Mar. 13, 2020

Status Report

        為何說成員寫Status report也是專案時程控管的成功關鍵要素之一呢?今天就來談談此一部分。

        中國人沒有隨手寫報告的習慣,工作的交代都是用口頭,很不科學、籠統的含糊帶過。聽的人很難精確的掌握到結果的品質,積極一點的人會追問到底,但得到的常常是一種雞同鴨講的對話。所以很多人都懷疑,一個不懂技術背景的人,如何帶一個新產品開發的專案。相對的比較不夠積極的PM常就會模糊的帶過,結果可想而知,情況是越來越糟。

        寫報告,特別是Status report,是有多重的好處與意義。以下就簡略說明寫報告的好處。

        1. 整理工作的進度與做好資源規劃:21世紀由於多樣化與個性化的需求,多專案同時開動的是無可避免的趨勢。一個人手頭上有多個專案同時在執行,如果沒有很好的工作整理方法,牽一髮動全軍,骨牌效應將使得所有的專案,因為一個專案的遲延而受到影響。每天養成寫報告的習慣,可以整理一整天的工作進度,同時也可以隨時掌握進度,調整有限的資源。必要的時候就應該提出請求協助,請記住,這是一個團隊,不是個人的問題,面子不是重點,讓專案完成才是使命。

        2. 問題解決與沉澱:整理每天的進度時,可以同時檢討每天的問題點,自己如何解決。如果問題沒有被解決,那該如何處理等等。有這樣的習慣的成員,或許有人會覺得是個麻煩製造者,但是要做到此一境界,專案的進度才可能依計畫進行。另外寫報告的另一個好習慣是,會真正的讓每個人的經驗與智慧沉澱下來。試問諸君一個問題,有哪位可以告訴我,六個月前做了哪些事?相信答案是否定的,能夠記得兩、三分的人已算不錯了,大部分都已忘得一乾二淨了。每天被忙碌的工作追得根本無法想到以前做了些甚麼,船過水無痕的結果是,問題老是重複的出現,無法只繳一次學費就好了。但是如果有寫報告的習慣的話,既使時間再長,只要攤開報告,都能夠記得一清二楚。這就是因為寫報告的過程中,在整理過程的思路時,整個過程得一點一滴,都沉澱在腦海中了,所以寫報告的習慣是成長過程,不可忽略的一點。

        3. 工作交接的記錄文件:在一個組織裡,每個成員都不離職或調動職務是不可能的事實。但專案裡頭,成員一旦離開,工作銜接方面勢必帶來很多的困擾。如果沒有文件或是一些資料來交接,承接的人不只辛苦,往往還要花很長的時間去了解前人的工作內涵,造成專案的另一種推遲的現象。如果有隨時寫報告的習慣的話,人員異動的時候,可以將此種現象帶來的傷害,降到最小範圍。同時這些文件,將來也都是專案的寶貴記錄文件。

        4. 專案進行過程的歷史數據:中國人常常講的一句話:師傅帶徒弟都會留一手,所以到最後都失傳了。這種話只是一種片面之詞,不足採信。其實這種現象的發生,是因為沒有記錄,靠口述的方式,沒有人保證所傳授的東西是百分之百的完整的。要解決這種問題,技術文件的管理就是一個必要的手段。而技術文件管理的第一步,就是要養成寫報告的習慣,及懂得如何寫報告。

        Status Report既然這麼重要,那要如何寫?寫報告會不會浪費很多時間?等等的問題都將會接踵而來。寫報告當然要花一點時間,但絕對不需要花費很多的。會花費很多的時間寫報告,常是方法不對,要不就是等到全部做好再來整理,所以很多的數據與過程都要再回憶,自然會花很多時間。如果每天或是隨手記錄過程,那不就是報告的重要數據,最後只是整理一下而已,花不了多少時間的。再說本來寫報告就是工作的一部分,這些工時是必須算在計畫內的。

        那一個好的Status report須要有哪些內涵?聽起來有點複雜,其實很簡單,主要涵蓋幾個部分。

        1. 懸念事項的處理狀況:到目前為止,有哪些問題還被懸在半空中的,這些問題因為已經吃掉未來的資源了,所以要列為第一優先來處理。最主要得是要看到問題解決的方向,才可以放心,否則PM該找個時間與成員或是功能主管,好好的研究解決的方法。

        2. 當期的計畫內容與執行狀況:本期的預計工作內容、計畫投入的資源等。與執行的過程,是否都依計畫進行,結果如何?

        3. 有無問題?如何處理?對專案的影響有多少?在執行計畫過程,有無碰到問題?結果如何處理?這樣的問題對專案的影響有多少?這部分該是PM最要關心的部分,因為只要這種資訊出現時,PM就可以依據擁有的資源做一些必要調整的措施,否則等到事情過去才看到問題,甚麼事也做不了。

        4. 有哪些問題需要與其他成員溝通或是協調的?在碰到的問題中,有哪些事關係到別人的業務的,或是由別人所引起的,必須採取何種措施?此部分可以看出成員對整體進度的理解度,也可以讓PM隨時掌握成員間的互動情形,適時給于必要的支援。

        5. 本期花費多少工時與預算?到目前為止的預算與資源消化情況的掌握,有助於PM的資源管理。此部分看似簡單,其實最難做好,因為一個沒有做好工時管理的企業,要工程師填寫每天工時的運用,常是籠統與模糊的。這部分希望能夠精確的填入花多少時間在哪些科目上?包括加班的工時,並同時養成自我評估的習慣,以加強成員的時間管理能力。

        6. 下期的主要工作計畫與資源的配置是否妥當?下期的工作計畫,與預計採取的行動方針。資源的配置是否恰當?等等

        7. 有無請求支援的事項?如果明顯的看到自己的努力已無法完成任務,有無需要上級支援的部分。不論是人力資源、時間或是預算等,有必要的話應該及時提出,再提交PM做通盤的判斷與決策,以確保專案進行的順暢。

        這份報告應該是工作到一個段落(如果採取週報的模式的話就是週報),或是每天的一個進度整理,養成這樣的習慣,對每個工程師而言,是成長過程最有效的手段。