Mar. 12, 2020

有效的管理-Reporting system

        了解完了專案經理人的一些能力需求與特質後,接下就要進入專案的控管程序了。

        專案的控管牽涉到的範圍很廣,計畫只是一個規劃案,紙上談兵的策劃工作,要讓專案順利完成,還是需要有足夠的「執行力」才能成事,如何完成專案的任務,是專案主管的主要工作。

        專案控管的重點是甚麼?相信是讓很多專案經理人困惑的部分。如:新產品開發專案,該把重心放在技術?成本?還是....?等。在日常的管理上,要很巨細靡遺的盯著每個成員的進度,還是透過授權,只要把握重點即可?這些都是專案主管必須面對的問題。如何控管?

        首先,一個專案主管控管的重點有以下幾個方面,分別為時程、成本、品質、組織管理、風險管理、決策管理、資訊管理及創新管理。簡述如下:

        時程控管:

        時程是專案管理的首要,時程一旦出了問題,所有的問題將會接踵而來。相對的,時程也受到所有問題的干擾,而產生一些變化。專案的特質就是在限定的時間內,以有限的資源,完成特定的任務。因此專案的時間是不該順延的,要想有效控制時程的管理,就必須從基本功談起。

        時程控管必須先從專案規劃的品質談起。在資源分配時,如果沒有充分的掌握成員的專業技巧能力與手頭上可用的工時,以一個蘿蔔一個坑的方式來分派任務的話,專案進行中資源衝突現象自是難免,骨牌效應常會扳倒所有的專案。

做好每個成員的工時管理,是時程控管的第一步。每天花多少時間執行業務?各種業務的時間分布與有效工時與無效工時的分析等。有一個精確的工時管理,才可能隨時檢視計劃的精度與工時的品質,提供持續改善的素材。可惜中國人的社會裡,對工時管理有著潛意識的抗拒心理,特別是工程師。也因此在專案管理的範疇裡,對工時的模糊概念,讓專案的時程管理只能靠運氣。順利完成是運氣,專案推遲才是正常的怪現象。

        專案時程控管的首要在於Reporting System。專案的節點多,如果沒有一個有效的Reporting System,單靠定期或非定期的專案會議,是無法有效的管控到專案的細節。Reporting System是專案溝通的基礎平台,能夠讓專案的管理節點透明化,才可能讓專案管理與日常管理結合。

舉個例子來說明,成員A有個業務(Task),在星期一必須提出圖面,以供採購詢價與評選供應商。由於上個禮拜的忙碌,這個工作在多日加班後,總算於星期四趕了出來。星期五例行的專案會議時,這個業務看起來是結案了,如果專案主管不夠老練的話(其實除非成員自行申告,否則無從得知),就在行事曆上註記結案。

        在當週這件事情是結案了,但問題並沒有被提出來討論,其實在行事曆中是推遲三天的,這部分要等到下游單位碰到問題時才會被提出來檢討,但造成的推遲已無法挽回,專案就是這樣的反覆著。

        那如果在當週的專案會議中有被提出來討論的話,是否就沒有問題了?問題並沒有解決,還是有三天的推遲。這種問題如果只靠專案會議的檢討方式,是無法產生效果的。要有效解決此類問題,只有Reporting System的建立。才可能發揮管控的效果。

        也就是在A君發覺到星期一無法完成任務時,就必須主動提出報告給PM。報告整個狀況與可能推遲的時間,並將報告Copy給相關人員。PM依據此份報告做一適當的判斷,以判斷對專案的影響,必要時召開分科會,討論進度確保的方案。這種讓成員自主管理的做法,才是專案成功的關鍵手段。在Reporting System裡,成員撰寫Status report的習慣,與自動申告的機制,缺一不可,如此PM才可能隨時掌握專案的進度。

 

        下期將介紹專案的品質管理。