理時,則用甘特圖來管控,可以達到簡單明瞭的效果。雖然看起來有兩個工作要做,還好現在的軟體工具(Project),都可以將此兩種工具互相轉換,所以不會增加作業的工時。

話雖如此,專案經理人也必須注意,用甘特圖進行專案控管時,常會碰到一翻兩瞪眼的窘境,結果只看到計畫不斷的往右延伸,專案除了推遲還是推遲,那就是夢饜不斷了。所以如果要用甘特圖控管時,做好日常管理才是關鍵成功要素。(大部分的管理會出現不斷推遲的原因,就是只知道Review,不知道日常管理)