Team building

Mar. 16, 2020

        從任務定義展開、資源需求盤點、範疇管理與目標定義、SWOT及策略規劃,專案的基本團隊算是建立起來了,今天就把專案團隊建立做個總結。

        整個專案團隊的建立,首先必須有個團隊的機制,讓需要的資源動起來,而非只靠一份個人的衝勁而已。建立團隊的機制,透過立案與審查機制,可以得到更多人對專案的承諾與負責,專案的成功機率當然也會提高。

        專案團隊的組成時機。到底是在規劃階段就組成專案呢,還是到了案子啟動後,再來招兵買馬?這是個議題。成功的專案,專案經理人會在開始接受到任務,就會透過網路,尋找口袋人選,找尋資源。但專案都還未定義清楚之前,可能還不是最佳時機,確定最佳時機,大致上可以從幾個方面來考量:

        1. 專案的定義已經足夠到可以清楚的掌握需要的能力與技巧,再來決定找口袋人選?

        2. 規畫初期能夠讓多一些人參與,可以增加對專案擁有者(Process owner)的認同感。

        3. 考量預算中的人事費用與貢獻度。

        專案成員的選擇,可以從以下幾點來考量:

        1. 成員是否具備足夠的知識與技巧,能夠勝任此一工作?是否具備足夠的技術性與非技術性技能、解決問題與人際溝通能力?

        2. 成員的人格特質。

        3. 對專案的認同與承諾。

        4. 是否還有足夠的時間可資運用。

        5. 成員間的互動關係。

        6. 成員對專案工作的認知,是任務還是麻煩事?

        任務分派:釐清分工與責任,並發展出專案組織圖(RAM:Responsibility Assignment Matrix)

        評估與突破成員對專案的信心與恐懼。一般專案成員會有幾種心態,要特別注意。譬如:

專案只是一件苦差事,與我無關;

一種臨時編組的任務,專案經理人對我有何期待?

在一個雜牌軍中工作,氣氛會如何等等。

為了解決這些疑慮,專案經理人必須明確的做到以下幾點:

        1. 把目標的正當性與真正的需求攤開來,讓所有成員來共同承諾。

        2. 利用機會教育,讓成員來提出解決方案。

        3. 把專案可能的限制與問題攤出來,不要報喜不報憂。

        4. 把RAM確實的拿出來討論,而非黑箱作業。

        5. 把自己的領導風格明白的告訴成員,讓其有個心理準備。

        6. 也不要忘了闡述你對專案的期待(願景),與對專案成員的期待。

        7. 告訴成員專案管理模式,如會議模式、管理方式、授權模式等等。

        團隊的推進與管理。從萌芽期、成長期(風暴期)、成熟期、到結束,都必須有調整腳步與改變風格的必要,這也是專案經理人的職場修為。簡單介紹如下:

        1. 萌芽期:此階段尚在摸索過程,所有的活動都必須依靠一個方向性的指標來帶動,所以專案經理人的領導風格必須積極顯現。

        2. 成長期(風暴期):在此階段會有很多的衝突,稍有不慎會讓整個專案陷入無效率的內鬥中,但又必須能夠有效排解衝突,不能坐視不管。所以採取指導性與中間者的領導風格,會是一個比較好的做法。

        3. 成熟期:當成員間的一些問題都已可以自行處理,專案進入到一個成熟階段,此時專案經理人可以放手多一點,採取支援與激勵的方式,讓成員有自主的成就感。

        4. 結束期:已接近收割的時候,專案經理人多以激勵者的角色來運作,將會有不錯的成果。

        另外團隊建立的過程中,強化團隊的合作綜效是一個很重要的工作。此部分大致上可以從幾個方面來加強:

        1. 建立革命情感的團隊(共生死、同進退)

        2.讓不同的觀點在專案團隊中出現,但必須有效的整合

        3. 如何善用專案會議來建立專案成員的所有權觀念,以及建立團隊學習的學習型組織

        4. 多關心專案成員間的互動,以避免事態嚴重再出手就為時已晚了

        5. 如何激勵與獎賞成員的成果,應該是專案經理人最不容易做好的一件事。(獎賞團隊會帶來更多的合作意願;但獎賞個人卻會帶來一些心理的不平)

        6. 激發成員的工作意願(Enable),弄清楚彼此間的期待(PM對成員與成員對PM)

        7. 注意與尊重團隊成員的差異性

        總之專案經理人在團隊建立上,有幾點是必須注意的:

        1. 完全掌握需求後,才有可能建立一個有效的團隊

        2. 讓成員參與專案的定義,可以增加認同感與責任心

        3. 對於資源的取得,決對要主動爭取,不要等待上級施捨

        4. 對於成員的背景資料,掌握得越多,對專案的任務分派與管控,有舉足輕重的地位

        5. 以風險管理的精神,多讓成員對不確定的因素,深入加以討論,以消除恐懼感

        6. 依據專案的不同階段的情況,改變自己的領導風格與行事方法

        7. 尊重個人與尊重專業,是專案經理人必須學會的管理基礎,因人而異的管理方式是必要的

        如果能夠掌握以上所言,一個好的專案團隊自然可期。