採購管理的首要

Mar. 20, 2020

2012/9/3 Version:1.0 Anthony Liaw

採購的一天是怎麼過的?這樣的問題,用在任何領域都適用,可是對從事採購的專業人士而言,是有一份的特別感受。能夠冷靜地捫心自問,採購的一天是怎麼過的?都做了哪些事?產生價值的工時有多少?…..可以讓自己看到工作的效率與意義。

有些人做事很有效率,有些人每天忙得跟無頭蒼蠅似的,時間同樣都是24小時,(這點應該是上帝唯一公平的決策,給每個人都是同樣的時間,不管貧富與地位。)同樣的時間,會出現各種不同的現象與結果,差異就出在過程,策略、方法還是能力…..等造成的結果。能夠靜下心來好好的省思,才能看到問題點,也才有改善的空間,本期就不妨來談談採購的一天是如何渡過。

大部分的工作,都會借重工具來提升效率,採購也不例外。在台灣,採購人員用的最親密的工具是甚麼?花多少時間在供應商關係維護上?採購與供應商是處於甚麼樣的關係?…..等等幾個問題,是身為採購人員效率的根源,不可迴避的問題。

ERP、SCM、PDM等等系統工具的出現,是21世紀追求經營效率所採取的管理工具。幾乎無所不在的運用這些工具,以追求效率的提升。然在台灣,採購人員用的最親密的工具不是電腦,而是電話。採購每天花了多少時間講電話,各行業或有不同,但平均60%~70%的時間大概少不了,特別是電子產業。

採購花這麼多的時間以電話處理日常業務,是必要?還是無奈?答案決定了採購效率的根源。如果是必要,那採購的電話溝通技巧,相對是個重要的專業技能;如果是無奈,根本原因在哪?為何有那麼多的事情需要立即處理?用電話處理業務,意味著用在非電話的業務時間就相形的不多,在時間不夠充分之前提下,採購的業務品質是否能夠滿足任務所需,就是一個採購最現實的課題。

先來談談採購利用電話都在處理甚麼樣的業務,為何需要及時的處理,再從中來分析問題所在。個人長年觀察與非正式的調查,發覺到這個問題並不複雜,只是見怪不怪。其實採購的電話業務不外乎就是品質問題、交期問題、成本問題與業務聯絡,其中又以品質問題與交期管理佔最大比重。採購使用電話處理的業務範圍大致如下:

品質問題:品質不良退貨處理、特採的程序、送錯料、不良品全面篩選與問題及後續的處理;

交期問題:生產線斷料、缺料、供應商交貨延遲及生產單位要求緊急訂單的處理等等;

成本問題:公司要求降價、供應商要求漲價、品質不良要求折讓或是賠償,還有公司內部要求降低成本等。

業務聯絡:訂單變更、設計變更、新案件估價、審查與稽核等等。

對採購而言,在台灣,幾乎沒有看到採購人員有工時管理的習慣,公司也不在乎採購工時的品質,工時管理可以看出工作品質與業務流程的問題點,是持續改善重要的手段。有加不完的班的採購,老闆是高興還是難過,恐怕在國內有好大的檢討空間。

採購是一個涉外的工作,對於外部資源(行情、供應商、市場供需情報等等)的掌握,是採購績效呈現的關鍵成功因素。怎麼樣的比率最恰當,企業規模與產業型態都不見得一樣,但花在市場情報的掌握,是採購業務的主要工作的觀點應該是一致的。

採購花多少時間於供應商的關係管理,花多少時間進行行情資料庫的維護,決定採購的績效與價值。前面提到的電話聯繫業務,大都屬於輔助型的業務範圍,甚至大部分是由於業務品質不良所引起的額外工時。

賣如果這些問題占用採購那麼多的時間,是否意味著採購的異常工時太高了?採購的效率還很低,或許該說採購的改善空間還很大。 

採購與供應商關係要如何看待,可以以右圖的模式來自我評估與供應商之間的關係。縱軸與橫軸分別以採購滿意度與供應商滿意度來表示,評估指標落在哪個象限,以此判斷互相關係的變化。如果兩方面都不滿意(紅色警戒),這樣的採購絕對是度日如年;如果落在粉紅的兩塊,就是典型採購觀念的買方市場與賣方市場的概念,相對地屬於不穩定狀態。一般都希望能落到藍色方塊,雙方都滿意,那就是強調的Win Win的關係,重點是不容易啊!

