專案風險評估

Mar. 11, 2020

        很多人在專案風險評估作業上,都只做到前面提到的那個步驟→風險評估,接著就沒有下落了。其實風險評估只是一個手段,在資源有限的情況下,把錢花在刀口上的一個措施,讓專案依據計畫達成目標的手段。評估出風險的嚴重度後,依據嚴重度的優先順序,最主要的就是尋找預防措施,亦即一般所謂的風險對策。此部分才是風險管理的重頭戲,風險評估只是一個熱身。

         一旦優先順序排定後,針對紅色警戒區域項目,必須採取對策,以降低或是遏止風險的出現。透過內部的腦力激盪、知識庫的運用、必要的時候或是借重專家建議等等,訂定出風險的控管計畫→行動方案(Action plan)。有了行動方案,才可能與專案的日常管理結合,不會出現脫節的情事。

         風險管理表(行動方案)的內涵應該包含以下幾項:

         1. 風險項目編號

         2. 風險項目(任務)

         3. 可能的風險內容

         4. 風險嚴重度(頻率、影響度及嚴重度)

         5. 風險發生時對專案的影響範圍

         6. 風險出現的徵兆

         7. 預防風險所採取的對策

         8. 風險項目的管理負責人

         做完風險管理表後,風險控管計畫才算告一段落,接下來的就是風險控管的部分。在風險管理表製作的過程中,預防的施策手段,雖然是主要的目的,但更重要的是要找到風險發生的徵兆(找尋扣板機的那一霎那)。因為等到風險出現,最多也只能做到讓傷害降到最低,對專案的穩健度而言,不容易控制,一個不小心,可能要進入到危機管理的範疇,那就不妙了。

能夠在風險還未出現,卻已出現徵兆的時候,立即採取預防的措施,消彌之於無形,對專案的衝擊,能以預防的角度,防範於未然,才是風險管理的價值所在,否則只能算是問題分析與解決。對於有限時間與資源的專案管理來說,沒有適切的風險管理機制,相當不利。

         一旦進入風險控管程序,風險項目負責人員應該將之與專案的時程結合,日常管理中,定期提出風險管控報告,以利追蹤管理,否則會可能會造成多人挑水沒水喝的窘境。公司經營者也應該以企業的風險管理方針,要求專案經理人定期的提出專案風險管理報告,作為全公司風險管理的一環,才能算是一個健全的風險管理體系。

         另外在風險預防對策考量上,也不是一昧的只是把風險降低,不計代價。對於國家級的專案風險管理,如戰爭、太空梭任務等,風險管理的目標在於追求完美的結果,成本不是考量重點,有效性才是關注的方向。但一般企業的產品開發,最終的目的在賺錢,所以風險對策的考量上,不能夠無限上綱的,只是考慮風險排除,不計代價。有限的資源,以經濟的手段來排除可能的風險,才是風險管理的重點方針。

         有關風險排除對策的考量,下期待續。