外部風險管理

Mar. 21, 2020

採購管理寫於2010/12/25 22:38        添註於2020/3/21 COVID-19橫行

採購內部風險除了採購人員個人因素帶來的風險外,採購流程與生產或是營業預測不準,也是很大的風險來源,這部份侵蝕掉的是企業的利潤,長久下來也是不容小覷的問題。預測不準、設計變更的對應不良、在途訂單以及風險訂單(Risk order)等等,都必須審慎為之。要強調的並不是有風險就不行(那是難以避免的管理現象),而是必須正面看待,做好必要的管理,才是永續經營的正確態度。

內部風險大部分可以透過管理或是稽核的程序來降低或預防發生,但外部風險就不是那麼的容易控制與管理,必須有更高的程序控管才得以避免風險帶來的傷害,今天就來談談外部風險管理。

北韓一顆導彈發射出來、大陸宣佈稀土出口管制、加拿大發生森林大火、釣魚台漁船事件被炒熱起來、當......這些事情發生了以後,採購不知有沒有感受到一些壓力?如果採購還是一如以往,就是朝九晚五的上下班,那大概只是一個守成有餘、創新不足的採購人員,難以成為大器,因為接踵而來的採購壓力,只會侵蝕掉企業的獲利能力,甚至出現經營風險。

加拿大森林大火,意謂著全球的紙漿供應將吃緊(加拿大是全球紙漿最大供應源),再過一段時間,紙張的成本與交貨期都會受到影響;稀土是有色金屬中的奇葩,太多現代的科技必須仰賴之,如磁性材料等,一旦大陸封鎖了稀土的出口,全球科技產業將會為此付出更高的代價來取得材料(遺憾的是大陸是最大供應國),或者研發新的替代材料,但那都將是亡羊補牢,也緩不濟急,屆時企業經營受到影響的程度也會隨著採購對資源的掌握能力,有所不同。北韓爆發一顆導彈,引起的兩韓緊張局勢,只要與南韓有關的材料供應,都可能會因此受到影響.......這些都是採購必須嚴正以待的風險議題。

另一種風險來自於採購最重要的供應來源--供應商。當大陸長假出現時,採購是否有再次的確認供應上收假後的生產穩健度資訊?供應商的重要幹部,或是主要品質部門的主管離職,採購人員是否充分知悉?供應商的產能稼動率、其他客戶對供應商的下單情況、供應商與客戶間的一些法律糾紛的情報.....採購人員是否意識到這些問題的重要性?

一家平常品質都還不錯的供應商,偶而品質會出現一些狀況,大部分的原因可能來自於供應商的品質管理部門的重要幹部離職所引起的;當供應商接到一個其他客戶的大單,內部進行生產排程的調整,結果排擠到對公司產品的交期;供應商在供應商管理上的能力不足,造成進貨品質不良,結果影響到交進來的貨品。品質不良問題出現,觸及到賠償的問題時,一句話:『這不是我公司所願,我公司也是受害者!!!』.....這樣的場景,相信很多的採購都不陌生,問題是採購有作了哪些的對應?供應商的管理不善,最大的受害者居然是公司,採購能夠不注意嗎?

家庭採購可以有很大的彈性,受到市場的影響並非沒有,但彈性大,可以適當的調適即可。然企業採購不同,一旦接受了客戶的訂單,或者每天必須有活水(營收),就必須生產產品,.....採購的彈性就不再是只要我喜歡,沒甚麼不可以的問題了。接了客戶的訂單,不管市場如何變化,履行合約是一家受尊重與想要永續企業的絕對條件。如此一來,衍生的材料供應問題,對經營的衝擊,就不得等閒視之。

這些風險都不是採購本身引起,也非企業內部管理不善造成的,是由於外部因素帶來的風險,重點是企業會因此成為受害者,而且還可能哭訴無門。如何讓企業經營不因為某些外部因素的出現,帶來經營上不必要的困擾,甚至產生難以估計的損失,作好採購風險管理是必要的策略思考。

採購的外部風險成因很多,政治、經濟、人口、氣候、環境、事故等等.....不一而足。這是屬於無意識的部分,意即非故意的不確定性風險,不容易掌握。這次的冠狀肺炎的出現,對企業的衝擊,幾乎已到了存亡危機的層次。供應鏈斷鏈、受到疫情飛快全球化的影響,業務無法正常推展,受感染的陰影無時無刻、隨地存在,甚至小到口罩以及防疫用品的採購...無一不是影響企業營運的關鍵因素,這時候的採購,有何作為?該做什麼?是不是都已啟動風險管理機制了?...

但另外一種風險屬於不確定性,卻可以透過管理程序,有效的控制風險的發生,屬於故意性的風險。這種風險成因很大一部分是採購對供應商管理的不了解,總把供應關係當成菜市場買菜依樣,只是一份交易行為看待之,供應商管理是採購該做,卻容易疏忽或是不認為重要的不作為的有意風險。

『成也蕭何,敗也蕭何』雖只是一句成語,用在供應商管理領域,倒也貼切。採購的績效來自供應商,採購的風險也常源自供應商,如何正面看待供應商,作好供應商管理,是採購風險管理的第一步,也是重點工作,接下來就來談談供應商風險管理。