Mar. 13, 2020

專案預算管理重點

        專案管理的成本控管還有一塊很重要的部分是預算管理。對於量大、產品壽命短的產品而言,因為加速折舊的因素,開發預算的控管並不是一件很重要的事。但在一般的公共工程中,預算的管理是一件重要的管控點。

        專案的預算管理,幾個基本原則必須注意,其分別為:效率化原則、制度化原則與可靠性原則。簡述如下:

        效率化原則:預算控管牽涉到資金的運用,自然該小心,但管理的最終目的還是為了賺錢,如果為了管理,而花了更多的錢,那不如不管理。但不管理並不意味著放任與不管,而是在一個授權的範圍之下,讓專案經理人有充分的管理空間,以加速管理的效率,是必要且不可避免的。凡事都要依制度來,那專案管理的意義也就蕩然無存。專案管理之所以有效率,授權與彈性的運作是關鍵因素,預算管理也不例外。再說預算在專案立案的時候。已經經過嚴謹的審核程序,如果還要加上一道執行管控程序,無疑的是疊床架屋,多此一舉。

        制度化原則:一個成熟的企業,制度化是評量的首要關鍵。如何讓預算管理制度化,而非事事請示的預算管理,專案的價值才可能呈現。可以這麼說,沒有授權就沒有專案管理。

        可靠性原則:預算管理很重要,但是如果財務部門提供的數據本身的準確性有問題,那管理的意義也就不存在。一個有效、可靠的數據管控,永遠是管理的基礎。數據是一種事實的要素,理論上沒有可靠性的問題,但一般會計管理,是將數據整理成資訊的作業,如果這個過程出了問題,那數據的正確性也將隨之走樣,如何讓人信任?

        預算管理有時也有其無法突破的部分,譬如說,在產品開發專案中,採購一些部件,預算動支了,可是供應商卻還未來請款,此時報表呈現出來的數字是不夠完整的,如果依據這樣的報表來判斷專案的進度,管理精度自然存疑。要做到精確的管理,又必須有一專門的預算管理人員來處理,問題是對一個中小企業,其必要性就值得商榷。

        預算管理的重點在於有限的資源內,發揮資源最大化效益。當專案經理人動支預算的時候,必須很清楚的了解到,預算動支與專案進度的連動關係,如此才可能從預算動支上看到專案的進度,也才可能做到精確的預算管理。

        至於預算管理的頻度為何?則要看專案的大小而定,不可一概而論。一個三個月的專案,如果採取月度別管理,那專案主管未免太粗線條了;但如果一個三年的專案,每週盯著預算不放,這個專案經理人必定是個神經質的主管,大家都不好受。所以依據專案的生命週期來看管專案預算,應該是一個可以放諸四海的準則。

        一般預算管理報表會有幾個重要的元素,一為預算目標值,一為預算實績值以及預算得動支時間。有些人會在報表中加上一欄累積消化實績,以判斷預算的動支情況。這個報表端看企業自己需要何種資訊,目的為何來決定。當然也有人會增加一個欄位,剩餘預算數,以確定還有多少預算可以花費。總之只要有目標數與動支數,再加上剩餘數,那也就夠了。

 

        本期談到此,下期就來談談專案經理人最頭痛的時程管理