Mar. 17, 2020

資訊解讀要看質與量

        針對上期談到的這個里程碑的資訊,很多人問到,該如何解讀與對應,確實這才是比較實際與有意義的問題,今天不妨花點時間來談談專案經理人的問題分析與解決能力。

        首先回味一下上期的五個Task。Task 01是如期開始、如期結束;而Task 02則如期開始、延遲結束,更重要的是還沒結束;至於Task 03則是延遲開始、還沒結束,但看來所用時間預估算是準確的;Task 04也是一樣,延後開始、工時評估不變。但因為這部分的工作量最大,所以延遲的結果,對專案的計畫來說,已產生了影響(Impact)。暫且就以這四個工作的進度與計畫來談談專案管理的深層意義。

        對於Task 01這個工作的負責人來說,完全能依照計畫行事,應該是專案經理人最樂於見到的成員。但以專案管理的經驗值來看,這裡面還是有一些可以再作為學習的素材,如果會善用的話,持續改善的動力出現,追求專案提前的目標才可能存在,這就是專案管理所提到的Lesson learning的概念。是不是苛求,端看企業文化與專案經理人的企圖心,沒有好壞的問題。那要如何解讀?簡述如下:

        這個工作在進度上是沒有問題,但無法因此判斷就是好的,因為沒有成本的資訊來作為輔助判斷素材。譬如這個Task原來的計畫是2個人週的工時,但其實這位成員利用加班工時來彌補某些工時的不足,雖然趕在進度內完成,發生的成本已經超過預算,這些因素也必須加以分析與作為決策判斷的參考。其次接下去如果此位成員還有負責其他的Task,會不會有類似的問題出現的可能,對專案經理人而言,這是未來管理的一種技巧,也是風險規避的必要手段。

        而負責Task 02的成員,雖然整體而言,不影響到專案的進度,但一開始就延遲的現象,是否吐露出一些訊息?是因為任務還不是很關鍵,可以稍微拖一點,還是本來手頭上工作就很多,不得不延後開始,最起碼必須弄清楚這些事實。如果是因為工作多所已造成不得不延後開始,那專案不延遲,算是一種運氣,不要高興太早。對於業務量過重,專案經理人也義不容辭的要為成員做一些必要的考量。但是如果是因為其他因素造成延遲,還是必須弄清楚狀況,並與該員深入探討如何避免類似問題的再發,這是無可避免的責任。

        至於Task 03的工作,雖然也不影響專案進度,但還是有延遲的現象。此時專案經理人該關注的是,延遲啟動的理由與必要性。如果延遲啟動是由於前個工作的因素造成,那倒還好。但如果是本身業務因素引起的延遲,那恐怕就要多關心了。

        對於Task 04的這位仁兄而言,因為是CPM,延遲現象將造成後續工作的困擾,所以應該多花點時間與Task 05的成員一起討論解決方案。單純的由Task 05縮短時間來解決專案的延遲現象,並非良策,因為Task 05的任何狀況都可能造成專案的延遲,而且責任也非全然在其身上。如何從問題發生根源著手,才是解決問題的最佳手段。

        當這些因素都弄清楚後,接下去才是如何確保專案順利進行的解決方案。

        當然如果是一個經驗豐富的專案經理人,不會以一個里程碑的On time為滿足,會隨時觀看整個專案的可能變化。因此每個里程碑的進度控管,不會只是看有沒有如期完成,而會從每天取得的資訊去判斷,是否可以在每個Task中,撿到零碎的工時,累積這些工時,作為未來可能發生變化的籌碼。

        要做到這點,那進度的控管過程,光看日期是否如期是不夠的,還必須清楚的交代工時與資源的運用情況,才是專案會議討論的重要事項。個人輔導了很多專案,發覺到此部分是專案經理人最容易忽略、也是最不容易掌握的資訊,因為寫報告的習慣與資訊不夠清楚,甚至很多成員對工時與成本的概念都還欠缺,那如何交代清楚自己的資源運用。

        所以這幾天所談的資訊解讀與時程控管,最好都從成本的角度來分析的話,會有不同的視野與效果。