Mar. 13, 2020

專案自主管理的重點

        要做好專案的時程控管,工具是一個因素,方法也是一個重要因素,最重要的是企業文化是否已經達到專案管理導向的要求,才是關鍵的成功要素。為何企業文化會與專案管理有關?試想如果同仁沒有寫報告的習慣,沒有自動申報任務的念頭,沒有自主管理的觀念,凡事只靠PM一個人,那只有累死PM而已,無法成事的。

        這幾個關鍵要素中,又以自主管理與自動申報為首要。當然如果沒有輔以寫報告的習慣,空泛的口頭說Yes 或No,只會徒增困擾,於事無補。

        首先我們不彷再回味一下專案任務分配完後,每個成員必須依據接受的任務,作成「業務規格書」,這份文件的用途在此就可以發揮其價值了。「業務規格書」上有工作的Input、Process、Output及工作完成的判斷基準等。成員應該在專案的任務起始時間,向PM提出工作申報,讓整個時程隨時處在一個日常管理的狀態下。如果有任何狀況,可能影響到工作的起始,也該在開始的時候就反應出來,而不是等到時間到了,工作還沒做好時再來討論。

        PM依據成員的申報,隨時做好最佳的判斷,其中是否有哪些項目有問題,要採取何種行動。對於已完成的工作,品質是否都依「業務規格書」上所記載的內容?除了工作的品質外,花費了多少成員的時間完成的,也是PM必須注意的事項。(此點常被PM忽略掉了)一個照正常工時完成工作的,與一個加了幾天班才完成工作的,其意義自是不同。這也是PM在資源管理上重點項目之一。

        其次對於尚未完成的工作有哪些?是否一切都在掌控中?還有多上的資源可以調配等?都是時程控管不能忽視的部分。

        如果PM習慣以專案會議來控管時程,那就要建議如何運用專案會議來管控進度。首先一般例行的專案會議大都以PM為主軸,針對每一個成員的進度進行檢討。這樣的做法很可能得到的結果是,一堆人在討論問題,另外一堆人又是另一個戰場,原因無它,事不關己,因為PM檢討的不是自己。其實專案會議存在的目的,是讓成員間互相確認進度與討論問題,而不是為PM而設的。但往往專案會議的主角都是PM一個人。

        專案會議的進行方式,建議讓成員一一的針對個人的進度,進行進度彙報。彙報的內容應該涵蓋當期為止的懸念事項及處理狀況、當期計畫與實施狀況、有何問題點(如果沒有照進度進行者)、預計採取的對策及整體的評估等。

        為何要讓成員報告?主要原因在於專案的成敗在於每個環節的連結,成員間的承諾是成功關鍵。所以每個工作的成敗,關鍵到其他下游工作的進度,檢討是報告給其他成員知道自己的進度,而不是針對PM而做的。(PM該掌握的在日常管理中就該完全的掌控,要等到專案會議再來確認,那甚麼事也不用做了)這樣做才能看到Team Work的精神,否則永遠只看到Team,沒有Team work。

        在每個成員報告自己的進度時,如果有所延誤的時候,成員間該以如何挽回而討論,真的無法挽回,需要資源的支援時,才需要PM出面協調。PM是資源的運用者,所以必須隨時以最佳的調配為原則,讓專案順利進行。

        當所有的成員自行會報完後,PM依據會報內容,進行Action plan的整理,將所有的問題制做成Action plan,以利會後的跟催。最後PM還有一件事要處理,就是針對下一期的進度,再進行資源的確認。此時的確認,切記勿以『有沒有問題』的問話來確認,應該請教成員下一期的工作內容、及準備如何完成?需要何種支援等問題來確認。

        這樣的做法意義有幾點:

一為要求成員針對未來的工作進行計畫、

二為確認成員是否都已掌握工作重點、

三為確認資源是否足夠、

四為確認整體進度是否可以如期完成。

經過這樣的確認後,在下期的專案會議中,就可以知道成員的自主管理能力了,也可以知道該如何調兵遣將。

        或許您會問,要這麼麻煩嗎?如果不這樣做,我不知道還有何方法能夠讓專案順利完成?

 

        下期待續