仔細分析這些問題的根源,除了內部流程的問題外,供應商遴選的適當與否,是關鍵因素。選擇一家好的供應商是資產,選錯供應商是負債,是身為採購人員必須嚴謹面對。

供應商關係管理,是採購入門的第一堂課。供應商關係管理,可以分為採購前、採購中及採購後三階段來談。簡述如下:

採購前:採購前的業務,包括供應商的情報收集,供應商調查,供應商評選及合格供應商名錄的建立。對採購來說,此部分應該是採購進入專業採購的第一關。很多採購人員都是在需求出現的時候,才開始尋找供應商,這種作法在品質保證的觀點上是有問題的。評估供應商需要時間,如果沒有充分地掌握供應商的條件,貿然進入詢價作業,可能會碰到價格合宜,品質不妥的現象,結果就很難收場。陪標的廠商會看不起採購,認為不知道行情;標到的廠商也可能品質問題帶給採購後續莫大的困擾。這個階段的主要工作有:廠商及市場供應資料庫的建立,廠商調查與評估,建立合格供應商名錄。供應商評選的重點大致上有以下幾個重點:

l   經營理念:企業是否有好的經營理念,而不只是賺錢與否的考量,是長期配合上首要議題。

l   經營願景與目標:一個好的供應商,應該會看到明確的經營目標與戰略,這些東西有助於判斷與本身中長期戰略的契合度。

l   交易意願與態度:廠商的配合意願往往取決於其經營理念,也會反映於態度上,如果意願不夠的供應商,寧願不要,避免後顧之憂。

l   產能與生產能力:產能是否能滿足本身的訂單,及製造能力是否有足夠的貢獻價值。

l   品質保證能力:此部分最重要,稱之為SQA(Supply Quality Assurance),是指企業整體的品質保證能力,涵蓋系統、技術與文化。

l   技術能力:一個有技術的供應商,才可能成為採購的資產,否則只是技術移轉的對象。

l   成本管理能力:成本能力不只看是否有優勢,還必須看優勢來自於甚麼元素,更重要的是附加價值的呈現。(會賺錢的供應商才是好夥伴)

l   交期管理能力:日常業務的重心在交期管理,如果沒有好的交期管理能力,對採購的影響不只是生產不順的問題,庫存的增加,一籮筐的問題將會後患無窮。

l   新供應商評選如下圖-新廠商開發部分:

採購中:需求出現,從合格供應商名錄中尋找合適的對象(上圖的日常管理循環),傳統的採購會經過詢、比、議程序(除非公司採取單一供應商策略,直接以議價處理)。依據各方面條件決定供應商後,從合約簽訂,樣品試作、評估,訂單管理,交期管理,品質管理等等,是採購的主要業務。這個階段首重品質保證能力,如何確保供應商的品質保證,達到五R(Right timing、Place、Quality、Q’ty、Price)的目標,是日常管理工作的重點。當然,如果要再細分,新產品開發的採購,日常訂單的採購與特殊訂單的採購,是管理上的分類。此階段的關係業務在於:

l   品質管理:品質管理方法、系統、精度,品質保證能力及持續品質改善的能力。

l   交期管理:交期管理的系統、流程,特別在系統連結上的可視性,供應鏈的POP管理。

l   成本管理:採購能力、製造能力、成本管控能力與獲利力來源。

l   訂單管理:對客戶訂單的管理理念、方法與系統。

採購後:採購的後續工作,大部分是維護性業務,品質問題的處理,支付款項的處理,及品質改善的輔導等等。持續性訂單與一次性訂單在此部分有很大的差別,維持合格供應商名錄的可用性,定期、不定期的供應商稽核是必要的程序。採購與供應商的互動中,還有一塊重要的領域,就是供應商輔導。透過供應商輔導,提升供應商名錄上的品質保證能力,是採購的另一種價值呈現。

當然採購與供應商關係也可以從採購策略來定義,或是從材料的供應關係來定義。單一供應商Single sourcing或是Multi sourcing;策略物資供應商、槓桿物資供應商、瓶頸物資供應商、一般物資供應商。這些關係的建構,前者來自於企業的採購策略,後者則來自於市場行情與商品設計的材料選用,採購無法自己做決定,卻必須遵循。

