自主管理的重點

Mar. 13, 2020

身為一個PM,要把專案的時程管理妥當,必須要能夠面面俱到,才可能竟其功。雖然很多人取得了PMP的國際認證執照,結果專案還是無法順利完成,其原因就在於太強調工具,而忽略了客觀現實。一個成功的專案管理,客觀事實雖不是主角,但您必須面對,逃避不了的。

        現在很多PM會用Microsoft的Project軟體來管理專案,這套軟體的功力之強,自不在話下,但為何用上去後,反而覺得礙手礙腳的?理由無他,工具畢竟還是工具,沒有管理的基礎,工具出了狀況的時候,反而更難收拾。譬如說專案成員對自己工作的掌握能力不足,就是一種傳統的工作態度,要讓這樣的成員主動的上傳(Upload)進度,不只無法讓PM看到整個專案的進度,還可能會出現誤導的情事發生。這並非軟體的錯,也非軟體可以幫得上忙的,只因為成員對專案管理的理解與自主管理的能力不足所致。

        要想讓專案成員能夠自己承諾,自主管理進度,讓成員養成隨手寫報告的習慣(Status report),是最簡單又有效的方法。當然寫報告有很多人會認為費時間,也不知要寫甚麼,寫了會有用嗎?等等的疑問。但如果一份工作進度報告都不會寫,既使拿了再多的PMP執照,專案不推遲,那是不可能的事。

        現在Notebook方便,很多PM都利用Notebook來控管專案進度。這是一個很好的工具,但我要建議所有的PM,在PM的頭腦裡,應該隨時都有一幅時程網路,哪些是關鍵要徑上的關鍵點,互相間的關聯又是如何?應該要隨時記住。凡事太依靠Notebook,出了狀況,沒有Notebook還無法確認,這樣的PM要想成功,未免太一廂情願。

        在輔導的過程中,曾經碰過一位小兄弟,成員中的機構工程師有個項目delay了兩週,在檢討過程中,我請教PM這樣子對整體專案會有多大的影響。沒想到PM居然說他要回去拿Notebook。我問他為何?他說因為資料都在Notebook中,他要打開電腦才知道。相信這絕不是只有這位小兄是如此的想法,很多的PM都有類似的觀念。如果凡事都要靠電腦才能做事,那哪天電腦壞了,是否專案就要停擺?這絕非正確的做法,電腦是工具,幫助PM的工具,在PM的腦海中,那份時程表才是最重要的。

        有的PM或許會質疑,小專案還可以,一般的新產品開發專案,規模都那麼大,PM怎麼能夠記得清楚。是沒錯,整個進度的複雜度,絕非簡單可以記憶得了的,但最起碼前後兩週的進度,無法如數家珍的放在腦海裡,這樣的PM是還不夠條件的。因為PM必須依據隨時進來的資訊,做最佳的資源條配,這些事都只能靠經驗與智慧的結晶,而非電腦。

 

        那成員寫Status report的意義又何在呢?