Mar. 13, 2020

Review & Preview

        昨天談到透過專案會議追蹤進度的部分,除了Review外,還必須做好Preview,才有可能正確掌握整體進度。但要特別提醒PM,專案會議是用來Double check,而非確認當期進度。也就是如果沒有充分的做好日常管理的話,單靠專案會議來跟催,絕對無法做好時程控管。因為一來不可能每天開會,那會累死人;二來等到專案會議召開時,很多的問題已經都成過去了,每次的開會都只有在處理過去的事情,那專案如何順利進行?

        至於Preview的功能,可以讓每個次期的進度,都攤在一個細部計畫下來管理。有人會問,是否有了Preview後,專案就可以順利了?其實不然。因為Preview的方法與成員的其他專案的干擾,如果沒有多專案管理的概念的話,也是以管窺天,難成其事。但最起碼可以讓成員的自主管理能力提升,絕對錯不了。

        那Preview有哪些重點?首先,讓每個成員針對次期的工作,作一細部的展開,主要是看計劃的邏輯與資源(時間)的配置。其次,如果成員的計畫看來不是很讓人放心,那就請教一下是否有哪些可能預期發生的問題,與準備如何對應?

        這樣全部Preview一遍後,PM可以心裡有個譜,那些工作可以放心,哪些需要多加注意,甚或需要請求功能部門的協助。等到下一次專案會議的時候,這時Review的不再只是當期進度而已,同時也在Review成員的自主管理能力。

        譬如說,上次專案會議時,某A成員認為自己的工作沒有問題,結果還是出了狀況。這時PM就該特別指點這位成員,是計畫不夠周延、還是突發事件引起、還是....?總之,如果這個因素沒有弄清楚,就貿然的接受沒有做好的事實,列入Action plan跟催,那Preview的意義也就蕩然無存了。這個部份才是Preview與Review的重點,也是提升成員自主管理的價值所在。

        專案會議是一個PM的舞台,管控進度的平台。如果PM沒有善用或是不會運用這個溝通平台,要做好專案主管的工作,恐怕是不夠的。最重要的,專案會議是讓PM隨著進度的進行,與實際的狀況,衡量資源的狀況,做最好的決策。換句話說,PM的任務達成上,專案會議是一個重要的舞台,但是也要有一些管理的訣竅(Know How),才得以奏效。

        如何運用Preview與Review的手法,配合甘特圖的特性,將會是一個透明化的專案管理,那對專案主管而言,無疑的不只是完成任務而已,幫助成員提升管理能力,也是PM的另一種價值的呈現。

 

        待續!