成功專案經理的四大特質

Mar. 15, 2020

        看完了上一篇的成功要件,各位是否會為專案經理人擔心?八大矛盾管理後,是否會變得人格分裂?其實沒有那麼的誇張,只是專案經理人在處理專案的過程,很多的時候,無論問題分析與解決、或是決策,都有別於日常管理,而且差異頗大。在一個特定期間內,要靠一個雜牌軍來完成一個艱鉅的任務,每天都是很可貴的資源。加上雜牌軍的專業文化與特質,跨領域管理是必須依賴對專案的共識與團隊管理來完成任務。所以專案經理人在管理上,快速的決策、細緻的問題分析與掌握、對事態度要堅硬、對人則要柔軟一點,才可能讓一個三個人的團隊,發揮五個人的效率。否則讓一堆人,只是在聽您的使喚,那專案經理人肯定累斃了。

        其實任何領導都必須具備四項能力,專案經理人除了前幾期所提到的管理技巧外,特別需要此四大能力。簡單說明如下:

        . 洞察觀瞻:一個沒有遠見的領導,提不出組織的遠景與目標,只有見招拆招式的盲目管理,只會帶來資源的浪費。有遠見的領導,會從遠景塑造上,引領成員對目標的承諾,並產生共識。一旦共識與承諾建立,Team Work的活力與價值才可能出現。在經營管理上如此,在專案管理上也是如此,相對的在專案管理上,此一能力更形重要。短暫的時間內,要完成一個特定的任務,如果無法洞察先機,凡事只靠事後管理,那資源的有效性肯定受到限制,只因為目標不夠前瞻。領導與管理的差異,就在與領導可以看透看不到的東西;而管理就是把看透的東西具體實現。

        . 創新思維:當然一個有洞察力的領導,提出遠景與目標,讓成員有所遵循。但畢竟遠景與目標只是策略領域、形而上的東西。再加上要以有限的資源,完成難度甚高的專案,只靠努力與經驗恐怕難以成其事。沒有創新思維的支持,路只有越走越窄。譬如:NB產業每個新機種的功能要增加三成,但成本要降低三成,如果只靠成熟曲線,那等於是宣布一個不可能的任務。利用創新的力量,改變習慣領域,才是成功之道。

        . 有效手段:有了戰略,還需有戰術的支撐,事情才會有結果。當目標確定,專案計畫過程中,成員的主要工作就是找出解決方案(Solution)。所以專案經理人如何帶領成員,以解決方案來確保專案的達成手段,是日常管理中一個最重要的工作。有效的手段,就是一般常言的Action plan。在提出有效手段的時候,專案經理人最重要的不是您甚麼都懂,而是您會從Action plan中看到成功的一道曙光。要讓執行力呈現,此部分也是不可或缺的領域。

        . 依法行事:當領導最重要的一件人格特質就是依法行事。一個不依法行事的領導,會帶來毀滅性的問題。表面上可能看到很多的偏方(撇步),或許也有很多的彈性與圓滑,甚至可以看到一些短效,但這些都會為未來帶來致命的傷害。當一個標準(或是規章)訂下後,就代表有其必要性,如果可以隨意更改,那就代表標準化的執行過於草率,這樣的團隊,就只能以經驗辦事,後果難料。所以當一個專案經理人,依法行事也是重要的人格特質之一。本身依法行事,才有辦法讓團隊成員遵循專案規章,才不至於落入見招拆招的窘境。

台灣今日的紛爭擾嚷,不就是那些檯面上的人物不依法行事所造成的。一個不依法行事的政治人物,帶來的毀滅性災害,是無可預料的,就像一個能把罄竹難書改詮釋的人,當然是無法無天的。