專案事務局的功能

Mar. 13, 2020

        專案事務局的第二個任務是專案的問題整理與管理(PMC:Problem Management Committee),統籌專案問題的整理,提供給PM參考,降低同性質問題,個別專案各自摸索處理的重複浪費。多專案進行過程,日常中一定有很多的問題出現,而問題也常是圍繞在一些同樣性質的內容。每個專案會個別的處理各自的問題,這是天經地義的事情,但是很多同性質的問題,如果有個統籌的管理模式,效果自會有所不同。

        專案事務局是一個虛擬的單位,主要的任務,就是協助提供完整的資訊,讓專案經理人有更透明化的管理資訊。每個專案在日常管理的過程,有限的資源在僧多粥少的情況下,資源衝突自是難免。但主要的問題是,專案經理人都只能看到自己的專案的部分,在多專案的矩陣管理中,資源在所有專案的切割下,如果沒有一個完整、有效的資訊提供,專案經理人將耗費很大的時間在資源的協調上。如果有此一機制,可以將資源的運用狀況,即時的分析,以利專案經理人與主管的決策參考。此部分在上期已說得很多,但除了資源衝突外,大部分的專案,常會有一些雷同的問題出現。問題老是重複的出現,就是無法做到再發防止的結果。

        對一個專案經理人而言,忙於專案的問題處理,都已夠煩了,能夠把問題處理掉,是首要任務,哪裡會管到是否與其他問題。所以問題處理的過程,就會出現到處都可以看到同樣性質的問題出現。如果有一個專案事務局,能夠把專案處理問題的資訊,整理成事例集,提供給所有的專案參考的話,可以形成一套標準化的Design Guide,對專案品質的提升,影響既深且廣,是一個一本萬利的投資。

        有這麼大的功能,那這個部門是否要很龐大?相信這是很多企業經營者關注的焦點。其實這個功能只是一種支援性的任務,個人的看法是不建議讓它成為一個實質的組織體,因為一旦形成一個部門,在組織劃分過程中,任務與權責的規劃,很容易會成為一個管理專案的部門,也就是變成了PM的PM,那就大事不妙了。最常見的問題是功能疊床架屋,而這個部門成了PM的PM後,已不再是一個支援功能,而成了管理單位,又多了一層的關係,不利專案的運作。

        其實只要在專案運作流程上,明確的給於一種任務,專案事務局只是一個虛擬的單位,可以很彈性的運作。在個人發表的文章中,有談到「開發支援環境」的部分,其實在那個架構中,就隱含此一功能。因為專案不是一種日常性的工作,成立一個固定單位來管非常態性的工作,並不是一個很恰當的思考模式。

        專案事務局要投入多少人力比較合適,這也是很多人困惑的地方。其實以一個研發部門500個工程師的單位而言,專案事務局只要兩到三個人就綽綽有餘了。其中一位有專案管理經驗的人統籌分析與判斷資訊,其餘的就是比較日常性的資料整理與彙總。為何那麼精簡?只因為這不是一個管理部門,不是以人去支援PM的,這點一定要定義清楚。

        專案事務局的運作模式要成功的話,有幾點必須注意。

第一,這個人要能很清楚自己的任務,不要捲入Project的漩渦,才可能客觀與正確的做好判斷。

第二,企業必須為這些人安排好生涯規劃,因為這些人表面上看不到績效,是一種沒有直接績效的功能,但卻需要有很高的專案認知與知識。如何讓好的人當教授去教出更多的優秀學生,還是讓好的教授去當醫生賺錢,是同樣的道理。

第三,公司必須建構專案管理平台,否則PM各自為政,這種功能要發揮成效,也有其基本的困難。

另外還有一些企業,成立PMO是有另外的任務,有的是以建構一個專案經理團隊來應付太多專案時,找不到人才的困境,有的又是以成立一個PMO部門,培養PM人才為目標。用什麼名義,什麼架構都不是重點,組織運作的重點在於效率與權責分明,能夠達到這樣的效果就夠了。