情報分享的力量

Mar. 18, 2020

        很多的專案執行過程,專案經理人或多或少都會有一種「到底要涉入成員的工作多深,才叫做恰當」的困惑?太投入,恐怕不只時間不夠用,成員也會不耐煩,重點是事情也不見得會做好(這種現象,大部分都以失敗收場);投入太少,又怕整個專案零零落落的,根本看不到一絲絲的團隊氣氛,真有握緊了怕死,握鬆了怕飛的兩難。

        身為專案經理人,重點在於資源與專案整體步調的協調性,不只時間有限,連資源都是掐得緊緊的狀況下,自然不該把寶貴的時間投入在成員的自主管理領域。如此才有足夠的時間來正確掌握整體的狀況,做適時與最佳的決策。也就是應該把自己放在制高點上,做到事前管理、而非事後處理的境界。

        專案之所以會出現的背景就是,「在有限的資源與時間下,完成特定任務」,所以採取非常態的跨機能模式。機能間的互補效果是價值的所在,專案成員必須為各自專長的機能負全責,而非由專案經理人一個人如蜻蜓點水般的緊迫盯人。

        依此規格,成員的自主管理能力必須有其一定的要求,否則一段時間後整個專案可能都散了還不自知的怪現象都可能出現。那要如何做到眼睛不在成員身上,心卻都繫在一起,這就是PMBOK無法教的第二個問題。

        專案管理中,專案會議是一個很重要的溝通工具,如何讓它有效、有生產力,而不只是事後擦屁股的一個例行公事,那就要看很多的面相了。再大的專案,回歸到基礎,都跳不開日常管理的架構。專案會議也好、設計審查也好、績效檢討也好,名稱不是重點,重點是所有的定期會議,都是日常管理的結果呈現,一翻兩瞪眼的事實。如果無法從日常管理著手,Review老是看到一些Delay與Action Plan,那專案的辛苦也就可想而知了。

        要如何作到日常管理,卻又不會把專案經理人的時間埋入到管理的洪流,深陷泥淖,必須依靠九大知識領域的溝通技術。相信很多人會說,我們每天都在溝通啊!問題是沒有用。PM不可能什麼都懂,技術員提出的東西,很多非技術出身的PM就無法做合適的判斷,結果問題還是問題。

        各位不要誤會,溝通不是只有人與人、會是一堆人在一起討論事情才叫溝通。有一種機制,能夠做到『情報分享』的境界,才是真正的溝通模式。PM不可能什麼都懂,什麼都懂的人也不見得是合適的PM,一個好的PM應該是甚麼都不懂,卻有能力把整個專案掌握好好的。能夠做到此一境界,代表九大知識領域的東西全都透了,所以可以以管理的角度來管理專業與跨機能的活動。

        要如何做到『情報分享』?就必須有一套明確又有效的Reporting system來運作。這其中牽涉到成員寫工作日誌與業務報告的習慣與能力,及溝通的程序與平台工具。在任何時刻,專案活動的每一點成果(Out put),都會很快速的傳遞到每個成員的手中,有一種互相Monitoring的效果。(為何用英文字,因為翻譯成中文的話會有監視的味道,監視對中國人而言是很敏感的字眼),只要有一點風吹草動,相關業務間的連結與行動自然會出現,PM並不需要隨時盯得緊緊的。專案會議只是一個Double check與彙總狀況的一個場合,而非一個follow up的平台。

        要做到『情報分享』的境界,就必須有幾個前提條件要配合。其分別為:

        成員的報告撰寫意願與習慣

        專案報告撰寫能力

        問題掌握能力與判斷能力

        Reporting system平台(工具)與知識分享的機制

        明確的專案管理章程(或是專案管理辦法)

        成員自主管理能力與適當的跨機能運作基巧

        以上這些能力,看似簡單,其實跨越企業的經營管理到執行面,難度挺高的。特別對於從中小企業出身的台灣企業,土法煉鋼的結果,這些東西無法在企業內沉澱,自然難以達到所要的結果。

        那是否要把這些都建置完備後才有資格談專案管理?相信這是很多人會提出的質問。做得到最好,但事實是做不到的居多。做不到是否專案就無法運作?其實這個問題可以從多方面來談。長遠來看建構這些機制與能力,絕對有助於企業的永續發展,值得投資。但短期要讓專案產生效果,才會吸引老闆投資,恐怕對PM而言,也是不得不考慮的問題,最起碼不要讓專案傷害到自己對專案管理的信心。

        如何透過一些簡易章程與Reporting system流程建立,輔以報告撰寫技巧的指導,也可以做到某種程度的效果,更重要的是會讓每個成員在專案結束後,感受到自我成長的那份力道。(當然在初期會有很多的抱怨與不滿,甚至寫出一堆無用的東西,更可能會讓你的老闆認為你是在浪費時間。因為寫報告是要花點功夫的,但不要忘了,這些將來都是公司的無形資產)

        這些部分就是PMBOK無法教的東西,因為西方國家的工作習慣與認知,以上所久的,都是常識而非知識,所以不需要放在九大知識領域中來強調。