正面應對專案的變更管理

Mar. 13, 2020

        今天我們來談談一個最令專案經理人頭大的問題,專案的變更管理(Changing Management)。

        據統計,專案失敗的首要原因是需求變更。在專案管理領域裡,流傳的一句話:『計畫沒有變化快,變化沒有電話快,電話比不上領導的一句話。』相信這是兩岸專案經理的共同困惑的問題。一個專案從立案開始,一直到專案結束,其中都沒有變化,幾乎是不可能的事情。也因此積非成是的,造成沒有推遲不算專案的錯誤印象。

        專案要不推遲,有其一定的難度,但專案是可以不推遲的,只是要有很多必要條件的配合。但在專案進行過程中,變化似乎是無可避免的宿命,既然是宿命,那就不該怨天尤人,有效的做好變更管理,才是根本之道。

        首先先來談談專案會有哪些變化。專案的變更因素很多,舉凡規格與需求變更、人員異動、專案的範疇變更、預算的優先順序變更、目標變更等等,不一而足。而這些變更所造成的影響,也無法一概而論,就以專案的變更管理程序與重點談起。

       專案的啟動,有其一定的程序,Kick off或是提案,就是立案的基本程序。立案,等於告訴公司內部,專案已經起跑了,各部門應通力合作,完成任務。同時也開始籌備好資源,正式展開活動。這個程序很多人都以為只是企業內部的一個經營管理活動而已,其實這是品質保證的一環,為企業永續發展上不可忽略的程序。

        立案程序如此嚴謹,是因為動用到額外的資源,很可能左右到企業經營的穩健度。但在專案進行過程中,變更是司空見慣的事情,觀察大部分國內企業在執行專案,發生變更的時候,並沒有一個很嚴謹的程序來處理,逆來順受,凡事專案主管只有接受,結果造成專案的推遲,才來怪變更太多,這個邏輯實在無法讓人接受。

        專案變更在所難免,但變更的合理性、必要性與嚴重性多高,對專案的影響有多大,是否真得有必要變更,如果沒有一個嚴謹的程序為之,將會帶來專案管理上的夢饜。在新產品開發的時候,業務員為了討好顧客,幾乎顧客要求照單全收的做法,只有累壞專案人員,但問題還是沒有解決,反而會養成顧客在規格訂定時的草率態度。一般的專案,也由於只要變更出現,專案都必須接受,所以在計畫階段就容易漫不經心,反正必要時再提出變更即可,如此的組織運作,如何進步?組織永續的條件之一就是持續改善,不怕有問題,只怕無法發現問題,如果沒有一個有效的變更管理程序,組織將很快的老化、衰退。

 

        那變更管理該如何做?明日待續。