Mar. 18, 2020

馮京當馬涼

        談了這麼多,也該把專案管理的文章做個結束,接下來把專案管理做個總整理。

        首先我們必須對專案管理的特性建立正確的概念,有專案、執行專案,都可以說是專案管理,但充其量只能說是在執行、管理專案,而非我們文章中所說的「專案管理」。

        專案的管理,幾乎每個單位都可能有其需求,每天有一堆的專案在進行著,但是採取甚麼樣的手法,則不盡然一致,也沒有必要都一樣。依照公司的組織運作效率、企業文化、組織規模、專案的性質......等等,選用最有效的手段來完成任務就是好的管理。

        傳統的目標管理,功能部門各司所職,分工合作,透過溝通協調來管理一些專案,從來也沒有人說不對,也能夠充分發揮經營管理的目的--完成任務。自從50~60年代專案管理的模式出現後,忽然間專案管理成了一個管理的流派,到了90年代,IT產業突飛猛進發展的衝擊之下,商業模式被一個字所包圍,就是『快』。傳統的管理,著重功能與和諧的溝通模式,招架不住排山倒海的衝突與介面管理需求,大有世界末日之嘆。強調資源效率的專案管理,躍升為管理主流,蔚為一股風潮。

        既使專案管理已成為21世紀的管理主流,但對於這種管理模式的理解相對的還是有很多的模糊空間,衍生出來的問題,最常見的就是把功能式管理專案也認定為專案管理。既然都是管理專案,又有何不可?有一些的活動,但如果沒有把一些基本功夫做到,卻認為是組織不適合專案管理模式,或是專案管理本來就是難搞的,等等許多的無奈的曲解。

        個人就聽過很多積非成是的說法,甚至有很多人資老總,還直言:反正專案管理就是一定會「Delay」,也就只好認了。以公司經營層的主管,都有這種想法,專案怎麼可能不遲延?這種現象大部分都是把專案的管理與專案管理混為一談的結果,沒有理會客觀因素,沒有實現專案管理的基本功夫、欠缺有效的管理支援等等。

        專案管理不在乎採取何種方法,但一些基本訴求與前提則是精神所在,這些是專案的客觀因素,忽略了這些因素,整個專案管理都會因為企業的一些既有文化或是工作習慣,而無法做到期待的境界。

        還是把專案的管理與專案管理做一點澄清,否則很多的部分都會被一句:「唉!專案本來就會推遲」…所吞噬。專案要不Delay不容易,但絕非做不到。現代的專案甚至追求的是縮短(In time)時程,而不是只是如期完成(On time)而已,這才是這種管理模式的價值所在。也就是為何會成為主流的原因。

        為了方便比較起見,我整裡一張比較表,以相片格式放在相簿,請諸君自行參照。

        專案管理:以專案經理人為核心,採取跨機能管理的一種管理模式。由PM來調動專案的資源,以共同的目標為中心,採取目標共擔的承諾來執行,重點在於自主管理與任務達成。PM是決策者。所以需要有很高的跨領域管理技巧與溝通、衝突管理能力。一般東方的PM,往往不是用權勢或職位來帶動專案,重點在人格特質與技巧。

        管理專案:以功能組織為主軸,經營為核心的管理架構,與日常性業務融合的管理模式。溝通協調是重點,決策落在經營者的身上,通常隨著專案的階段進展,管理重心會跟著改變。真正的PM大多是總經理。整個任務達成的重點在於專業技術與經驗,所以幾乎參與人員都只是跑龍套性質,共識不強。