Mar. 16, 2020

專案策略規劃的工具SWOT

        專案是在一個很不確定的環境下,以最少的資源,要讓最大的效益呈現的一種特定任務型管理,本身的目標難度就是很高(很多人都為目標如何訂定傷腦筋,其實如果成立的目的清楚(Why?)的話,目標就隨之浮現,沒有討價還價的餘地)。如果沒有一套管理手法,與有效的策略來引導,要順利完成,自有其難度。所以專案的策略規劃也是Team building的一個重點工作。

        但反觀國內的很多專案,幾乎都沒有人會花時間,針對環境要素,以一個客觀、務實的態度來擬定一個對完成專案最有利的策略規劃。沒有一個好的策略,只靠努力與頭痛醫頭、腳痛醫腳的戰術攻防,專案的運作,辛苦自不在話下。Team building的重點就是取孫子兵法「計篇」所談到的「先求勝再求戰者,恆贏;先求戰再求勝者,恆輸」的道理。

        因此在專案立案前,就該針對專案的情況做一事前的探索,SWOT常是用來做策略規劃的最佳武器。今天就來談談SWOT分析與策略規劃兩部分。

        SWOT分析是策略規劃上,一個很重要的工具,主要用在分析內在環境與外在環境。在不同層次的策略規劃上,都會用到SWOT分析,但分析的範圍與內涵則大不相同,必須小心。譬如用在中長期的策略規劃,經濟、政治、人文等大環境是重點。所以這個時候展開的SWOT分析必須更宏觀與長遠的數據來支持。

        如果年度策略規劃,則以短期的環境因素來分析即可,找個最強的競爭對手,以標竿學習(Benchmarking)的方式來評估相對優勢、弱勢與機會、威脅就可以了。如果是產品的競爭分析,則以行銷的四個P為核心,展開產品戰略也就夠了。甚至用在個人生涯的SWOT分析,以分析的目的為基礎,定義出範疇後,依此範疇再往下展開,像專案管理的WBS展開一樣。

        不同層級的策略規劃,SWOT分析的內涵與廣度也該有所不同,不要把SWOT分析就當作是吃豆腐一般,不管什麼場合就是一招半式闖天關,那展開的SWOT在應用上,恐怕效果很有限。

        今天我們談的是以專案的策略眼光來分析SWOT,所以範圍比較沒有那麼廣,分析起來相對比較單純一點。如何讓專案進行得更順利,借重一些策略的思考來讓工作更愉快,有效,是策略前提。然規劃策略前,如果對環境因素掌握不夠的話,那做出來的策略要成功,恐怕要靠運氣了。SWOT就是掌握環境資訊的重要工具,自然要小心為是。

        SWOT這四個字代表著:S(Strength優勢)、W(Weakness弱勢)、O(Opportunity機會)、T(Threat威脅)四個環境因素。優勢與弱勢是內部環境因素,機會與威脅,是外部環境因素,SWOT分析也就是孫子兵法上所談的知己知彼,百戰百勝的道理。

        這個工具很簡單,但要充分發揮其效果,則必須下點功夫,否則只看到皮毛,做出一張矩陣方格而已。一般常見的SWOT分析都太主觀、籠統,欠缺一些客觀的數據來支撐,只是很膚淺的把現象帶出來,甚至把優、缺點與機會、威脅都弄混了。這還不是重點,最主要的SWOT不是目的,只是一個手段,做好SWOT分析後,看到了甚麼東西?如何應用這些分析出來的東西,做出最佳的策略規劃才是目的所在。

        先來談談SWOT分析。SW是以內在環境來分析,分析的項目是以自己能夠控制的部分,而OT則是以外部環境來分析,是本身無法掌控的一些現象或是事實。內部環境指的是以標竿學習為基礎,專案目標達成上的條件,優於需求條件的就是優勢,反之為弱勢。而外部環境則是以環境事實發展,對專案的進行,有利的就是機會,反之則為威脅。簡單說明如下:

        S(Strength優勢):以完成這個專案的必要條件來看,這個團隊具備哪些對於達成任務上有利的條件,這些有利的條件可以列為優勢,這裡指的優是有絕對優勢與相對優勢兩部分。具體上可以從幾個層面來分析,如:人員的素質、能力、工作經驗、資源的取得、組織、時機等等。先把自己的現況條件提出來,再把要完成專案必備的條件攤出來,必要條件與本身條件相比較,如果本身條件大於必要條件的話,就是優勢,反之為弱勢。

        W(Weakness弱勢):以與S的同樣方式展開,基本上S與W是必須併在一起分析的,因為優劣勢都是來自內部條件,分開來看時反而容易混淆與模糊焦點。就只要以必要條件與本身條件的差異來看待即可客觀的找到優劣勢。

        O(Opportunity機會):這個部分的分析恐怕功力上要高一些,因為對於外部環境的條件,成員的了解程度一般不會很高,所以很容易天馬行空,空泛的分析。此部分的分析層面可以從對專案有影響力的人、事、物來展開。例如:專案關係人對專案的支持、組織對專案的支持、現實環境對專案的一些影響,如:人員的取得、薪資水平,外部資源、等等因素。也是以本身條件與必要條件做為比較指標,如果本身條件大於必要條件,則可視為機會,反之則視為威脅。

        T(Threat威脅):與機會一起分析,就可找出對專案不利的一些要素。

        很多人分析SWOT到此為止就沒有下文了,結果也不知道SWOT分析的目的,白白浪費了很多的時間與精力。前面提到過,SWOT分析只是手段目的是要找到對專案最有利的條件,與排除對專案不利的因素。所以SWOT分析完後,必須再做一件事,才算完成SWOT分析。

        從SWOT分析出來的優勢,如何讓其發揮最大化效果,這些優勢是否有充分掌握到看到的機會。同時優勢可不可能抵銷威脅對專案的破壞。相對的弱勢是否會加劇威脅對專案的不利影響,會不會把本身的機會侵蝕掉。如此交叉分析後,就可以很清楚的看出策略的方向了。

        從SWOT分析中,大致上可以看出幾種現象。簡述如下:

        第一種:機會大於優勢:代表本身條件不足以充分掌握機會,如何加強條件的建立,是策略的重點。補足資源、借用外部資源、加強資源的投入等等都是考量的方向。

        第二種:優勢大於機會:看似很好,但顯而易見的是本身的資源閒置,沒有充分的被發揮,如何為優勢條件製造更高的機會(自己創造機會),應該是經營上的重點考量。

        第三種:弱勢大於威脅:代表本身條件差,如果不好好處理,威脅將是專案的破壞者。如何借重策略補足弱勢,是手要關鍵。最常見的方式就是借重外部資源等。

        第四種:威脅大於弱勢:威脅的存在事實,加上本身的弱勢,代表事實對專案不利。此時要再看看優勢是否可以克服一部分威脅、甚至完全克服,如果不能的話,策略的行動恐怕就要大一些。

        當然要仔細分析不只這四種情況,還可以細分。但如果能夠掌握到這幾個重點的話,要打策略應該不是很大的問題。