Mar. 15, 2020

專案資訊管理

        談完了專案的品質管理後,慢慢的該進入到專案的人力資源管理的領域。此部分牽涉到專案經理人的選用、專案的組織規劃、專案的團隊管理(Team work)、專案的溝通、協調與指揮、報告系統。在談人力資源管理之前,今天先來談談專案的資訊管理。

很多公司談到專案資訊管理就會聯想到Project這套軟體,把如何運用Project當作是專案的資訊管理,這是另一個話題,屬於專案工具的一環。這裡要談的專案資訊,不是工具,是內容的層面。Project這套軟體,另闢個專章來討論會比較實在。

         在專案管理協會的PMBOK裡,這一塊並沒有列入到其九大體系內,但對於新產品開發而言,資訊關係到一個新產品開發的成敗,是極其重要的一部分。同步工程的新產品開發程序中,PDM(Product Database Management)是一個串接各個機能部門的跨領域平台,沒有這樣的工具,同步工程將事倍功半,跨機能管理(CFM:Cross Function Management)將變成不可能的任務。

        後來發展出來協同商務的新產品開發專案中,產品生命週期管理(PLM:Product Life Cycle Management)是一個從策略到執行面的一個統合管理平台。沒有這些工具,新產品開發專案的運作,將受到很大的限制,對於快速變化的環境而言,新產品開發專案的成敗所繫,在於有無更快速的資訊共享。

        首先先來談談專案資訊管理的目的,主要有三:

        1. 建立一個資訊共享的環境

        2. 建立一個透明化的開發環境

        3. 提高新產品開發專案的效率

        從上面的目的來看,專案的資訊管理的意義有以下幾點:

        1. 透過管理資訊的提供,提升管理效率

        2. 避免大量的資訊處理所衍生的人為疏失

        3. 迅速、確實的進行統計分析,以掌握日益複雜之專案資訊

        4. 提供完整的資訊,提高管理的能見度,以做到適時、正確的決策

        每個專案進行過程,都必須有資訊的輸入,才可能運作。同時也會產生一堆的資訊,成為下一個步驟的輸入,或是專案的最終文件。這些資訊都是專案的知識,可貴的無形資產,如果沒有有效的管理,何來專案的Lesson learning?在專案進行過程中,隨時都會有狀況發生,在第一時間,掌握狀況,做最佳的決策,是專案經理人完成專案的成功關鍵因素。如果沒有有效的專案資訊管理,只靠專案會議、電話與e-mail的聯繫,是無法讓專案不推遲的。最近很多企業都轉用Skype或是Line群組功能,進行內部的資訊溝通管道。免費、方便可以算是優勢,但所有資訊都只是片斷、容易被洗版,又無法充分說明的缺點,對於需要準確溝通與充分理解的專案管理,存在很大的風險,建議盡量不要貪圖這些小便宜,誤了專案的進度。

        專案知識管理(PKM:Project Knowledge Management)已成為專案資訊管理的主流,負責專案的知識的儲存、傳遞、共享與溝通的任務,是一個最典型的Group ware。當專案一成立,設定一個專案戶頭,每個成員都有其獨自的ID與密碼,也都依實際需要設定必要的權限管理與專案的遊戲規則(文件流程)。從專案的會議通知、佈告欄、聯絡文件及專案產生的報告等,分門別類的加以管理,讓專案生命週期中的基礎數據,都能夠完整的保存,是企業必須關注的首要。(很多公司的專案都靠e-mail來聯絡,各位不知有沒有注意到,在專案進行過程中,e-mail是否處於一個無管理狀態?有誰能夠很有效率的把e-mail整理出一個時序資訊?答案絕對是否定的,那是否意味著既使保留下來的一些資訊,也只是一堆的資訊垃圾,根本沒有用。

        專案的資訊管理有哪些種類,又有哪些工具被有效的運用。下面就來談談專案資訊管理的一些常用的工具。

        1. Project 軟體

        2. e-mail

        3. PKM & Group ware

             1) 會議通知、會議記錄

             2) TAP:Technical Action Plan & PAL:Problem Action List

             3) Report:Status report、Task report etc.,

        4. Workflow

        5. TIC:Technical Information Control

        6. PDM:Product Database Management

        7. PLM:Product Lifecycle Management

        8. ERP:Enterprise Resource Plan

        綜觀專案的資訊管理,大致上可以分成兩大類,一為管理性資訊;一為技術性資訊。前者大多用於決策與管理,是專案執行過程,不可或缺的資訊。而技術性資訊,則是專案的Know How的主要來源,是專案除了有形的成果外,最可貴的無形產物。如何保存與活用,讓知識再加值,也是企業的經營課題。