如何成為成功PM

Mar. 15, 2020

        專案經理人的主要任務既然是完成一個別於日常工作的非常態性業務,自然要有一些別於常態功能式的管理技巧。首先身為專案經理人,必須具備三種能力,簡述如下:

        計畫能力有三大重點,為:明確目標與方向、提升技術能力、落實計畫內容。而在專案執行過程中,以下『3N』能力是重點。

        Navigator(舵手):專案經理人就像一艘船上的舵手,引導船隻的前進。身為領航員,要能夠明確的訂定專案的目標,讓團隊有一個清楚的行動方針。其次是對課題與進度為管理中心的掌舵者,每天讓進度前進,隨時針對課題做出最適當的決策。「決策能力」是專案經理人的首要能力,甚至可以這麼說,拋開了決策,就沒有專案經理人的的存在價值也不為過。

        Net Enabler:專案經理人在專案進行過程中,如何提升團隊士氣,透過激勵與對團隊的支持與訓練,以提升專案的績效,也是一個不可或缺的能力需求。很多專案經理人總以為不可能什麼都懂,所以對自己熟悉的那一塊,會很深入的涉入,甚至有時還會造成干涉成員的現象出現。但對於不熟悉的領域,則常會避而遠之,有時管理模式還會出現一些荒腔走板的現象。其實對於專案經理人而言,本來就不該涉入到專業的功能領域,否則管理的時間永遠不夠。但對於團隊專業的支持,可以透過教育訓練、系統的提供、或是尋求專家的協助等方法來達成。重點是達成專案任務的必要條件之一就是團隊的士氣與能力的建立。

        Negotiator:專案推動過程,認知差異帶來的衝突是無可避免的現象,專案經理人必須運用溝通能力,做一個有效的折衝者,解決問題。這其中包括與客戶的規格、範疇折衝,與團隊成員的目標折衝,與功能部門或他專案的資源衝突折衝,及其他各機能間的任務折衝 等等。一個高效的專案經理人,必定是一位折衝高手。

        具備足夠的能力外,要成為成功的專案經理人,有些管理的重點必須注意。以下就來談談此一部分。

  1. 首先專案經理人應該先釐清任務與目標:這部分強調了很多次了,為何還要再提出。主要是東方的PM在任務的推展上,並不像西方的PM。西方的PM是以授權(Authority)來管理,PM在接受到任務後,掌握專案的預算與人事權,一切只以完成目標為最高準則。能力不行,可以換人,說的算。但東方的PM則非如此,接了專案任務,有責無權,依靠的是人格特質(Ability)來推動。所以如果任務不明確,那就寸步難行了。
  2. 專案經理人要成功推動專案,必須能夠充分掌握下列資訊,才可能順利推動。這些都是專案的藩籬,也是與常態性業務差別最大的部分。

 . 專案成員的各項資訊:負荷量、工時、能力技巧、態度、經驗、以及個人的一些生活面資訊,這些都可能影響專案的進度。

             . 專案的時程與里程碑

             . 專案的任務與目標

             . 與相關部門間的關係

             . 專案的領域與範圍

            . 專案的現制條件

            . 系統轉換上的必要條件

            . 專案的課題與風險

        3. 至於在日常管理上,專案經理人也必須做到以下幾個重點:

            . 專案已完成的業務

            . 專案尚未完成的業務

            . 如何讓尚未完成的業務,能夠依照計畫完成

        4. 除了上述重點外,在資源運用與管理上,也必須注意以下幾點:

            . 善用方法與工具

            . 不讓成員閒置

            . 減少勞役不均現象

            . 用最佳人選打最難打的仗

            . 讓團隊成員懂的自主管理

            . 善用問題分析與解決方法

            . 有效的運用專案會議來推動進度

        要成為成功專案經理人,確實不是一件容易的事,但也不見得不可為。把專案經理人的一些管理重點,歸納起來,可以用四句話來形容專案經理人的成功之道。

        夫天下事,『慮之貴詳,行之貴力,謀在於眾,斷在於獨。』