從情境到SWOT

Mar. 16, 2020

        當SWOT分析展開,掌握到環境因素後,接下來的工作就是策略規劃。針對專案的目標與使命,如何運用一些策略,「四兩破千金]的讓每個人工作的更輕鬆、更有價值,是策略規劃的重點。今天就來談談策略規劃。

        為了方便進入情境,就以一個專案的案例來說明。有一個專案,任務是完成一個新產品的開發。這個新產品對此單位而言,是一個新的事業領域,舊有的成員對此技術也不熟悉,加上業務發展快速,原來人手不敷運用,所以對外招募人手以應付未來發展之需。專案經理人是一位從外部招募進來的經驗者,在很多國際企業工作過,經驗豐富。專案成員也大多是外部招聘人員,本身的老舊員工比較少。

        這個專案的目標非常的高,要在短時間之內把產品開發出來。如果依據這個單位以往的做法,這樣的專案大概需要花費一年的時間,才可能完成。但這個客戶的要求是六個月內完成,簡直就是一個不可能的任務。加上傳統上這個單位的工作模式比較偏向歐美的方式,專案執行上比較寬鬆,一下子突然面臨如此龐大的目標壓力,幾乎沒有人敢接手此一專案。

        專案經理人在接受到這樣的任務後,開始著手評估與思考如何完成專案使命。暫且不管這個專案的結果如何,依據專案管理的程序,確定客戶的目標與範疇後,單位主管已決定依據客戶的需求,接下這個任務。接下任務,當然就是開始著手尋找成功的方法。經過對目標與範疇的多方確認後,專案經理人首先該做的,就是發展專案的執行策略,首先展開SWOT分析。SWOT的內容如下:

        S:團隊成員都有某種程度的工作經驗,學習曲線快

              公司的開發支援環境完整,資訊透明,很多的K/M與K/T都可以利用

              專案的預算充分,上級支持力道足

              單位主管對此一專案的支持,可以得到充分的資源

              為國外引進的技術,產品屬於成熟型,技術上難度不是很高

              有完整的新產品開發品質保證體系

        W:由於是一個由各種不同背景公司招募而來的團隊,有其各自的文化思維,不易形成共識

              雖然技術層次不是很高,但成員各自的技術領域不見得可以立即套用,有其挑戰的一面

              成員間對於目標的承諾不高,不認為可行

              成員普遍對專案管理的技巧不是很熟悉,很多都是土法煉鋼磨出來的

             由於是外來人員為多,成員對於系統的理解還不夠,必須花很多時間了解新系統

        O:目前市面上這個產品還是老一代的為主,市場對新產品的期待很強烈

              國外母公司有強有力的標準化系統,可以彌補成員對此一領域經驗不足部分

              由於大陸的低廉人事成本,相對於國外的母公司,便宜很多,也是未來發展上的一個跳板條件

        T:原有的系統對品質保證的要求嚴格,在要求大幅度縮短時程下,流程上的配合與品質保證上的程序難以兼顧

              時程的壓縮,已超越計畫上所加的籌碼,快速化的開發體系還未建立

              供應商方面的配合也呈現難度頗高的反應

              如果無法如期完成的話,將會吃掉大部分的預算,與讓客戶失去信心,不利未來的接單

              有競爭對手在觀望此一專案的後續發展,客戶也在找尋更合適的設計代工

        由SWOT分析已清楚的看到內、外環境因素了,接下來就要思考,如何運用優勢充分的掌握機會,不足的部份如何補足。如何讓威脅不會受到弱勢的影響而擴大,如何以優勢來化解可能的威脅。

        團隊建立的時候,進入到策略規畫的部份。這個專案要解決的策略問題大致上可以歸納為以下幾點:

       專案時程縮短:經過一些討論後,在縮短產品開發時程上,發覺到可能採取的策略方向有:

           分散業務(人海戰術)、

           同步工程、

           委外設計、

           與業務流程變革外部顧問等方面。

       團隊共識建立:在文化差異與共識建立部分,如何改變成員的觀念是重點策略。

        一次就做對的文化:因為時程壓縮,所以不能夠再以嘗試錯誤的方式來設計,技術規劃(TAP)、模擬、仿真等工具的運用,是重點改善目標。

        快速融入體系的學習曲線:快速融入體系的學習曲線,必須讓成員知道、懂得、與習慣自有的體系,才可能發揮體系的價值。如何複製專家,是重點策略目標。(待續)