Mar. 13, 2020

專案時程控管

        案的時程管理,大概是全天下參與專案的英雄好漢所共憤的一件事了吧!Scope定義了、WBS也做了、任務分配也都照著步驟來,管理也是時時關注著…,但專案還是不順,遲延似乎是專案的一個不可避免的宿命!

        其實專案管理本來就有很多異於常態(變數)的現實,用一般的管理來看待的話,困境就只能當磨練,推遲反而是正常了。專案管理要不推遲是有其極大的難度,但並非不可行。這其中除了專業的技巧外,客觀因素舉凡文化背景、成員的專業能力、時間的調配、在加上專案本身的目標壓力、外圍配合單位的種種、與企業的管理政治等因素,只要一點閃失,都可能左右專案的成敗。事事本難料,卻必須事事掌握好,這就是專案管理的難處,也是專案管理的價值所在。

        依個人多年經驗,影響專案管理時程最大的因素並不是管理面的問題,而是領導不理會客觀因素,霸王硬上弓所帶來的衝擊,嚴格講,文化面的問題比技巧面的問題大多了(無形VS有形)。到底專案的時程管理該如何做,今天就來談談此一部份。

        專案時程控管的首要原則,在於時程資訊的透明度。這裡所指的資訊透明度,並非只是電腦上的一些甘特圖、或是PERT等圖號,是指整個專案的進行過程中,是否每個節點的控管,都能夠很清楚的掌握狀況(資訊共享、問題共有)。

        聽起來有點籠統,也好似沒有甚麼學問,其實難度挺高的,特別是對東方的專案經理人而言。專案的資訊,涵蓋每個成員的工作負荷、工作進度、工作的品質、節點與介面等等。譬如說,有個成員因為存在技術上的問題,某個工作受到影響後有所推遲。個人很認真的經過幾天的努力加班,總算把問題解決了。在時程上來看,萬事OK,西線無戰事,其實對專案而言,已經隱藏了諸多的問題而不自知。

這個工作是完成了,卻花了許多額外的工時才完成,是這個成員的能力有問題?還是技術有瓶頸?這些問題如果沒有澄清,往後的日子可能會出現甚麼變化,恐怕都很難掌握。如果成員的技術能力有問題,更不能等閒視之,必須立即與其功能主管商談如何補強、或是有何對策,否則牽一髮動全軍,整個專案受到影響自是難免。

        其次還有一種情形,某個成員因為受到一些其他專案的干擾,一個工作推遲了幾天。為了趕在星期五專案會議時能夠結案,連續加了幾天的班,總算把事情弄妥了。在星期五專案會議中,這個工作很容易的就被以Close來結案。看起來都很順利,其實已埋下問題的種子了。下游工程的人已受到這幾天的影響,必須有所調整,否則問題只是往後推而已,這些都是資訊不夠透明所致。

        其次專案時程控管的第二要務是成員的自主管理能力。一個能力再強的PM,要靠個人的力量與電腦的輔助,想要管好專案,只能說是事倍功半。每個成員的「承諾」與「自主管理能力」,才是最簡易的管理手段。遺憾的是在國內很大部分的企業對專案的培訓並不是很有體系,工程師年輕化的結果,一些對管理都還陌生的成員,只有靠土法煉鋼來執行任務。嘗試錯誤的結果,撞得鼻青眼腫的,主管也無奈的只有一昧的要求以加班,來彌補工作的無效率行為。久而久之,管理的重擔都落在PM一個人身上,稍微有一個不小心,專案斷線是稀鬆平常的事。

        下次待續。