如何成為成功專案經理

Mar. 12, 2020

        當選擇了專案主管後,專案開始啟動,專案經理人必須先認清使命與建構價值觀。要成為一個成功的專案經理人,也必須知道為何而戰,也就是專案經理人的任務與工作職掌。今天就來談談專案經理人該做甚麼?不該做甚麼?有哪些會影響專案績效?有那些是專案經理人的禁忌?等等。

        專案主管的主要使命是完成專案的任務;而任務就是運用專案有限的資源,達成專案預定的目標;其職責在於建構一個有效率的團隊,讓團隊發揮應有的爆發力。從團隊的建立,運用管理的手段,讓專家們發揮最大的能量,來完成專案的目標。因為動用到的資源的主角是人,所以價值觀的建立,是讓成員激發最大激情的無形關鍵要素。

        要完成此一艱鉅的任務,首先要釐清專案主管的功能與執掌,才能夠有個依循。也才能夠有個合理的績效評估。一般專案主管的重點功能有以下幾點:

        1. 明確專案的任務與業務關係

        2. 制定團隊的業務運作程序

        3. 明確團隊成員的權責(任務分派)

        4. 提升團隊成員的業務能力

        5. 專案主管自我能力提升

        一個稱職的專案主管,是一個溝通與協調的角色(Coordinator),有效的溝通,是PM不可或缺的條件。專案主管溝通的對象很多,而且也各有不同的目的。專案主管的溝通對象與目的整理如下:

        1. 專案委託者:專案的進度報告與必要時的支援請求

        2. 專案成員:下達指示與接受報告,以確保專案進度與品質

        3. 功能主管:資源配置上的狀況溝通,及必要時資源及專業的協助請求

        4. 其他專案主管:資源狀況的情報交流,與資源衝突時的協調

        5. 專案事務局:資源及問題的彙總,及整體狀況的情報共有

        一個好的專案主管,除了必須具備多種管理技巧,某些程度的人格特質也是身為領導者的修持。因此專案主管人格特質上的能力,也是績效加分的利器。專案主管如果能做到『3N』的境界,將會使專案更易掌控。『3N』簡述如下:

        Navigator:以進度與課題為核心的管理舵手

        Net-Enabler:強化成員士氣與能力,提升專案績效

        Negotiator:透過溝通協調完成任務

        專案主管為了讓專案順利達成目標,取得相關利害關係人的協助,也是成功關鍵要素之一,所以必須隨時注意與利害關係人保持互動的關係。專案主管與利害關係人的關係維持,有以下幾項重點:

        1. 取得功能部門主管的支持:無論在資源配置上,或是專案技術上的協助

        2. 隨時確保上層主管的關注:對於組織內有一些雜音或是抗拒出現時,上層主管的關注,常是事半功倍的特效藥。

        3. 充分讓顧客了解專案的進度:隨時讓顧客了解進度,可以避免中途不必要的變更,或是一些不瞭解所衍生誤解的情事。透明化的進度溝通,有助於減少專案的猜忌與不安。

        4. 以專案會報來取得他部門的信任:讓他部門對專案的了解越多,共識的建立將越有效。

 

        另外,不確性高、變數多的專案管理,要成為一個成功專案主管,也必須有一些作為。成功專案主管的幾個關鍵有:

        1. 充分掌握專案成員的各項資訊

        2. 充分掌握專案的里程碑與時程

        3. 專案的任務與目標

         4. 與相關部門或組織的關係

        5. 專案的範疇

        6. 專案的限制條件

        7. 系統轉換的必要條件

        8. 專案的風險與課題

 

        下期咱們就來談談專案的控管技巧