如何提升專案的速度感

Mar. 13, 2020

        專案的時程控管,除了對現況問題的掌握外,在一個時間只會遞減,無法遞增的情況下,每一個零碎的時間對PM而言,都是很可貴的資源。所以PM在專案會議檢討進度,或是日常管理的進度控管上,只要看到有些成員在時間上出現空檔,或是有些工作進度超前,PM如何把這些超前的時間,轉換成為未來可用的Buffer,也是PM的另一種感度與核心職能。

        在一般的甘特圖中,大概不容易看到這些機會,但是如果用PERT或是CPM這兩種工具,PM可以隨時看到整個專案的機會與風險。在PERT中,有兩個時間帶,一個是最早開始日期與最早結束日期;另一個是最晚開始日期與最晚結束日期。這兩個時間帶並不是花瓶,是有其意義的。今天就來談談如何撿拾零碎的時間來加強資源的有效性。

        傳統的PM在專案時程控管上,都是採取比較保守的不延遲原則。也就是只要專案不推遲,就阿彌陀佛了,哪敢奢望能夠提前。其實看了很多的專案,時程安排上都帶有某種程度的寬裕在裡面。這些寬裕工時,如果能夠當作籌碼來運用的話也還好,遺憾的是,往往寬裕工時會被浪費而不自知,反而會在印像裡留下還有籌碼的念頭,等到時間過了後才發覺專案已推遲了。

        在此要建議PM,在時程控管上,盡量採取攻擊型的管控手法,也就是以高壓法來擠壓專案的工時。一般對工時管理不是很精確的公司,往往工時都帶著很大成分的浪費。如果以寬裕的工時執行業務,並不會讓專案更順利(因為寬裕都在事先被花掉了而不自知),反而會造成成員的Slow down效果。一旦慢步調的工作習慣養成後,工時的推、拖、拉就會成為常態,結果效率越來越低,自不利於專案的進行。

        那要如何擠壓工時?Toyota的大野先生在推動提案改善時,講了一句很有趣的話,『只要用腦筋的話,乾毛巾也還能擠出水來』,這就是Toyota的成功關鍵要素之一。所以在專案計畫的時候,每個成員提出需求工時,可以把工時打個八折(其實裡面都會有Buffer的存在),相信成員一般都會反彈。PM不仿告訴成員,這些工時不是砍掉,而是集中到最後面當籌碼來用。

        把每個工時壓縮兩成後,整個時程會顯得很緊湊,也會有很大的壓迫感,但這樣的好處是,以八成的工時來安排工作,會在無形中提升成員的業務的速度感。開始時或許會有點不習慣,但不用擔心,因為後面還有籌碼可以用。相對的因為每個工作都受到擠壓後,工作間的銜接會更有效率(節奏感強),一旦習慣後,整題效率就提升了。

        至於在日常管理上,PM也該隨時關注是否有一天或是兩天的提前可能,每個提前,都將是後面的籌碼增加,慢慢得如果都不用到籌碼還可以順利的話,那就是In time而不是On time而已。當然,在安排工時時,甚至以同步工程的觀點,讓工作有點重疊,更能夠看出提前完成帶來的整體效果。