不管從何角度來看採購與供應商關係,採購必須花很大部分的時間來維繫與供應商之間的關係,才有可能做好採購業務,創造採購價值。問題是採購花了那麼多的時間打電話,處理異常業務,連去供應商拜訪的時間都不夠,如何維繫供應商關係。做好供應品質管理,是採購讓專業價值呈現的不二法門。

台灣很多中小企業,對於採購的錯誤觀念仍然存在,最誇張的問題是不讓採購拜訪供應商。這些老闆對採購的無知也無可厚非,畢竟土法煉鋼的經營,也有其成功的機會。只是要談永續,就必須有足夠的利潤空間來支撐,如果沒有專業的採購管理,如何達到遠景與目標。

從下圖採購的貢獻機能與價值來看,降低異常,提升績效是重點目標。重點是會產生問題與提升績效的機能,都不是靠採購本身得以解決,而是要靠外部資源—供應商的配合,才可能達成。換句話說,採購與供應商關係管理決定採購的績效。如何維繫供應商良好的關係,是採購提升績效的當務之急。

企業經營者對採購的了解不夠,採購人員不能夠不專業。忙不完的工作,加不完的班,意味著採購的無效率,更代表著採購的不專業。要提升採購的績效,從供應商關係管理做起,是關鍵成功因素。以本身的採購專業,在組織內部進行供應關係管理的教育,從價值鏈觀點,呈現採購的附加價值,改變傳統對採購的不重視的文化是首部曲。

提高供應商關係,是採購績效提升與讓自己有個自我(活得有尊嚴與有品質的生活)是二部曲。讓供應商能夠為採購的專業而努力,貢獻其專業價值,發揮其專業引導,協助採購創造績效是三步曲。

專業不是靠嘴巴,必須以實際行動來呈現,個人對於提升供應商關係的作法,提出以下幾點建議,希望能給有心於採購領域的同好參考。

l   改變觀念:Give and Take是21世紀成功的關鍵語(Key Word)。對自己投資,對供應商投資,對組織投資,自然會有所回報,特別是供應商的部分。如果能夠把供應商的品管人員教到與自己內部水準齊一,是否意味著品管部門可以裁撤。

l   走動管理:打電話學不會採購,遙控無法掌握供應商,走動式的管理,是建立供應商關係的唯一之途,別無他法。定期到供應商拜訪,是建構良好關係與了解市場的最佳途徑。

l   專業養成:與供應商互為師友,從供應商身上學到專業管理,把本身的跨機能與跨領域的眼界,帶給供應商,協助其打開視野,是一舉數得的人脈建立法。多學學採購的專業技巧,打開跨機能管理的視野,累積多元的Sourcing能力。

l   工時管理:工時的品質決定生活與績效的品質,對於工時的可控性,是管理工時的第一步。要知道業務的盲點,不妨從工時管理做起,紀錄工時,了解業務盲點,再尋求解決之道。

l   可視化:溝通、管理的最有效手段為面對面,打破電話吵架的壞毛病,看不到現場就看不到問題,讓問題可視化,沒有解決不了的問題,只有看不到的問題。

l   可控化:讓供應商的資源成為延伸資源的一部分,而不只是一份的交易,如此才有可能做到共榮共存的境界。要可控化,對於供應商的經營狀況必須有足夠的掌握度,Reporting system的建立,或是透過系統連結,可視化來掌控資源的有效性。

l   品質保證:與供應商關係的建立應該建立於品質保證之上,而不是一筆訂單。SQA的意義是告訴採購,與供應商交往是買到供應商的品質保證能力,而不是價格而已。一個有品保能力的供應商,隨時都接受品質保證系統的管控,而不是靠每批的檢驗來確保品質,才有可能維繫一個安定的生產條件。

l   共榮共存:雖然對台灣的採購而言,有點奢侈的想法,但還是建議能夠以此觀念來耕耘供應商關係,那是採購的Portable skill,可以放諸四海皆準的價值。

隨文附了幾張以前個人採購生涯使用過的工具,如果諸位有興趣的話,請便!