PM的軟實力

Mar. 15, 2020

        從前幾期的內容來看,專案經理人真是一個不是人幹的事,必須要有三頭六臂才足以應付各種不同的狀況。當然專案經理人的價值與前途也自然有所回報,受到管理上的肯定,發揮耐力與韌力,以感度與技巧來完成不可能的任務。

        要成為一個成功的專案經理人,除了前幾期所談到的一些技巧與特質外,還要對一些問題,發揮一種不一樣的感度,才可能有效的運作專案。今天就來談談此一部分(軟實力)。

        專案經理人的EQ是一種很重要的特質,一般工程師不太適合扮好專案管理的角色,一個重要的因素就是IQ強、EQ弱,所以在溝通協調上,就比較不不容易,也容易傾向專業導向。一個好的PM,在溝通協調上,專案經理人應該盡量做到以下幾點:

        . 真情流露

        . 展示出確認的舉止態度

        . 說話過程中,不易隨意打斷別人的談話

        . 節制說話的內容

        . 適時的提出質疑與問題

        . 互相信賴

        . 開放胸襟

        . 誠實以待

        . 多了解

        看了這幾個重點後,是否會覺得有點老生常談。沒錯,這些都是溝通最基本態度,但卻是不容易做到。特別是一個新產品開發專案,在專業與目標的壓力下,荒腔走板在所難免,專案經理人必須盡力做到。上面的項目裡,個人認為對專案經理人而言,最重要的是「適時的提出質疑與問題」。利用質疑與發問的技巧,澄清一些不熟悉的專業的狀況。透過質疑,以實事求是的態度來溝通,相信是一個比較有效的方法。

        另外專案經理人在能力上,歸納的幾個重點如下:

        . 管理能力

        . 決策能力

        . 溝通能力

        . 人際關係能力(EQ)

        . 領導統御與團隊運作管理

         . 組織現象分析能力

        這幾個能力都是成功專案經理人必備要項,但其中「組織現象分析能力」卻是相對上籠統、不易掌握的一種能力。「組織現象分析能力」主要是一種感度,能夠事先感受到組織氣氛的變化,做一些必要的事前防範,以避免事情發生後,一不小心發酵作用讓問題擴大的窘境。這是一種感度,必須透過自我訓練與細微觀察得來。所以我說專案經理人是一種職場修練的工作,其理在此。

        要成為一位成功的專案經理人,除了上述的一些溝通技巧外,幾個管理重點也必須掌握好。專案管理的管理重點如下:

        . 介面管理(Interface management):諸如:產品規格、功能部門、專案團隊、顧客、經營層、資訊、與責任等

        . 資源管理:5M2S(Man、Material、Method、Machine、Money、Space、System)

        . 規劃與控制管理

        從這幾期的內容來看,要做好專案管理,專案經理人的管理是充滿著矛盾的。不能太鬆、也不能太緊,有一點黏、又不能太黏的兩頭為難的困境。如何拿捏,也左右著專案經理人的直接績效。經整理後,大致上可以歸類八大矛盾,姑且就以專案經理人的八大矛盾管理命名之。具體說明如下:

        . 有我/無我:專案經理人必須做到有我與無我的境界,專案的目標只有一個,以您為中心,任何人不能隨意撼動或是挑戰之。但平常專案進行過程中,盡量不要去干涉成員的工作,讓其自主管理,才得以有足夠的時間進行更深入的管理,此時無我也。

        . 獨裁/授權:專案經理人在碰到問題,或是有必要做決策時,絕對不要事事請示,或是找一堆人來背書。我曾說過專案經理最有價值的部分,就是決策,這點是無法逃避的。專案經理人之所以有高速的成長空間,也是因為要學會做跨領域的決策(包括熟悉與不熟悉的部分),才可能被視為事業主管先修班。但在日常的活動中,盡量授權讓成員自行選擇最佳手段,不要太去干涉,否則時間會被侵蝕掉。

        . 領導人/經理人:專案經理人必須給於更明確目標與策略,讓成員有遵循的方向,這是領導人的角色(Do the right thing)。但如何讓目標達成,日常管理過程,如何看到進度的進展,也是一個不可忽視的執行力,這就是管理者的角色(Do the thing right)。專案經理人必須兩者兼顧。

        . 模糊兩可/完美無缺:每一個專案成立之初,都不是很明確的被定義。所以專案進行過程中,需求變更成了家常便飯。如果沒有一個有效的範疇定義與管理,如何把模糊不清的目標,透過計劃定義清楚,讓專案的最終結果是完美無缺,也是專案經理人一種無法被取代的技巧。

        . 口頭/書面:每個主管都有其獨特的管理風格,有些人重視口頭報告,有些人強調書面報告,但專案經理人卻必須同時重視。口頭報告強調時效,書面報告反應事實的經緯,在追求分秒必爭的專案裡,時效固然重要,但以解決問題、再發防止的精神上,書面報告才足以完整的呈現問題的真相。作為持續改善的資訊而言,沒有書面報告,問題都不能算是已解決了。

        . 聰明複雜/簡單愚蠢:每一個專案都是複雜、多變的面貌,剛立案時,千頭萬緒,簡直就是無頭蒼蠅。一旦接下任務,就必須思考如何突破。透過WBS與工時評估技巧的運用,把一個複雜的專案,剖析到一堆的小業務項目,如此才可能依序前進,一步一步的把專案完成。

        . 大/小:所以專案經理人是一個大處著眼,小處著手的角色,不要弄到最後,只看到把時間都花在處理小事上面而壞了大事。

        . 耐心/衝動:在平時的業務推展過程,必需要耐心的等待成果,不要因為神經質而影響到成員,讓成員承擔無形的壓力。但只要任何與目標有關,有可能會撼動目標的時候,就必須立即採取行動,一刻都不能拖,否則夜長夢多,很快的就會落入惡性循環的夢饜。

        今天先談到此,明日待續....