Mar. 12, 2020

如何成為成功專案經理

        專案經理人的選用上,要考慮甚麼因素,相信很多企業經營者為此困擾不已。學歷、職位、技術、還是經歷等,各有說詞,接下來就來談談PM的適合條件。

        一個好的專案經理人是沒有行業別的,也就是說,專案經理人不一定要懂技術。因為專案經理人是一個整合性的工作者,如何讓一組人動起來,才是根本問題。再說,沒有一個人可以甚麼都懂的,依此類推,對不懂的領域,還不是空白一片。由此可以確定的說,專案經理人對技術的要求,並不是那麼重要。

這大概是大部分中國式企業老闆所困惑的一件事,也不是沒道理,個人觀察很久,發現有幾個原因不能忽略。

首先,很大一部份企業經營者都是技術出身,對於技術的自豪自不在話下,總會以過去的經驗值來判斷事情。加上企業內的專案,又都是自己熟悉的領域,卻是年輕一輩沒有的經驗,不知不覺得就會出手干預,結果老闆一句話成了鐵律。這樣的情況下,自然技術是唯一的考量。

其次,如何判斷創新?這也是很多人莫衷一是的問題。其實很簡單,老闆知道的,或是都可以很輕鬆的認定的技術、點子,應該都沒有創新的成分。企業口口聲聲要員工創新,但碰到老一輩不知道、看不懂的,就是莫名的排斥與反對,這樣的單位如何看到創新?新產品開發強調創新,過去的經驗很可貴,未來的創新可能顛覆過去,如果只以技術為重,那新的觀念就難以出頭。這方面沒有技術背景的與有技術背景的,會有不一樣的決策模式,相對的沒有技術背景的會有比較宏大的思路。

再說,技術日新月異,一日千里,技術員一旦離開實驗室,意味著技術精進不在,所擁有的技術經驗,不只不會帶來前瞻思維,可能還會阻礙新技術的發展。

最後要提醒的是,PM是個整合性工作的角色,要能有綜合判斷能力才行,遺憾的是,大部分的技術員這方面的能力相較偏弱。

以上的幾個看法,還是認為專案經理人不一定要懂技術才行。

        專案經理人的選定,可以從幾個方面來看。西方的專案經理人是以授權為管理的基礎,組織管理能力為首要。但東方的專案經理人並無法得到適當的授權,官大學問大的文化背景下,必須以人格特質為首要。中國人的領導一般是不放人事權,只有在微不足道的地方,給於一些方便,那也就算是恩惠了,更別論及對專案成員的一些生殺大權。綜觀國內的管理環境,選擇一位稱職的專案經理人的考量重點有以下幾個要件:

        1.  人才的來源(選用上的幾個基本問題)

              1). 要選用內部人才、還是必須向外舉才?

                    台灣的企業不太會用外部資源,凡事都是蠻幹、自己來,結果就是省小錢、花大錢。在企業資源不夠、或是能力還不足以應付所需的時候,解決問題的最佳手段就是運用外部資源。專案的出現,代表有其迫切性,如果為了資源因素,把事情拖了,對企業的損失將難以彌補。在可以控制的範圍,運用外部資源,是先進國家常用的手段。高鐵在建設之初,台灣沒有足夠的專案人才,不得不往外借將,這是最簡單的算盤遊戲。否則高鐵每延遲一天,就將有十億左右的營業損失,您說,能不在意嗎?

              2).要如何遴選?

                   選用專案經理人首重能力與適性。專案的特性就是不確定性高,專案經理人的壓力大,自然不在話下,如果沒有足夠的穩定度與適應力,恐難擔負重責大任。其次,專案經理人重要的是能力與自信,專業不是重點,所以遴選時,不需要太強調專業。

                   培養專業的專案經理人或許是一個不錯的方法,但如果能夠讓有能力的人,都能夠歷練專案的經驗,對人才的培育而言,是累積未來事業主管的池水。專案主管是T字型、甚或十字型的人才,給於適度的培育機會,也是人才庫存的一種方法。所以以輪調的方式來培育PM,是一種值得推崇的作法。

              3).專業經理人的生涯規劃是否已考慮進去了?

                   專案管理畢竟只是一個臨時性的工作,在組織中如果沒有一套合適的生涯規劃,專案結束後,組織歸屬感的問題也常造成專案經理人的士氣低落。如何協助人才轉向更高一層的管理領域,是人力資源部門必須為專案經理人設想的部分。

              4).企業內專案管理的一些技巧的發展是否成熟?

                   企業內部的管理技巧是否成熟,也是決定專案經理人的因素之一。國內企業大多偏向做中學的模式,所以嘗試錯誤成了典範,卻也付出不斐的代價。管理技巧成熟度高的企業,專案經理人的經驗就不是那麼的重要;但是如果組織的管理成熟度低,那有經驗的專案經理人就是成功關鍵因素了。

              5).對於專案績效考核的部分是否也考慮進去了?

                   一個效能導向的企業,績效考核是提升員工工作態度的主要手段。對於專案的績效考核,一直都是管理界還未定案的課題,如何讓專案的績效能夠與工作結合,也是組織系統建立的重點之一。

        2. 選擇專案經理人的注意事項

             1). 不要用職位或是薪資等級來選PM:能力與人格特質是關鍵,官大學問大的文化必須打破,否則專案經理人將都會變成死氣沉沉的老士官長,活力消失。

             2). 對專案經理人的考核與升遷,以貢獻度及績效為重點,非以專案的規模大小與管理的人數為考量:企業在人事升遷上,對專案經理人不只要考核其專案的績效,更應以對組織的貢獻度來衡量。主要的考量因素在於專案的複雜度有時並不取決於人數或是規模。

             3). 專案經理人不一定是組織中職位最高的,但必須授于適當的權利:適度的授權對專案經理人而言是重要的關鍵因素。雖然國內的企業授權往往不夠,但還是要提醒此一觀點。對一個借用別人資源的臨時主管,沒有適度的權限,要帶好團隊,有其難度,特別是那些職位比專案經理人高、或是資歷深的成員,更是不易駕馭。

        3. 專案經理人該具備的條件:雖然不是絕對的,但專案經理人如果有這些條件的話,會是績效較好的PM。

            1). 人格特質:

                  (1) 技能面:溝通、管理、計畫、決策、問題分析、領導及整合能力等

                 (2) 個性面:誠懇正直、機敏、彈性適應、企圖心高、穩重、熱誠等

            2). 管理才能:通才、學習性佳、組織感度高等

        至於專案經理人主要工作職掌與任務,留待下回分曉。