有效的專案會議

Mar. 13, 2020

        很多人還是有一堆的困惑,都照Review及Preview這個原則在處理專案進度,也有寫Status report,為何專案還是不順?

        沒有實際掌握到一些數據或是實際掌握那個情境,很難一概而論的指出到底問題出在哪裡,但是可以肯定的說還是有問題的。從多年從事專案管理與當顧問這麼久的經驗來判斷的話,問題可能會出現在幾個方面。簡述如下:

        1. Review的方式與品質的問題。

        一般總以為Review就是確認一下進度都完成了沒,有則打勾,給個Close的信息,沒有就討論一下,有何問題?該如何處理?到最後總是給個日期,列出一個行動計畫,就pass過去。

        這些看起來都是正確的SOP,那有何問題?這樣的Review只是檢討到時程的『量』的部分,對『質』的部分卻沒有多大的著墨。首先談談工作完成,是在一切正常的狀況下(時間、資源與產出)完成的,還是額外的運用一些資源下才完成的?完成的品質是否確定都符合專案需要的品質水準?更是不可忽視的一環。

很多本身不是工程師出身的PM會抱怨,對專業的理解太少了,如何判斷產出的品質?此部分也是Status report的另一個價值所在。如果PM會善用資源,功能主管也懂得如何支援專案,那成員的Status report要送出前,主管能幫忙看一下的話,產出的品質自然可以確保,如果有甚麼狀況的話,主管也可以提供一點意見與協助,如此才能發揮矩陣式組織的價值。

        至於如果沒有按照正常計畫完成的情況,則必須有更深入的問題分析與解決,才不至於只落得遞延的現象發生。首先當然要判斷的是問題的嚴重度。根本性的問題或只是拖延一點時間的問題,隨著問題的嚴重程度,解決的方法自是不同。碰到問題,對PM而言,最重要的不是問題的本身,而是對下個工作的影響有多少,對整體的進度的影響有多大,所以在問題的判斷上,必須有更全面、深入的確認與掌握。

        2. 如果專案會議常被問題拖住,時間拖長後,成員間就會開始出現電話干擾與進進出出的現象。在這種情況下,成員靜不下心來開會,有一搭、沒一搭的,自然無法有系統的繼續下去。一個經驗不足的PM,此時常會受到現實的影響,草草結束Preview的步驟。如此一來,Preview就形同虛設,只是樣板文章罷了,自然看不到成效。

        衍伸出來的問題是,PM如何掌握專案會議的進度與品質,也是關鍵成功要素之一。會議老是推拖,會帶給成員「會無好會」的感覺,自然無法全心投入。加上現代人手機(不要以為接電話不對,有時甚至是老闆或是主管的電話,不得不接)的干擾,會議的程序是片斷而無效率的。所以如何不讓專案會議的時間推拖,也是專案主管必須面對的重要課題。

        為何專案會議都無法照計畫結束?如果連一個會議都對無法掌控,更遑論整個專案的控管。大部分的專案會議之所以會拖,一來是成員的會議紀律不夠。電話是最大的元兇,主管往往也是問題的來源(會在會議中要求成員處理其它的事情),加上公司的企業文化(如果沒有很好的專案概念的公司,專案會議是不會受到上級主管的重視,所以開會中受到干擾,司空見慣)。這些都是環境面的因素,比較不容易下手,但還有一部分是出自專案本身的問題,卻常被PM忽略,這個部分最起碼要先解決。

        在專案會議進行過程,一定會有一個Agenda,也一定會有時間分配。但這個時間分配似乎都只是聊備一格,往往與實際進行的情況脫節。所以成員感覺到浪費時間的心態下,自然就不再投入心力了。那為何會出現無法照議事程序來運作?最主要的原因是,PM常常把專案會議的時間拿來Trouble shooting。您或許會說,專案會議不是就是用來解決問題的嗎?其實不然,我在前面已提到過,專案會議只是用來Double check,管理是在日常管理體現出來的。就是因為我們把專案會議拿來當作解決問題的場面,自然時間無法精確的估計,一個棘手的問題出現的時候,就會拖了很久,無法控制。

        那問題出現了要如何處理,總不能放任不管吧!沒錯,問題一定要處理,但在會議室是解決不了問題的。再說每個問題也不見得都與全體成員有關,如果在專案會議裡討論個別問題,就會出現一個會議事裡有好幾組人在談事情的現象(不相關的人就會自行討論其他事情)。此時就該知道這些時間都是浪費的。

        那要如何處理?首先要明確確實是一個問題,確定牽涉的範圍與問題的影響度後,指定相關人員,於會後另闢戰場,針對此一個別問題,進行問題分析與解決,如此才不會讓專案會議的時間失控,也才是比較正確的問題解決方法。此種會議一般稱之為「分科會」,是由相關人員以解決問題為目的所召開的會議體。「分科會」結束後,前提是必須要把會議的結論告知全體成員,如此才能夠做到資訊共享與問題共有的境界。

        如果能把握此一原則,PM依據Agenda的程序進行議程,嚴格要求成員在專案會議時間內,專心投入在會議議題上。只要會議時間不拖延,成員的時間可以掌控的話,自然就會有好的結果。

        因之,如何控制好專案會議的議程,是專案管理成功的第一步。