變更管理的應對之道

Mar. 13, 2020

        變更管理對專案經理人而言,是一個無可避免的痛,但總是會發生的事情,就不要逃避。這並不是鼓勵變更,而是建議專案經理人要有風險管理的概念,才是正確的思維。

        雖然說專案有難以避免的變更需求,但還是應該想辦法讓變更的需求下降,或是盡可能化解開來。一旦真的碰上了,在管理上,也應該有些注意事項。今天就來談談變更管理的注意事項。

         變更由於事前的規劃不當占大部分,其次為過度的強調顧客滿意(誤解顧客滿意的精神)所帶來的變更,再其次才是偶發事件。偶發事件無可避免,除了進行風險管理以外,別無他法。對於錯誤的顧客滿意的觀念,有必要澄清一下。

        大部份的業務人員,為了業績,有時對於客戶的要求,不管合不合理,先接了再說,結果當然會變來變去,甚至客戶都會認為,只要提出要求,你一定會接受的(不得不接受),所以也就漫不經心,也不再嚴謹的進行前期的規畫了。諸君不知有沒有聽過一個流行語,「Made in China抬頭,全世界的人類都Down grade」;而「Made in Taiwan NB的抬頭,資訊業界世界的採購,都失去計畫能力了」。多麼諷刺的話,傷人卻也傳神,這就是資訊產業的專案管理常態。如何培養有用的業務員,能夠很專業的引導客戶,進行最佳的產品企劃,是解決此種變更的不二法門。

        另外很多的專案,在前期總以忙碌、時間不夠為藉口,沒有很客觀與精確的計畫,不變更怎麼可能,這部分絕對要避免,可以避免的。以下幾點可以作為變更管理的注意事項:

        1. 可行性評估與專案計畫寧可多花一點時間,事後可以省卻很多的變更。QFD就是這樣的目的下發展出來的同步工程工具。

        2. 嚴謹的變更管理程序,也可以避免一些疏忽造成的變更,提高成員的警覺性。

        3. 不要為一個可有可無的變更要求,影響專案的進行。常常看到很多的專案,業務提出變更要求,理由是客戶要求。工程師要確認客戶的需求時,又無法明確交代,於是在確認需求過程,時間一直虛耗掉了還未有結論。等到客戶需求定調後,專案已推遲了,甚至有時當客戶知道了變更的影響後,發覺到茲事體大,常會因此打退堂鼓,問題是專案已推遲了。

        4. 每次的變更,都要嚴謹的評估對專案的影響。很多的變更要求,並不見的真正需要,只是一提出,就會被接受,所以提變更要求的人也就不會嚴謹以待,自然視變更為家常便飯。

        5. 讓變更管理成為一個審查的機制,讓變更的需求提上檯面,如此可以讓變更的問題受到重視後,自然會提高變更需求的品質,也可以做為企業內部管理品質改善的素材。一般而言,只要高階主管重視的問題,自然不難解決。反之,則我行我素,只有苦了PM。

        6. 讓變更提案者充分了解變更所帶來的成本與影響,如此可以讓每個人都能以成本的觀點來進行計畫與執行專案。很多的變更一看到會有那麼大的影響,常常就會出現另外的解決方案,所以嚴謹以待,是不變法則。

        變更,對專案管理而言,是一個無解的痛,要如何解決,端看高階主管對專案管理的重視程度而定。如何讓專案變更管理成為一個專案運作機制,是有心要讓專案管理成功的關鍵之一。