專案章程

Mar. 15, 2020

        專案的成立,有很多種面相,但不管是在怎樣的情況下成立,Team building這個工作是不可少的。所謂的Team building,其實就是如何建立一個有效的團隊。

        首先當一個專案經理人被賦于專案的任務時,應該先想辦法弄清楚幾件事,哪怕是上面或是客戶交代不清楚,也要想辦法釐清,否則專案一旦啟動,從專案規畫開始,就會有無窮盡的問題跟著出來。那要釐清哪些事情呢?有幾個重點,如:

        專案成立的目的:這是最重要的一件事,也是專案的價值所在,就是因為有一些背景因素,諸如碰到問題了(問題分析與解決、8D等),企業有一些策略任務在執行,或是為了滿足競爭上所必須進行的新產品開發等等。有了這一層關係,專案的價值才得以突顯,目標也自然浮現,否則就只是與日常工作一般,那專案也就可以放棄了。

        預料會有哪些活動:一個專案的成立,千頭萬緒,但是如果能夠先整理出一些大綱,將有助於接下去的規劃展開。

        期待有哪些的結果:專案的貢獻價值不言可喻,但要如何客觀的評估,也必須有些明確的指標。有明確的預期產出的話,目標的訂定就自然簡單得多了。

        可能有哪些資源可以用:當專案要成立時,首先專案經理人該關注的是有哪些資源可以運用,其中特別是人的部分。人與財,兩者都是專案成功的關鍵資源,事先弄清楚,是首要工作。

        有哪些限制條件:每個專案都一定會有一些限制條件,如果能夠看的越透,則在規劃時能夠充分考慮到風險的話,失敗機率就可以降低。

        必要的技巧與品質:完成一個專案,常是要動用到很多領域的技能與知識,這些技能的成熟度如何,才是關鍵所在。一個剛畢業的研究生,對專案的貢獻是很微小的,甚至有時還可能成為專案的累贅,不得不注意。

        團隊成員:在西方國家,專案經理人可以自行挑選必要的人手,但對於東方的PM而言,就沒有這樣的幸運了。但不管如何,充分的了解每個成員的背景,舉凡技能、工作知識、工作態度、處事方法等等,都有助於未來的執行品質。

        授權的幅度(建議或是執行):一個專案經理人要求的是最大授權,但東方的老闆往往是最不願意授權的一族。PM最起碼要知道哪些可以授權?哪些不可以?也該爭取有哪些事情希望上面給於最大授權。

        專案的期間:一個專案的成立,常常只看到開始時間,但其實期間更重要。在一定的期間內,如何調動資源,是專案經理人重要的管理技巧之一。

        當這些問題釐清後,專案經理人必須定義專案的核心任務。專案的定義,包含以下幾個部份:

       1. 專案的目的:首先應該先確定為何這個專案必須被提出來。是因為有些問題急待解決?還是某種因素,必須成立專案來處理?此部分牽動著下列的所有活動,包括目標、期限、資源與風險等等。

        2. 我們將用怎樣的規格來評衡專案的成敗:也就是將如何訂定專案的目標,以判斷專案的成敗。

        3. 利害關係人:在專案中,哪些人與哪些事情有關係,這些利害關係人必須被澄清後,專案經理然才能夠掌握在人際關係上的策略。

4. 利害關係人的關注:這麼多的利害關係人,對於專案的目標,是否有哪些不一樣?

        5. 對產出的影響:哪些人的行動或是哪些機能會影響專案的產出?

        6. 專案資源:誰將提供專案的資源?(包含人、場地、時間、工具與金錢」

        7. 專案需要的技能:有哪些技能是專案完成上必要的,能夠提供這些技能的有哪些可用人才。

        一旦專案成立後,專案經理人也該評估一下,專案的條件是否成立。評估的重點有以下幾項:

        1. 這個團隊是否很容易召集?溝通,是否很開放、互動的討論問題。成員也都清楚了解自己的任務於職責?

        2. 是否在決策、問題解決及人際關係上,不同技術與功能領域上,都有足夠水平的互補能力?

        3. 是否有一個明確、有意義的目的,成員也都給於承諾?

        4. 是否有一套完整的績效目標?

        5. 是否有用一些方法,充分的運用到所有成員的技能,讓工作更透明與願意分享?

        6. 每個成員是否都有一個各自獨立,但都與專案結合的目標?

        以上這幾項查檢點,對專案經理人而言,是件不可忽略的工作。要讓自己的專案進行順利,是無法採取Try and Error的方式的。這幾個重點的分數可以從1分到5分,越高代表越是肯定的,反之則是代表專案不成熟。如果這幾點的分數都很高,那可以恭喜您了,最起碼這個專案的條件不錯;相反的如果分數很低,那就要多費點功夫,在SWOT與策略方面多思考,必要的時候,列入風險管理的範圍,才可能確保專案的成功。