控管的重點

Mar. 17, 2020

        專案的控管,很多的專案經理人總以為在專案進行的過程中,把每個步驟都控制得宜,應該就沒有問題了。這樣的想法是理所當然,問題是專案沒有那麼的一成不變的。隨時會出現變化,有一堆的變數是計畫無法突破的部份,每天幾乎都會出現。所以專案經理人不只要看每天的進度,更重要的是要看每天的進度對整個專案的最終結果有多大的影響,要採取怎樣的措施,才能夠讓專案順利完成。

        舉個例來說,專案經理人每天從專案成員取得一堆的資訊,如何判讀這些資訊,如何運用這些資訊,也都是影響專案成敗的關鍵所在。以附件來說明或許比較清楚。這是一個專案的里程碑,其中有幾個Task(WBS展開的作業項目)。目前得到的訊息是這樣的:

        Task 01完全照時程開始、結束;Task 02雖然依照時程開始,但到當天開會的時間點工作還沒結束,顯然的是Delay了;Task 03則是延後開始,所用的時間一樣多,但也還沒結束;至於Task 04也是延後開始,時間也用的一樣多,但嚴重落後;Task 05在分析整個狀況後,發覺到必須延後啟動,但可以透過一些手段,把時程縮短一個禮拜,也就是說整個行程因此可以如期完成。

        在這個案例中我們看到Task 02與Task 03兩個工作雖有一些延後,但因為有Floating時間的關係,到目前為止,還沒有影響到專案的完成目標。反倒是Task 04才是關鍵要徑(CPM)的工作,就因為此一部份延遲,整個部分要跟著延後。如果Task 05無法縮短時程的話,那這個部分就是拖延,別無他途。所以專案經理人在面對這樣的資訊時,如何避免在不是重點的部份,花費大量的時間檢討,而忽略了關鍵要徑的存在。

        要讓專案的資訊正確、有效,專案經理人必須養成在接受到成員提供壞消息資訊,不要過度的責罵與指謫,因為責罵無法改變事實,反而容易讓成員會走到報喜不報憂的地步,則以後要得到正確的資訊,恐怕會也很高的難度。

        重點在於關鍵要徑的解決上,要把既已發生的拖延,如何在後續的作業上,搶到一點一滴的時間,來挽回專案的進度,才是專案經理人該做的事。畢竟專案經理人的使命是完成專案,讓資訊透明,有效的解讀與運用,才是控管成功的第一步。

        當然也不是說專案經理人不該追究問題拖延的原因,重要的是把問題解決比追究責任,要有意義的多。畢竟每個成員都是經過精挑細選的,大概不會有故意做不好來整PM的情形吧!大部份的拖延都必定有其原因,如何找出原因,做好再發防止,使後面的行程不再出現同樣的問題,才有可能讓專案完成。

一句話:「過程如何變化不是最重要的,隨時往後看,最終的結果是否受到影響了!」才是重點。