Mar. 9, 2020

專案任務分配-R&R

        談完成本企劃後,接下來就來談談專案規劃中,資源與任務的分派(R&R:Resources and Responsibility)。資源規劃就是以前幾次談過的預算規畫基礎,專案負責人接到任務後,向專案的投資者申請要完成專案任務的必要資源,及這些資源要如何運用的計畫性活動。專案資源很多元,最基本的部分就是人力資源及材料費(產品開發專案)。只要這兩部分規畫得宜,專案的成功就事半功倍,反之亦然。

         人力資源規劃,不是單純的只是要幾個人而已,要讓一個專案順利完成任務,必須充分考慮到完成專案需要具備的技巧、派任成員的工作的態度、及還有多少工時可以用等等的問題,這個活動就是一般所謂的人力與能力盤點。確實掌握每個成員的專長,在任務分派時,比較有適得其所的安排。甚至在資源衝突的情況發生時,有進行資源調度的必要時,此部分的資訊也是重要的參考。

        R&R可以設計一個矩陣表來處理,縱軸部分為工作項目(WBS展開最下層的工作),橫軸部分為成員名字,矩陣交叉的格子裡,可以以斜線把一個格子分成兩個部分。斜線上方註明投入在這個工作的工時,下方則填入擔當的代號。擔當代號一般以數字的1、2、3來表示。1表示是這項工作的主擔當,二則是副擔當或是支援,3是必須被知會的工作。

         主擔當簡而言之,就是這個工作的小工頭,負責這個工作的進度管理。副擔當則是同樣分擔工作的一部分,或是支援的角色。每個項目,主擔當只能夠有一個人,但副擔當可以有很多人。這樣的做法有某種程度的風險管理的意義,可以在任何人員變動的時候,可以互相支援。至於被知會的3的部分,主要的目的是有些資訊與進度必須讓3的人隨時知道,才不至於在工作銜接上出現溝通不良的現象。而主擔當與副擔當分配的任務工時的加總,就是WBS展開的項目的工時,如此可以一目了然的掌握每個成員的任務與工時,及每個工作的工時。R&R任務分派表的設計,簡單標示如下:

     工時單位(Hr)                                    專案成員                                  小計工時

   WBS工作項目                       A         B         C           D           E     -------------------

    專案規劃                          12/1     3/2      5/2                     /3                   20

   可行性評估                           /3   15/1      3/2         /3         /3                   18

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    工時小計                          12         18         8                                            38

         上表中,從WBS展開的工作中,抽出專案規劃與可行性評估兩個工作為例。專案規畫這個工作,成員(A)投入工時為12Hr,是這個部份的主擔當(1)。而成員(B)與成員(C)為此部分副擔當,投入工時各為3Hr與5Hr。專案規劃這個工作,總共需要工時為20Hr。而(A)在上兩項工作的投入總工時為12Hr,(B)為18Hr,(C)為8Hr,總共三個人在這兩個工作投入工時為38Hr。