專案規劃-預算編列的意義

Mar. 8, 2020

        當專案時程安排好後,接下來就要編列預算了。一般對專案的預算,都只看到狹義的預算部分,也就是花多少錢的事。其實以廣義的專案預算來看,專案的經濟模型(包含預計的產出、投資報酬率、損益平衡點分析,如果是產品開發的專案,還涵蓋產品的目標售價與成本分析等等)

        接下來我們就來談談專案預算編列。首先先來談談專案預算的部分。專案預算大致上可以分為幾個領域,一為人事費用,其次為差旅費,再來就是試作材料費(新產品開發的專案)、管理費、技術費、其他費用等等。

        首先談談如何評估人事費用。在WBS展開時,完整的WBS應該會涵蓋任務所須要的工時,只要將工時乘以單位工資,人事費用就出來了。但必須注意的是,單位人事費用是必須涵蓋直接新資、福利待遇、管理成本等,而非只是單純的薪資部分。所以在編列專案的人事預算時,WBS的工時評估,是關鍵要素。

        其次是試作材料費。很多企業把試作材料費看的很緊,就怕工程師浪費了材料費。這種想法實在有進一步探討的必要。產品設計,如果太限制工程師在材料費上的使用權,結果ˋ工程師將無法放手的去找尋更豐富的要素,這樣的設計案自然會受到限制。再說試作材料費畢竟還是小數,對整體研發的分擔,所占比率不高,不值得太為此而傷神。試作材料費只要估個概數即可,譬如:試作機器幾台?每台試作材料費多少錢?相乘就是材料費預算。

        一般在專案的預算編列時,都會用Working sheet做底稿。Working sheet是一個2維矩陣的試算表,縱軸以會計科目為基礎,橫軸部分,有單位攔、單位成本、及階段(專案的階段,一般以月分別或是依產品開發階段別表示之,最後有個總計的欄位。現在假設我們是以月度別來估算專案預算,那每個月度與會計科目的交叉欄位的填入估算出來的需求量,再個別與單位成本相乘,就得出每個會計科目的需求預算。

        如果將試算表在加上一個實績欄位,將本來預估的計畫欄作為目標欄,每個月或是每個階段,依據實際動支數,可以看到預算的整體運用情形,就可以判斷專案進行的完成度。但因為有時動支與請款存在時間落差的現象,難免會有一點差異,個別月份來看差異是存在的,但累積來看差異就越來越小了。此點必須注意。(預算的管理,也是專案管理的方法之一,比起時程管理要全面得多,只是需要的技巧與資訊要更完整,這又是台灣專案的弱點,呵呵!)

        其次新產品開發專案最重要的就是產品經濟模型。這部分是用來評估一個新產品開發的投資效益。經濟模型裡應該包含投資項目、預估產品銷售數量、平均銷售單價、預估生產成本、銷管費用及研發攤提等。開發期間的現金流量為負數,等到產品開發完成,進入銷售階段,才開始有收入,每個月的累加項到達零的月份,就是這個產品的損益平衡點。

        產品開發的損益平衡點越短則代表投資回收越快,事業性佳的產品,反之則必須多考量。決策單位在進行產品的開發提案時,此部分應該是最重要的考量。但在評估專案的經濟模型時,也必須考慮到現值的觀念,才是合理的評估。(現值觀念對很多工程師可能不知道,簡單而言,今天的一元,五年後不能夠還是以一元對待之,因為如果這些錢沒有用,放在銀行也會有利息的收入,而且是複利計算,所以五年後的壹元的現值等於現在的壹元X (1 + 利率)的五次方。

        用文字敘述預算的編列有點困難,如果有需要範例的話,請留下email,將寄上範例供您參考。下期我們將來談談專案的成本規劃。(新產品開發專案)