如何遴選PM?

Mar. 15, 2020

        今天我們就繼續來談談專案經理人的遴選。如果用兩個指標來評估,一個是專業需求(縱軸),一個是業績需求(橫軸),用這兩個項目做出象限的矩陣,可以看到一幅圖案。兩軸各以需求的高低為標線,越接近原點(兩軸的交接處)需求越低,越往外發展,需求越高。靠近左上角的部分就是專業需求高,業務需求低的專案;相對的,靠近右下角的部分就是業績需求高、專業需求低;而右上角是兩者需求都很高的專案,左下角是兩者需求都不高的專案。

        理論上左下角的兩者需求都不高的專案應該不存在才對,其實不然,像品管圈活動(QCC),或是公司一些非常態性的,如:年度旅遊等。而左上角的專案最常見的是研究所研究領域的專案,如:太空研究、基礎研究、國家級的科學研究等等,這種專案需要的絕對是以專業為優先,因為對業績的需求是一種長期目標,非短期績效,評估方式有所不一樣。至於右下角的專案,重業績、對專業需求比較不明顯的專案,如:流程改善專案、企業再造、業務行銷專案等活動,業績是首要目標。而右上角的兩者皆要的專案,如:新產品開發專案、土木、建築專案、等等。

        由四個象限可以再細分,就會出現需求的輪廓。左上角的專案經理人還是以專業人士為考量,因為專案的重點在專業技術領域;右上角的就不是那麼的一回事了,因為專案管理的目標權重也不一樣,左上角的重視未來的價值,右上角的重視立即的價值,所以右上角的專案的時間與成本壓力遠大於左上角的技術壓力。所以右上角的專案經理人是以能夠統籌管理、整合能力為主要考量,重點是讓一個Team的專業能夠協同合作。

        今天我們就把重點放在此一領域,來談談專案經理人必須具備的條件,下次再來談談成功專案經理人要如何讓專案順利完成。

        專案經理人遴選的第一要務是管理能力。一般對PM的管理能力會有一些需求,如:目標管理、溝通協調、企業管理、規畫能力、時間管理、問題分析與解決、分析整理、決策能力、行銷能力、創新領導、整合能力及判斷能力。很多人看了以後不免會懷疑,那不就是超人了嗎?是的,這些都做得到的人,其實只用在專案上,不是太可惜了嗎。但其中幾種能力是專案經理人一定要具備的,如:目標管理、溝通協調、規畫能力、創新管理、整合能力及決策能力。這些要素是專案經理人每天都會用上的技巧,如果不懂的話,那就辛苦啦。

        其次是個性面的考量。專案的情境很複雜,比起日常的管理工作來說,跨領域的衝突比比皆是,所以管理上,如果適性上的調整不夠的話,會帶來很多的麻煩。日本有位小林博士發展出一套五因子分析的理論,就是用在適性分析上用的。一個屬於急性子的主管,如果能夠搭配分析型的副官,常會有絕配的效果出現。聽說美國國防部都以此套理論做為調兵遣將的依據,伊拉克戰爭聽說也是用此套分析模式,指派將領的。國內企業無法做到這麼的大規模評估,一般只能做到表面性的評選,這也難怪,國人一向不重視人資管理這一塊的。

        那PM個性上要如何考量才好呢?專家認為誠懇正直、機警敏捷、彈性適應、穩重熱心應該是必備條件。但個人以為,專案經理人的工作壓力很大,彈性適應與企圖心才是支撐PM成功的重要個性條件。

        至於專案經理人要隨時注意,建構一個學習型組織,通才型的學習訓練環境的建立,與自己的不斷學習與成長,也是專案經理人成功的關鍵條件。

        從這麼多的條件來看,PM這種工作,是一種職場修練。所以為何國外企業要訓練一位事業主管,都會先丟幾個專案讓其玩玩,以訓練其宏觀的思維與垮領域管理能力,是有其道理的。國內企業經營者,每每都在企業需要的時候,感嘆就是少了一個人才。既然已成常態,何不借重專案管理的運作,自己培養一些接班人才?當企業一旦有能力培養人才時,就不會擔心人才流失的問題了。