採購風險的4M2S

Mar. 21, 2020

採購管理寫於2010/12/22 11:20        

採購的內部風險可以從幾個方面來談,今天就以4M2S(Man、Material、Machine、Method、System及Space)六個面相,來談談採購的內部風險。當然很多人會以管理的角度來認定,到底到何種程度才算是風險,總不會把一點雞毛蒜皮的事都歸類於風險吧!看法上沒有錯,但以經營的角度來說,該賺的錢因為疏忽或是某種因素沒賺到,就該歸類於經營上的改善事項。如果這類的問題,牽涉到一些不該出現的成本或是危機,那就是風險了。

國際上以前也沒有對採購風險做個明確的定義,但這幾年來,似乎這個主題已被定義的更清楚,也更廣泛的被討論,理由無他,經營的意義就在於效率極大化,現在對於採購風險的定義已經邁入宏觀面的廣義風險管理的層次,那很多的事情就必須重新定義。以下就六個面相來談談,採購的風險在哪?

人(Man):採購人員在企業內部,一直都沒有給於必要的重視,總是有一種棄之可惜,食之無味的感覺,只因為大部分的人認為,只要會提菜籃子的人,就會採購,所以採購是沒有甚麼技巧性可言的。這樣的思維早已被推翻,採購對企業經營競爭力的影響程度,絕非一個單純的成本可以涵蓋過去的,採購對於企業經營績效的影響,是無形又難以估算的風險。一個不稱職的採購人員,重則傷害到企業形象,輕則也會造成成本的增加。如果採購人員心術不正或能力不足,會帶給企業很多不必要的困擾,企業如何能忽略。採購人員的風險來源有以下幾點:

價值觀:一般常被討論的採購倫理(或有人稱之採購操守)。採購是一個與錢打交道的業務,帶給外部廠商賺錢機會的工作,業務本身存在著各式各樣的誘惑,如果沒有一個正確的價值觀,對於企業形象的傷害,難以估計。

知識與技巧:採購技巧或是專業知識不足,對企業而言,是一種最無形的傷害。員工是企業的資產還是負債,端看企業用人的策略。採購成本每天都在發生,只要採購人員一個不注意,或是因欠缺足夠的知識或能力,引起的品質、交期或是成本問題的發生,都是不可忽略的風險。採購人員的能力不足,帶來的風險最常見的就是品質問題,其次為交期問題。品質問題會帶給生產線或是營業單位無窮盡的麻煩,交期問題會讓生產線疲於奔命,帶來的機會成本、品質檢驗成本與過多的庫存成本等,都不容小覷。企業常不願花一點小錢為採購人員進行培訓,很多企業並沒有在採購人員上線前,給於必要的採購技巧的訓練,結果採購人員在能力與知識不足的情況下,一個錯誤的判斷或是管理不善,造成的結果就是省一點小錢,卻要付出難以估計的代價。*採購協會本著建立國內採購專業為職志,透過各種的教育訓練課程與研討會,就是希望能夠協助企業降低此一部分的風險。  

態度:採購人員的態度,也是企業必須注意的重點。態度會影響工作的品質,也會帶給流程運作上的困擾,如何讓採購人員保持良好與正確的工作態度,是採購主管必須關注的焦點。

機(Machine): 21世紀變化的環境,帶來快速應對的經營需求,ERP、SCM等等的工具,不一而足。一旦使用了這些系統時,一切都是在系統上操作。強調系統整合的21世紀,系統牽涉到與供應商、客戶間的數據交換(EDI),如果這些設備與資訊的管理沒有到位,資訊安全的風險恐怕更勝於洪水猛獸。特別電子產業現正流行的PLM系統,包括到策略的連結,協同作業幾乎已到融為一體的境界(如果PLM作透了的話,沒有達到這個境界,那只意謂著還沒弄清楚PLM為何物?),此時的資安的控管,有意無意的傷害,都是企業最高層級的管理重點。

料(Material): 採購對外的基本規範就是規格書,由於採購本身對採購物料的了解不夠,或是因為業務繁忙,而忽略了與供應商做好確認的動作,引起交付的物料出現品質問題,也是常被忽略的現象之一。對於供應商的品質保證能力的判斷,為了追求低成本,而選擇了能力不足的供應商,以至於做出來的物品的品質,對企業的損失絕對大於降低的成本,這樣的風險,卻有意無意的被忽略。另外由於採購的不做為,把新產品開發的樣品試作的業務交給研發部門處理,結果帶來的後續的設計變更或是成本的增加,都是採購必須注意的重點業務。

法(Method):採購人員為了達成企業的目標要求,有時會有很不得體的作法。對於企業而言,如果單純只看業績,或許這為採購在短期績效上,會有好的表現。然與供應商的關係,會因為採購的作法,引起與供應關係的變化,結果最大的損失絕對不會在供應商身上,而是企業。譬如:採購人員為了滿足企業的要求,直接了當的逼迫供應商,每個季度降價多少,也不管客觀條件,結果會帶來的是上有政策,下有對策,「報復成本」的出現也就不足為奇。採購與供應商之間的關係有競合的味道,既競爭又合作。如果採購在採購的方法上,沒有通盤考慮的話,只是一貫的以壓榨的想法來運作的話,那將是一種看似平常,卻是風險處處的危機,輕則成本增加,重則為害到企業形象與供應關係。  

系統(System):現在很多的企業,包括傳統產業都走入了供應鏈管理的殿堂(SCM),然很多的採購並沒有把SCM的精神與系統的概念弄清楚,就一昧的把一些膚淺的市場口號(VMI、Paperless、ECR等等)作為SCM來看待,結果帶來的是供應商庫存成本的增加與預測不準造成的庫存報廢。這些的庫存問題,採購從不與供應商坐下來共商對策,就只一昧的壓迫,結果表面上看來供應商吃虧了,問題是供應商的利潤率都比中心廠高,而且都還活得好好的,其中的道理何在?各位不彷仔細想想。一旦企業導入系統,以EDI來連結供應鏈的各個環節,此時資安問題又是採購的另一個更大的風險,對企業經營上的,甚至比成本都還可怕。 另外在採購制度與管理設計上,如果沒有一套健全的管理系統,出現不得體的採購問題,也就難以避免。

環境(Space):全球化的布局。就必須完全依照國際規格從事。整個大環境也隨之變化,特別是往外投資的企業,受到降低成本的壓力所迫,向落後國家購買資材,此時,風險的層級就不再如本地採購來的簡單,必須更加宏觀的來看待。這是屬於供應面的環境問題,其次在採購的過程,誘惑的東西很多,採購也必須有效的讓採購人員具備高度的職業素養與倫理,否則容易失去方向。