專案成功關鍵因素-承諾

Mar. 18, 2020

        借用一下版面,為專案管理作個補述,談談專案的成功關鍵要素。

        今天早上在俱樂部健身時,看到一個日本的電視節目,熱血應援團(熱血支援團)的一個片段,本來沒甚麼反應,看了幾分鐘後,突然發覺到,這個節目呈現出來的不正是專案成功的關鍵要素嗎?專案的成功不只是技巧而已,如何組成一個最好的團隊,是在於互相之間的了解,與那份的默契與承諾。

        首先先介紹一下節目,熱血應援團這個節目,是一個專門鼓勵一些看似沮喪、或是絕望的人的一個節目,中文字意就是熱血支援團。由節目募集一些對自己沒信心的人,節目幫忙安排接受一些專家的指導,突破困境,然後把這些過程拿出來播放的節目。這期的節目演的是一個日本太鼓競賽的故事。

        日本有很多的比賽,當然列為國寶級的藝術的太鼓也不例外,每年來自日本全國各地的太鼓團隊都想拿到優勝。其中有一個太鼓隊,其中成員從高中到小學都有,十四個人的團隊。雖然練習了很久,卻總是有難以突破的感嘆,幾乎是不抱著希望的情況下,接受了應援團的協助,去接受一個專業太鼓團為期三天的密集訓練。

        一開始三個高中生到太鼓團隊的訓練場地,是一個日本的深山,冬天冰天雪地的。進入到訓練場地,安排了住宿後就開始接受訓練。一些前輩實習生的學員在此生活與練習,就是為表演作最佳的準備。當然訓練除了基本功的指導外,教練還安排一些生活方面的指導,譬如作飯等。

        在那邊訓練,早上起來要快走五公里的路及慢跑三公里,主要是訓練在表演太鼓時的體能。再高的技巧如果沒有好的體適能,終難登大雅之堂,特別是太鼓的表演,下盤的支撐也是關鍵。專案管理也是一樣,沒有好的內力,只學會九大領域的技巧,是遠遠的不足

        看到前輩包括種米,生活的機能都必須自行解決,聽前輩的轉述,主要是希望從材料的成長中去了解成長的真諦。當然基本太鼓的訓練自不能免,教練只教一點基本的原則,要他們自行訓練,就這樣兩天過去了,最後結束前,教練給了一個功課,要三位自行即席創作,不能用嘴巴說話,只能用太鼓對話。

        三個人愣了一下子,也不知怎麼用太鼓對話,就聽教練的指示開始即席創作。當創作結束時,教練很不客氣的說了一席話:「你們根本沒有對話,每個人都在表現自己,卻不知道與別人配合,要知道你們是個團隊(Team),沒有和諧的對話,根本無法達到團隊的效果.....

        這席話敲醒了三位年輕人,也該敲醒了所有的專案經理人,在一個團隊裡,沒有對話,是不可能成為一個有作為的團隊。那為何沒有對話?不是大家都說同樣的語言嗎?這就是問題的所在,我們總認為開幾個會,幾個面談就代表有了對話(溝通),殊不知那只是表面層次的對話,連任務層次的對話都還稱不上,根本談不上目標層次的對話。

        三個年輕人有點氣餒的坐在一旁,不知所措,教練就請前輩即席創作一番,給他們作個示範,結果看到一場默契十足,和諧的表演,展現出來的太鼓的氣勢,對話的力量充分表現。三個年輕人若有所思的開始面對面對話,這時三人才發覺到,以前從沒有真正面對面、真誠的對話過。於是每個人把對別人的一些看法都說了出來,也都努力的去了解別人為何會有此種觀感。

        經過一些時間的對話後,三人開始自行練習了起來,慢慢體會到那種用太鼓對話的意義。掌握到默契後,演奏出來的曲目,明顯的有了不一樣的改變,和諧與節奏感在鼓聲中傳達了出來,連一些前輩也都停了下來聽他們表演。

        三人又請教練聽聽他們表演,果然展現出不一樣的結果,連教練都感動的掉了眼淚。事後教練給了他們的另外一席話:現在可以看到團隊的力量了,不再是個人的表現,雖然演奏的不是很完美,那是自然不過的事,畢竟只是短短的三天。但整體感從鼓聲中傳來團隊的力量,要記得,再多的人厲害沒有用,團隊裡有人不夠強的話,整個團隊的力量還是無法發揮的.....(短板理論)。又是一段對專案管理人員的金玉良言,一堆人拿了PMP又如何,沒有團隊的建立,少了對話,只看到技巧與花招,結果只看的責任歸屬,專案卻推遲了。

        三天後三人回到學校,也對著其餘十一位學弟妹學員,把所學到的東西傳述給每個人,並要每個人都深入進行對話,建立一個完全互相了解的團隊(Team)。一般都很含蓄的東方人(特別是日本人),不太習慣在別人面前直接提出自己的感受,經學長的鼓勵,團員也都面對面的對話起來,結果把很多平常不太容易拿出來討論的東西,都攤了出來。

        這部分在團隊建立(Team building)時,是個很重要的活動,反觀國內的專案,類似這樣的活動,卻是最不受重視的一個步驟,甚至連領導都不知道這個部分的意義,自然也不會花時間與團員對話。有心作好專案經理人的話,個人建議在專案成立之前,就該找點時間,與可能人選了解一下,才可能把R&R的步驟作好,也才可能有個好的Team building。

        經過一番訓練後,終於上陣了。目標是奪冠,卻也不敢奢望,演奏中,其中一位前輩弄錯了節奏,本以為完了,沒想到其餘的隊員用專注的表演,把前輩的錯誤給帶了過去。最後雖然沒有奪冠,卻也得到獎項,那位教練專程來為他們打氣。男兒有淚不輕彈,只是未到感動時,一個團隊合作帶來的太鼓對話,感動了評審委員與教練。

        最後記者訪問隊長得獎的心境時,隊長說了一句話:「能夠把團隊最美好的東西呈現出來,大家的努力就是一種幸福.....」,專案管理如果能夠把這樣的精神貫穿,透過對話,一種深層的對話,不為自己、為專案的目標承諾,讓團隊的默契,以最好的方式呈現,就是成功關鍵。專案的成功關鍵要素就是兩個字--「承諾」。有良好的溝通、才有充分的理解;有充分的理解,才有真正的承諾;有好的承諾,才有良好的團隊,專案團隊建立從對話開始,從傳達來達陣。

        專案溝通有三個層次,最表層為業務溝通,也就是一般習知的會議討論,掌握問題與解決問題;再深入一層則為任務溝通,從任務達成的層面,進行必要的對話,主要在於任務規劃的R&R;最深層次的溝通為目標對話,以整個專案的目標為最高準則,目標達成上的共識建立與承諾的對話。基層的業務溝通,事倍而功半;任務溝通常需要花一點功夫與技巧,特別是對於參與人員的能力與工時掌握與了解,進行最佳的配置,是事半而功倍的對話;而目標對話,則是深層的對話技巧,超越技術與管理的層次,是文化面的溝通,難度高卻是確保專案成功的必要。

 

        這是今天運動中的感觸,有淚不輕彈,卻也難免滾滾珠滴,是上了年紀吧!(斜體字部分為個人對專案經理人的衷心建議,祝福!)