專案事務局概念

Mar. 13, 2020

        台灣的企業,幾乎沒有看到專案事務局這樣的一個編制,甚至很多人都還不知道有這樣的編制,對專案管理的效益有多高,自然不會去注意與思考,公司內是否有需要。

        電子與資訊產業的特色之一,就是產品生命週期短,新產品需求量大,所以產品開發專案也大量的出現。在工程師的供給上,無法滿足實際需求的狀況下,又要應付市場大量的新產品需求,多專案管理自是無法避免的現實。

        然而在多專案管理的現實上,一個工程師同時參與多個專案,工程師的資源分配是否恰當?專案間的資源衝突是否嚴重?專案資源如何進行最有效的佈局?等等的問題,似乎都被忽略了。很多企業的領導這會說:『這些不都是PM要管控的嗎?』沒錯,PM主要的任務就是資源管控,但是只限於自己負責的專案,對於別的專案,PM不只無法掌控,根本就無從得知。每個PM只看到自己專案的資源配置,看不到成員在別個專案的配置情況。這種只看到片面的資源配置,就好像瞎子摸象一樣,永遠都只是瞎猜,難以成其事。

        那是否PM除了看管自己的資源外,還要去關注其他專案的資源配置?最好如此,但現實上有其困難,簡直不可行。但如果資源配置不恰當,影響到的專案不是一個專案而已,而是關聯的專案都會受到骨牌效應而拖延,如何能忽視?那這樣的任務要誰來做?專案事務局,就是這樣的一個功能的部門。

        專案事務局到底是一個什麼樣的單位、有甚麼功能、如何運作、要如何定位之?等等,有很多實務面的問題必須搞清楚,才能夠得到確實的效果,否則又將是出現另一個PM的PM而已,徒增困擾。今天就來談談專案事務局這個議題。

        專案事務局,在PMBOK上的定義是PM office,日本人習慣用專案事務局稱之。顧名思義,是為服務專案或是統籌企業內專案的有效管理而出現的一個支援性功能的組織編制。當專案採取矩陣式模式管理時,多專案管理也必定存在每個成員的身上。每個專案在分派任務的時候,都把每個成員當成100%來看待,其實很多成員的工時已被占用了。如此情況下分派任務,結果不言可喻。要讓這些現實的問題能夠透明化的被攤開來管理,就必須有人做這些彙總的工作。這就是專案事務局的第一個任務,資源工時的統計與分析,提供足夠的數據讓PM或是功能主管做為管理之用。

        主要的做法是每個專案在成立的時候,把分派完成的資源數據,都送一份給專案事務局,專案事務局依據成員的接受的工時數據,進行整理分析。把每個成員的工時計畫與分布,做出資源計畫表後,提供給PM與功能主管進行管理之用。這是規劃階段的資源分析,對PM而言是面對現實的首要工作,因為資源的供給彈性是零。

        在專案進行期間,成員應該每天實施工時管理,這些數據交到專案事務局,專案事務局針對這些工時數據,進行分析與評估,有異常現象出現時、或是可能會出問題的資源,提供數據給相關的PM,採取必要的管理措施,讓資源衝突的問題盡可能避免掉。這是專案事務局的第一個任務。