專案時程管理

Mar. 13, 2020

        甘特圖,是一個最普遍被使用於專案管理的工具。比起PERT或是CPM,甘特圖顯然知名度高多了。不可諱言的,甘特圖確實是一個相當好用的工具。可是要利用甘特圖來控管專案時程,沒有三兩下子,恐怕還不容易做到,到頭來,很多人都對工具失去信心了!

這點我要建議專案經理人,工具永遠只是輔助性的東西,管理的原理原則弄通了後,任何工具都是一樣。當然每種工具被設計出來,都有其獨特的一面,但最終目的都是一樣的→解決問題,達成目標。一個沒有好的內力的練武者,既使倚天劍、屠龍刀在手,也發揮不出稀世珍寶的功力。如果把管理的原理原則弄懂了,工具就如高手手中的倚天劍、屠龍刀,能夠襯托出高深的內力,工具的爆發力就能夠充分的顯現。

        甘特圖的優點在於簡單、明瞭,不像CPM或是PERT有點小複雜。但相對的甘特圖也有其限制的部分。譬如:每個工作與工作間的相關倒還可以,離得遠一點的工作間有沒有甚麼互相關聯的部分,就不容易看得清楚。因此要從一個節點的變化來推估整個專案的進度,難度頗高。這部分PERT或是CPM相對來得容易與精確。

        今天來談談甘特圖的用法。甘特圖是一個矩陣手法,由縱軸的工作細項、與橫軸的時間軸構成。時間軸可以以日、週、月、季甚至或是年來規劃,完全依據專案的大小、時間長短來決定。縱軸的部分,依據WBS展開的工作細項,依其階層展開。一般第一階的項目大多是專案的里程碑,如果專案展到此一階層,大部分是用來作為報告用的,此種甘特圖不是用於管理上。

        甘特圖的畫法也有幾種形式可供參考。一般最常見的是計畫用虛線表示,而實際進行的實績,以實線在計畫線下,依進度延伸,畫在下面,如此就可以一目了然的判斷進度的進行狀況。另外有人喜歡在計畫線的兩端,標上符號。譬如空白的圓圈、或是三角型等。如果該項目開始展開活動時,則在開始的時間點將符號圖滿(成為黑點),直到該項目結束時,在結束的時間點塗上黑點,如此一對照,就可以清楚的看到所有的進度狀況。

 

        用甘特圖管控專案進度的常見問題,在於往往只做到結果管理,也就是都在項目的結束點進行確認。結果正常完成那還好,如果是未完成(大部分都是如此下場),則就必須用到後面的時間來補救。這時沒有合適的解決方法,或者PM無法掌握問題的所在時,則往後的時程,就會因此受到影響而順延,結果當然就是沒完沒了,Delay收場。

        這種情形的主要原因出自於結果管理所致,一翻兩瞪眼的現象也就難以避免。那如果採取TQM(全面品質管理)的過程管理方式又如何呢?如果WBS展得不夠細,或是沒有一套合適的任務分派的話,成員對自己工作的管理恐怕不易做到管理的境界,那也就無法管理了。這也就是甘特圖的工具特性之一,換句話說,要操作好甘特圖,PM及成員的自主管理能力,與當時計畫(WBS、工時及業務規格)的品質都是重點(這也是個人很推寵專案人員的事前教育訓練的意義所在)。

        那到底要如何運用甘特圖來管控專案進度呢?除了計畫品質外,管理上的一些技巧,也是成功關鍵。接下來就來談談如何管控進度。

        一般PM都是利用在專案會議中來檢討進度,這種做法恐怕無法得到預期的目標,所以建議PM放棄這種方式來管控進度。首先,先把專案會議的任務修正,一般都以為專案會議就是在檢討進度與解決問題,這是一個似是而非的觀念,必須調整。不管再大的專案,或是多小的專案,所有的管理都是從日常管理做起,也就是說管理的基本是日常管理。如果無法作到日常管理,只靠專案會議想要管控專案進度,恐怕緣木求魚,不可能的任務。

 

        由於篇幅的關係,明日待續。